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O que é uma agência de viagens corporativas, quando e como contratar?

Agências de viagens corporativas

Quantas não são as situações em que a empresa precisa recorrer a uma viagem de negócios para resolver seus problemas e questões de cunho profissional? Muitas e nessas horas nem sempre o empresário ou gestor consegue administrar tudo o que uma viagem requer, precisando recorrer às agências de viagens corporativas para ter mais tranquilidade e conforto.

Mas, o que são essas agências, como elas trabalham e quais os cuidados na hora de escolher as melhores com que trabalhar? Se você já se questionou a respeito disso, é chegada a hora de entender melhor sobre o assunto.

Entenda neste artigo para que servem as agências de viagens corporativas e saiba como usar este serviço de modo estratégico dentro do seu negócio. Além de diminuir as dores de cabeça com o planejamento da viagem, seus colaboradores terão muito mais segurança e qualidade de vida.

O que é uma agência de viagens corporativas?

Viajar para encontrar clientes e fechar parcerias faz parte de basicamente todos os tipos de negócios. Desde as empresas de pequeno porte até as multinacionais, este momento é importante e decisivo para os resultados do negócio, requerendo, portanto, atenção e planejamento para que tudo dê certo e para que o objetivo da viagem seja concretizado.

Nesse momento, as agências de viagens corporativas se mostram indispensáveis. Mas, você sabe para que elas servem, afinal de contas? Como empregar este tipo de serviço terceirizado para otimizar e profissionalizar o seu empreendimento?

Organizando toda a estadia do colaborador durante a viagem de negócios, essas empresas procuram trazer economia e também praticidade sendo importantíssimas especialmente para as organizações que não dispõem de profissionais que cuidam especificamente desse tipo de planejamento.

Chamada também de Travel Management Companies (TMC), as agências de viagens corporativas são especialistas no assunto e administram, entre outros, todas as reservas de voos e hotéis de que o contratante precisa para ter uma viagem cujo foco seja apenas fechar o negócio, fazer a venda ou qualquer que seja o objetivo previamente determinado.

Quais as vantagens de contratar uma agência de viagens corporativas para a empresa?

“Certo, mas é só isso que uma agência de viagens corporativas faz?”, você pode estar pensando. E a resposta é não! Mais do que reservar o voo de ida e de volta e a estadia no hotel para o seu funcionário, essa empresa trabalha com uma consultoria completa que permite que o colaborador vá para a viagem conhecendo todo o cenário que encontrará em seu destino.

É possível, por exemplo, atrelar a estadia do funcionário ao turismo corporativo, afinal é claro que seu colaborador aproveitará a oportunidade de explorar o destino durante os dias em que estiver nesse tipo de viagem. Que tal oferecer uma estrutura em que seja possível conciliar os objetivos profissionais junto aos pessoais?

Para fechar com chave de ouro as muitas vantagens de se contratar os serviços de uma agência de viagens corporativas vale mencionar ainda o maior e melhor controle dessas viagens. Trazendo muito mais eficiência, fica evidente o quanto a empresa tem a ganhar a partir deste tipo de serviço desde que a contratação seja feita de modo correto, certo?

Dicas sobre como encontrar a melhor agência de viagens corporativas

Mas, como escolher pela melhor agência de viagens corporativas? Para ter os resultados desejados é indispensável atentar-se muito bem ao momento dessa escolha, portanto, nunca contrate os serviços desse tipo de empresa antes de verificar mais detalhes sobre o seu funcionamento e sobre a sua qualidade.

Afinal, o principal motivo para este tipo de contratação é garantir a melhor experiência e viagem para o seu funcionário além de economizar mais e ter menos preocupação com as viagens corporativas, não é mesmo?

A seguir encontram-se dicas simples que vão lhe auxiliar a encontrar a melhor agência de viagens corporativas. Acompanhe cada uma delas e as coloque em prática hoje mesmo:

Atente-se às condições de pagamento e de cancelamento

A primeira e mais importante dica para a fase de escolha de uma agência de viagens corporativas é pesquisar pelas condições de pagamento e também de cancelamento que cada empresa oferece para o seu negócio. Uma vez que o objetivo do gestor é terceirizar e economizar de modo geral, saiba quanto este serviço irá custar para o negócio.

Além do valor fechado que a agência cobrará pela organização de cada viagem, é importante saber ainda se existem taxas e cobranças para os casos de cancelamento. Afinal, no mundo dos negócios é necessário estar preparado para imprevistos como, por exemplo, o cliente ter que remarcar o encontro às vésperas dele acontecer. Como a agência reagirá a essa situação?

Leia o contrato com bastante atenção

Antes de fechar a parceria com a agência de viagens corporativas é importante verificar em detalhes o contrato que será assinado entre as partes. Assim como qualquer outro documento, é indispensável que não restem dúvidas quando o gestor for assinar.

Leia com atenção a cada uma das cláusulas, saiba exatamente quais são os direitos e deveres, tanto da empresa contratante quanto da contratada. Solicite todas as alterações desejadas caso encontre o que precisa ser modificado e, se necessário, leve o contrato para que um profissional do ramo avalie minuciosamente antes que seja assinado.

Sempre analise os depoimentos dos clientes da agência

Para encerrar as dicas de contratação procure sempre verificar quem são os clientes já atendidos pela agência. E, caso não encontre, questione a fim de que seja possível conferir a experiência que tais empresas já tiveram com esta prestadora de serviços.

Em alguns casos a agência disponibiliza depoimentos dos clientes para mostrar seu profissionalismo e credibilidade. Confira um a um e sempre acompanhe o que está sendo dito a respeito da agência para manter uma contratação que entrega o prometido dia após dia.

Agora que você sabe como funciona uma agência de viagens corporativas e também conferiu dicas sobre como escolher a melhor para a sua empresa, aproveite para baixar o Ebook 4 maneiras de aproveitar as viagens corporativas e garanta uma estadia ainda melhor com excelentes resultados para a empresa e ótimas recordações para o seu colaborador.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn

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