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Como melhorar a qualidade de vida dos colaboradores que trabalham em viagem?

qualidade de vida no trabalho em viagem

Garantir a qualidade de vida no trabalho para os colaboradores que atuam de modo externo, especialmente viajando, é indispensável para que a empresa tenha bons resultados. Afinal, se os funcionários não estiverem satisfeitos e motivados, os números caem como consequência.

Uma pesquisa da GBTA, por exemplo, revelou que 71% dos viajantes latino-americanos leva em conta a experiência com as viagens a negócios para medir a sua satisfação com o emprego. Se a experiência de viagem for ruim, o colaborador tem maiores chances de se decepcionar com a empresa de acordo com o mesmo estudo.

Todavia, o que fazer para otimizar a gestão das viagens corporativas? Como melhorar a qualidade de vida no trabalho?

Primeiramente, você precisa entender quais são os desafios por trás de um dia comum à rotina do seu colaborador! Depois, é necessário traçar estratégias – como o desenvolvimento de uma política de viagem – visando sempre estimular uma melhor atuação em campo.

Lembrando que cada pessoa e empresa têm suas particularidades, confira neste artigo alguns dos pontos em que olhar com mais atenção a fim de garantir a melhoria do dia a dia de trabalho.

As dores de quem está longe de casa

Muitas vezes o colaborador não rende o esperado por estar enfrentando um problema que ficou conhecido como a dor de estar longe de casa. Quando você cria uma equipe que atua de modo externo, é necessário entender que isso acarreta um peso para o funcionário sim!

Em alguns casos, por ter que se ausentar por dias seguidos do convívio de sua família, gera-se um estresse ou desconforto. Em contrapartida, a empresa precisa garantir a qualidade de vida no trabalho visando compensar, ou pelo menos equilibrar, essa situação.

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Quais as principais dores e como garantir qualidade de vida no trabalho?

Estar longe de casa

Algumas empresas precisam manter seus colaboradores por vários dias seguidos longe de casa, seja em outra região ou até mesmo em outro país. Neste caso, o desgaste familiar acaba interferindo negativamente e gerando prejuízos para a empresa.

Uma boa alternativa é ter políticas em que esteja previsto o acompanhamento de um membro familiar nestas ocasiões. Estabeleça em quais tipos de viagem será possível que seu colaborador vá com seu cônjuge ou filhos, por exemplo.

Falta de visibilidade das regras de reembolso

Qual o valor diário que o seu funcionário pode gastar quando está trabalhando externamente em nome da empresa? Se ele não souber responder isso na ponta da língua é claro que existirão problemas responsáveis por desgastar a função.

Neste ponto, mais uma vez, a ExpenseOn pode lhe ajudar. Através da criação de uma política de viagens, esta e outras questões podem ser mais bem definidas esclarecendo assim as dúvidas do seu colaborador e ajudando-o a ter mais qualidade de vida no trabalho em viagem.

Burocracia na apresentação e aprovação dos custos da viagem

Prestar contas da viagem é uma verdadeira dor de cabeça para a maioria dos colaboradores que trabalham viajando. No geral, com a correria da viagem, alguns comprovantes acabam sendo perdidos e, com isso, o funcionário acaba ficando no prejuízo sem ter meios de comprovar o gasto e ter o seu reembolso, algo que gera descontentamento, é claro.

Para gerenciar as despesas, que não são poucas, hoje a empresa já pode contar com sistemas como a ExpenseOn para desburocratizar todo este processo. Com o software, o colaborador pode digitalizar os comprovantes e recibos assim que eles são gerados, acabando com as dificuldades de comprovação e posterior aprovação das despesas.

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Malas grandes para dar conta dos dias fora

Outra dor frequentemente vista entre os colaboradores é a necessidade de ter que viajar com malas muito grandes para conseguir levar roupa suficiente para todos os dias fora. Imagine uma mala para passar 15 dias fora do país?

Uma forma de resolver esse problema é inserindo na política de viagem uma previsão para o uso da lavanderia. Por exemplo, em viagens com mais de três dias fora o colaborador já pode usar os serviços de lavanderia e esta despesa precisa estar prevista no reembolso ou ajuda de custo. Na política deve estar definido o número de peças ou limite máximo para gasto também.

Sair do avião e já ter que correr para compromissos como reuniões

Se tem algo que atrapalha a qualidade de vida no trabalho em viagem é uma rotina estressante. E quer mais estresse do que ter que sair correndo do aeroporto para ir até o compromisso marcado?

É claro que imprevistos acontecem, como cancelamento de voos e atrasos, mas se a empresa tiver o cuidado de reservar uma diária a mais já desgastará menos o funcionário. Pequenos cuidados podem fazer a diferença no humor e na aplicação do colaborador.

Tempo demais dentro do avião ou em trânsito

Outra forma de diminuir a qualidade de vida no trabalho é submetendo o seu colaborador a passar horas demais dentro do avião, nos aeroportos ou até mesmo pelas estradas. Se a empresa puder melhorar esse trajeto, por que não investir?

Por exemplo, você pode planejar melhor as viagens antecipando a compra dos voos e comprando voos diretos. Pode também preferir o transporte aéreo ao invés de deixar seu colaborador horas e mais horas dirigindo pelas estradas.

Ter que pagar as despesas do próprio bolso

Uma dor de cabeça gigantesca que diminui a motivação dos funcionários que trabalham externamente é ter que pagar as despesas da viagem com o dinheiro do próprio bolso, para só depois reavê-lo no acerto de contas – que nem sempre acontece na data combinada.

Imagine que o seu colaborador está sem dinheiro e que terá que dar seus “pulos” para pagar todos os custos da viagem. Isso é desmotivador, não é mesmo? Para não ter este tipo de problema e deixar o colaborador em apuros, prefira antecipar os pagamentos.

Não se esqueça de que para este adiantamento a ExpenseOn também pode lhe ajudar. Solicite uma demonstração gratuita de nosso sistema agora mesmo!

Trajeto entre hotel e local do compromisso

Por fim, também tenha o cuidado de escolher hotéis que estejam posicionados de modo estratégico no local para onde seus colaboradores vão. Por exemplo, que tal reservar um hotel próximo para diminuir o trajeto de ir e vir? Especialmente em cidades maiores este cuidado é indispensável e colabora com a qualidade de vida no trabalho!

Garantir a qualidade de vida no trabalho em viagem, portanto, é uma busca constante dos empresários e empreendedores que já reconhecem a importância de ter um bom time.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn

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