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O que é compliance e como garantir em suas viagens corporativas?

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Você sabe o que é compliance? O termo está relacionado às ações estratégicas que uma empresa deve tomar para se enquadrar na legislação de onde atua, além da criação de políticas que prezam pela ética nas relações com clientes, colaboradores, poder público e fornecedores.

O compliance basicamente significa cumprir leis e regulamentos internos e o termo se popularizou no início da década de 90, quando as empresas começaram a atuar em diversos países e, assim, surgiu a necessidade de se adequar às legislações específicas de cada lugar do mundo.

No entanto, engana-se quem pensa que essa preocupação se limita apenas a aspectos fiscais ou contábeis. O rigor no cumprimento das normas e na boa conduta deve estar presente nas ações cotidianas da empresa também, como nas viagens corporativas.

Por isso, neste post mostraremos justamente como tornar as viagens corporativas mais transparentes, livres de problemas e eficientes ao adotar o compliance. 

Você não sabe ao certo o que é compliance e gostaria de entender melhor para aplicá-lo no seu negócio? Então continue lendo para descobrir o que é e como ele pode ser benéfico para sua empresa. Vamos lá?

O que é compliance e qual a sua importância?

O termo compliance vem do verbo inglês “to comply” que, em tradução livre, quer dizer “cumprir” e está relacionado a “agir de acordo com as regras”.

Quando o termo começou a se popularizar, comumente era associado ao empenho das empresas em se manterem dentro da legalidade jurídica. No entanto, atualmente, compliance significa muito mais. É a atenção voltada às regras governamentais, aos padrões éticos, à legislação específica para o setor de atuação além, é claro, das próprias regras da empresa.

Para entender isso é bem simples: quando uma empresa oficializa procedimentos e elabora normativos, ela espera que seu corpo de funcionários aja em conformidade com eles. Mas, isso não é à toa. A razão para a existência de premissas de atuação é, principalmente, para proteger o patrimônio da empresa e assegurar sempre que ela atue em conformidade com as leis em todas as instâncias – desde o estagiário ao mais alto cargo de diretoria.

No entanto, essa atenção voltada a regras, padrões e legislações se tornou ainda mais importante depois dos últimos eventos de corrupção envolvendo empreiteiras que prestavam serviços à estatal e políticos.

Justamente por isso foi criada em 2013 a lei anticorrupção, na qual o compliance se tornou uma ferramenta ainda mais importante. Segundo a legislação, a empresa pode responder por corrupção contra a administração pública mesmo sem ter envolvimento direto com o crime. Ou seja, mesmo que não exista envolvimento direto dos sócios. Isso vale tanto para atos praticados por funcionários diretos quanto terceirizados a fim de beneficiar a empresa, mesmo sem o consentimento dos responsáveis.

Por isso, hoje, mais do que um conceito, o compliance já se tornou uma área específica dentro de algumas instituições. Isso acontece por meio de profissionais ou comitês que dedicam-se especialmente para essa área.

Quando o compliance está presente na empresa por meio de um comitê, é importante que os profissionais sejam multidisciplinares – de diferentes áreas para que possam analisar um mesmo assunto ou objetivo de diferentes ângulos.

Compliance e viagens corporativas

É justamente por conta de tudo o que citamos anteriormente que o compliance executa um papel importantíssimo em viagens corporativas

E não é para menos, afinal o trânsito de colaboradores envolve recursos financeiros para diversas finalidades, o acionamento de fornecedores e, ainda, a relação com a cultura e as leis do local de destino para o qual o seu funcionário está sendo enviado, que devem seguir as diretrizes da empresa e as leis vigentes.

É por isso que as empresas devem adotar medidas internas de controle sobre viagens, assim como políticas de viagens corporativas, políticas de reembolso de despesas, entre outras, orientando sempre suas equipes e colaboradores sobre o assunto, e até mesmo criando canais de denúncias para que possíveis fraudes sejam apuradas.

Dessa forma, o compliance atua como uma ferramenta estratégica para garantir transparência e facilitar a gestão de viagens corporativas, não deixando que o tamanho e a dimensão da empresa se tornem um problema no combate a práticas ilegais que possam ocorrer nas viagens.

Logo, ele é maneira de cuidar para que irregularidades nos variados setores que envolvem viagens corporativas não se façam valer por negligência de nenhuma parte, desconhecimento ou mesmo desonestidade.

Somente dessa forma é possível manter a segurança jurídica da empresa e a credibilidade dela no mercado.

Como definir e cumprir regras nas viagens da empresa?

Agora que você já entendeu mais a fundo o que é compliance e como ele é essencial para a transparência e eficiência das viagens corporativas, é hora de aprender como definir e cumprir as regras e aumentar o compliance nas viagens. Veja:

Tenha uma política de viagens corporativas

A principal ferramenta para ter um bom compliance quando a assunto é viagens a trabalho é uma boa política de viagens corporativas. Essa política trata de definir as diretrizes que deverão ser respeitadas por todos os funcionários em trânsito, além de estabelecer ferramentas de controle sobre esses deslocamentos, como a política de reembolso, que falaremos logo depois.

De modo geral, é a política de viagens corporativas que define gastos, fornecedores, entre outros fatores, além de definir também as condutas durante as viagens. Logo, ela desempenha um papel importante para que o compliance seja mantido durante as viagens a trabalho.

Crie uma política de reembolso

A política de reembolso abrange e administra gastos relacionados à atividade exercida profissionalmente durante a viagem a trabalho e define os procedimentos para que os colaboradores possam ser ressarcidos corretamente. Ela é extremamente importante para que não haja desperdício de dinheiro, pagamentos equivocados e fraudes – dessa forma a empresa evita ser prejudicada pela lei anticorrupção e outras legislações, como já citamos.

Nesses casos, utilizar um modelo de relatório de reembolso de despesas de viagens, como o da ExpenseOn, pode ser muito útil para ter maior controle sobre as despesas de viagens.

Modelo de Relatório de Reembolso (2)

Promova auditorias periódicas

As auditorias funcionam como ferramentas fundamentais para a detecção e correção de eventuais problemas que estejam acontecendo. Basicamente, elas tiram a empresa do piloto automático, fazendo com que ela foque a atenção em todos os processos realizados nas viagens corporativas. Isso é feito normalmente por meio de perícias em documentos. 

Quando ela é realizada por terceiros, como um contador perito, por exemplo, traz ainda uma visão externa especializada sobre a política de viagens corporativas do negócio. Assim, além de existir a possibilidade de detectar desvios, as auditorias servem ainda como base para o aperfeiçoamento das próprias diretrizes e normas da empresa.

Divulgue as regras

Para que todos conheçam a política de viagens corporativas e suas diretrizes, é necessário que haja comunicação institucional, na qual é deixado explícito para todos os valores e objetivos da empresa, assim como as regras. Essa comunicação deve atingir tanto o público interno como funcionários e administradores, quanto o público externo (clientes, parceiros, fornecedores, etc.)

Além disso, um canal aberto de denúncia fortalece a comunicação e também pode ajudar a evitar más condutas e corrigi-las, fazendo com que as regras sejam devidamente cumpridas.

Somente ao definir regras e criar formas de controle e supervisão, a empresa se faz presente em todos os pontos de atuação, independente de sua localização e mantém a sua segurança jurídica.

Portanto, para que todos entendam o que é compliance e como mantê-lo durante as viagens, é necessário informação, controle e também colaboração de todas as partes. Lembre-se de que é papel da gestão educar e moldar seus colaboradores sempre para o melhor. Assim, a vantagem vem para ambos: empresa e funcionário. 

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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