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O que é workflow e como implementar em sua empresa

A forma mais simples de definir o conceito de workflow, ou fluxo de trabalho, é simplesmente entendendo que ele diz respeito com a maneira sobre como você faz o seu trabalho. Ou seja, tem relação com os processos e tarefas repetitivas que são realizadas com o objetivo de se chegar a uma determinada meta.

No workflow, é exatamente a parte que se repete que ocupa um papel importante, já que não estamos tratando de um evento único ou de algo que ocorre eventualmente. São tarefas realizadas de forma regular e que precisam seguir uma ordem lógica.

Gostaria de saber mais sobre esse assunto e como implementar um fluxo de trabalho em sua empresa? Então, continue a leitura e fique por dentro!

Uma visão geral do Workflow

Um aspecto fundamental de ser considerado sobre um fluxo de trabalho, é que ele pode ter uma função muito importante na otimização e automatização de processos, diminuindo as chances de falhas e promovendo o aumento da eficiência geral.

Como resultado, todo o negócio pode experimentar uma drástica melhora. Os responsáveis pelos setores, o gestor e os integrantes da gerência conseguem tomar decisões mais inteligentes e ágeis. Os funcionários, por sua vez, ganham a autonomia e a capacidade de contribuir de maneira mais eficiente e produtiva.

O ponto de partida do workflow

Um dos erros que mais prejudicam a implementação de um workflow, é a falta de planejamento e análise. Não é algo que pode ser feito da mesma forma que o concorrente fez, ou a partir de uma ideia pouco fundamentada.

Por isso, se você pretende implementar o workflow em sua empresa, a primeira ação/recomendação é agrupar todos os fluxos de trabalho que já são aplicados, não importando se eles são passíveis ou não de automatização.

Essa fase tem um papel de destaque, pois é a partir do agrupamento de todas as práticas que será possível definir as tarefas, e por consequência, fazer uma melhor distribuição.

Importante: Existem três principais tipos de workflow: o de produção, o ad hoc e o administrativo. Cada um deles com suas próprias particularidades, porém, o que vai decidir quais ações devem ser tomadas será o tipo selecionado.

Implementando um workflow eficiente

Existem alguns fatores que, além de guiar o gestor no processo e desenvolvimento de um workflow, podem tornar tudo mais rápido durante a implementação. A seguir, selecionamos alguns deles. Confira!

1. Avalie o negócio

Antes de tomar qualquer ação ou decisão, é preciso ter os objetivos de negócios muito bem claros. Para isso, deve-se estudar a empresa com a finalidade de definir quais as metas devem ser conquistadas com o auxílio de novas ferramentas e uma estrutura diferente de workflow.

2. Faça um mapeamento dos processos

Após identificar os objetivos e pontos críticos, é necessário mapear todos os processos. A etapa anterior é particularmente importante aqui, pois vai permitir verificar com maior transparência quais as fases fundamentais para que o resultado seja alcançado.

Por exemplo, quando o processo envolve as vendas temos etapas como prospecção de clientes, avaliação de satisfação, abordagens do time entre outras. Quando se conhece cada parte, é possível otimizar com mais segurança.

3. Tenha um bom planejamento

A principal finalidade de um planejamento é ter uma ferramenta que permitirá definir quais os primeiros pontos que devem ser melhorados, o que é ou não prioridade, assim como saber onde estão e quais são os maiores obstáculos.

Também é aqui que a equipe responsável pelas alterações no fluxo de trabalho será definida, sendo que ela deverá ser composta pelas lideranças dos setores, afinal, como responsáveis pelos processos mais importantes, eles têm um papel chave na implantação de mudanças.

4. Mude por etapas

Um dos maiores erros na implementação de um workflow eficiente é querer fazer tudo de uma vez. Além de não ser possível, isso toma mais tempo que o necessário e ainda abre espaço para erros que poderão piorar o que já não era muito bom.

Sendo assim, a dica é dividir o trabalho que será feito, seja por setor ou por etapas de um mesmo processo.

5. Acompanhe os resultados

As métricas são fundamentais para avaliar se a mudança feita trouxe resultados positivos. Por exemplo, ao adotar um sistema de automação para facilitar o contato e o atendimento ao cliente, é preciso considerar uma métrica sobre o nível de satisfação.

Por meio da análise dos resultados é que se torna possível investir ainda mais no que está funcionando e abandonar o que não está.

6. Use recursos tecnológicos adequados

A tecnologia tem conquistado um papel cada vez mais importante nos negócios. Por isso, não faz sentido optar por soluções manuais quando existe alguma ferramenta que pode otimizar o fluxo de trabalho.

Ao analisar o conceito do workflow, percebemos que ele tem muito a ver com melhorias no desempenho de tarefas, portanto, a tecnologia é uma parte fundamental. O gestor deve voltar sua atenção para as ferramentas e recursos que são mais adequados ao negócio. Nesse sentido, vale a pena começar por um sistema de gestão, uma vez que ele ajudará a melhorar vários outros aspectos da empresa.

7. Tenha um final claro

Ao planejar cada processo é importante definir qual ação finaliza aquele fluxo de trabalho. Se a empresa presta serviços, por exemplo, temos o planejamento do que será feito, execução/entrega para o cliente e o envio da nota fiscal.

A ação final desse fluxo poderia ser a nota fiscal, ou o pagamento dela, etc. O importante, é que todos os envolvidos no workflow saibam exatamente quando ele termina.

Vantagens de implementar um workflow

Uma das melhores formas de reconhecer a importância do workflow é observar o que a empresa pode estar perdendo ao deixar de lado essa questão. A seguir, veja algumas vantagens perdidas sem um fluxo eficiente:

  • Redução de custos;
  • Gestão inteligente;
  • Menos retrabalho;
  • Mais segurança e menos falhas;
  • Informações mais detalhadas que tornam a tomada de decisão algo mais sólido;
  • Mais produtividade;
  • Aumenta o nível de qualidade do serviço ou produto final.

 A implementação de um workflow nem sempre é o mais o simples dos objetivos, mas é um dos mais importantes. Afinal, é algo que está diretamente relacionado com o sucesso dos negócios. Por fim, uma última dica: esteja sempre atento ao feedback dos colaboradores e responsáveis, pois muitas vezes eles enxergam problemas no fluxo de trabalho que o gestor não percebe!Gostou desse artigo? Aproveite e leia também nosso post sobre os principais KPIs para acompanhar em sua empresa e melhore ainda mais seu modelo de gestão!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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