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Nota de débito e o reembolso de despesas: Entenda como funciona!

nota de débito e reembolso de despesas

O reembolso de despesas para empresas é algo comum na contratação de prestação de serviços. Na prática, uma empresa presta serviços à outra e paga todas as despesas para realizar o serviço. Depois, é necessário cobrar a empresa-cliente referente a essas despesas e isso é feito por meio das notas de débito de reembolso de despesas.

Esse método é muito comum no dia a dia de consultorias, mas a prática é válida para qualquer empresa que trabalhe com prestação de serviços para outras empresas. No entanto, ainda há muitas dúvidas acerca do assunto, especialmente no que diz respeito às notas de débito de reembolso de despesas como, por exemplo, se elas são suficientes para conseguir receber do cliente final e a tributação sobre elas.

Com base nisso, pensando em ajudá-lo a esclarecer todas essas dúvidas, elaboramos este post para que você entenda tudo o que precisa saber sobre nota de débito para reembolso de despesas. Vamos lá?

Diferença entre receita, despesas e custos

Antes de começarmos a falar mais a fundo sobre nota de débito para reembolso de despesas, é necessário dar uma revisada nos conceitos básicos sobre o que é Receita, Despesas e Custos.

Talvez esses termos estejam bem presentes no seu dia a dia ou você já tenha aprendido sobre eles. Entendemos que o conceito é simples, mas na prática e no dia a dia eles podem acabar se misturando. Por isso, é sempre importante dar uma revisada.

Receitas

De forma simples, podemos definir receita da seguinte maneira: toda entrada de valor que, integrando-se ao patrimônio da pessoa (física ou jurídica, pública ou privada), sem quaisquer reservas ou condições, vem para acrescentar.

Receita, do latim “recepta”, então, é o vocábulo que designa recebimento, ou seja, valores recebidos. Em termos de patrimônio, significa a soma de valores que ingressam no patrimônio de uma determinada empresa.

Despesas

Por sua vez, as despesas são os gastos que não estão relacionados com a atividade primária da empresa. Ou seja, gastos administrativos, folha de pagamento, gastos com vendas e marketing, além das despesas fixas como aluguel, energia e água.

Esses são alguns exemplos de despesas que normalmente não estão vinculadas à atividade final do negócio.

Custos

diferenças entre despesas e custos, embora muitas pessoas achem que é a mesma coisa. Os custos são os gastos que estão ligados diretamente à atividade principal da empresa. Considerando um produto, por exemplo, a matéria-prima para produção deste item é um custo.

Nos custos relacionados à prestação de serviços, essa definição não é tão simples e é por isso que estamos escrevendo este artigo sobre nota de débito para reembolso de despesas. Continue lendo e entenda!

Como funciona o reembolso de despesas entre empresas?

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O reembolso de despesas entre empresas é caracterizado por valores que foram pagos pela prestadora de serviços (contratada), mas que correspondem a despesas ou custos da contratante (cliente final) por não contribuírem para o acréscimo patrimonial dela.

Nesse caso, é necessário ressarcir apenas o contratado sobre o  gasto, pois ele em específico não constitui parte do serviço e, por esse motivo, não precisa ser tributado. Neste caso,  é possível cobrar o cliente por meio da nota de débito.

Devemos ressaltar que os valores decorrentes do preço do serviço devem ser justificados por meio de Nota Fiscal para que assim seja possível recolher toda a tributação corretamente.

Portanto, despesas de viagem como deslocamento, alimentação, hospedagem e outras que viabilizam a execução de um trabalho fora do local onde a empresa está inserida, são consideradas reembolsos por não realizarem acréscimo no patrimônio da empresa. Nesse caso, poderão ser cobradas por meio de uma nota de débito e, consequentemente, não geram tributação.

O que é, exatamente, a nota de débito e como ela se encaixa nesse contexto?

A nota de débito para reembolso de despesas é um documento utilizado para que seja efetuada a cobrança de valores para os quais não é compatível a emissão de notas fiscais.  

Ou seja, como citamos acima, a nota de débito é usada para gastos que não constituem parte do serviço entre contratada e contratante, como possíveis despesas com locomoção, alimentação e outros. Já os valores decorrentes ao preço do serviço devem ser justificados por meio de Nota Fiscal e, assim, tributados.

Cuidados para não ter prejuízos

Abaixo listamos algumas dicas para que você possa se prevenir, evitando dores de cabeça ao utilizar notas de débito corretamente. Veja:

  1. A política relacionada ao reembolso de despesas deve estar expressamente prevista nos contratos assinados entre contratante e contratada;
  2. As despesas devem se referir apenas a gastos necessários, usuais e que estejam devidamente comprovados por meio de recibos e/ou notas fiscais;
  3. As despesas não devem, de forma alguma, tentar disfarçar efetivos custos da prestação de serviço. Ao contrário, devem se limitar a valores que sejam necessários para a conclusão do serviço e que, de fato, necessitem de reembolso;
  4. O valor gasto com despesas que posteriormente serão ressarcidos deve ser idêntico ao cobrado dos clientes. Não tente ganhar dinheiro com isso, pois essa prática constitui acréscimo de patrimônio e pode prejudicar a empresa junto à Receita Federal;
  5. Por último, mas não menos importante, controle suas despesas com uma ferramenta que facilite a prestação de contas e, consequentemente, o reembolso de despesas.

Usando um sistema de reembolso para ajudar

Não poderíamos deixar de destacar o último ponto. Para que haja completa legalidade na realização de reembolso e para que se utilize corretamente as notas de débito para reembolso de despesas, é necessário comprovar a origem das despesas e guardar os recibos, comprovantes e notas fiscais para apresentá-los posteriormente.

Para isso, um sistema de reembolso é ideal. Essa é uma maneira eficaz de gerenciar os reembolsos corporativos e garantir a segurança dos processos.

Por meio do aplicativo é possível fazer a leitura dos recibos automaticamente, quando e onde estiver, através da tecnologia OCR, evitando a perda de comprovantes e possíveis erros na hora do reembolso.

A tecnologia permite também a solicitação de reembolso de quilometragem, emissão de relatórios e armazenamento em nuvem, garantindo segurança e rapidez no transporte de informações, além de outras funcionalidades.

Tudo isso a fim de te ajudar na prestação de contas e também a prevenir situações indesejadas com seus colaboradores, clientes, com as notas de débito para reembolso de despesas e, consequentemente, com o Fisco.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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