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5 dicas para otimizar o reembolso de despesas para funcionários da sua empresa

reembolso de despesas para funcionários

O reembolso de despesas para funcionários é um passo importantíssimo dentro das empresas que contam com equipes externas de trabalho. A fim de não deixar o colaborador com o prejuízo, ou seja, com a conta de uma refeição ou de uma diária de hotel quando ele estava viajando em nome do negócio, é indispensável fazer a correta gestão desse reembolso.

Mas, como? Quais são as melhores ferramentas e recursos quando o assunto é profissionalizar e otimizar o reembolso de despesas para funcionários? Existe um modelo padrão que pode ser aplicado a qualquer tipo de empreendimento? Se essas são as suas dúvidas sobre o assunto, fique sabendo que neste artigo você encontra todas as respostas e muito mais.

Quer entender como é possível economizar tempo fazendo um reembolso com menos chance de erro? Continue lendo o conteúdo e encontre dicas sobre como otimizar essa gestão já!

5 dicas para gestão de reembolso de despesas para funcionários

Para ter sucesso na gestão de reembolso de despesas para funcionários é preciso estar atento a detalhes. Além de ser justo, arcar com os custos que o colaborador teve quando estava em nome da empresa é necessário, um direito para o outro e dever do negócio.

Todavia, apesar de parecer ser algo bem simples, vale lembrar que quanto maior for a sua equipe, maior também será a dificuldade para administrar tantas notas, estadias e outros custos. Nesse momento surgem necessidades gritantes como de estabelecer uma política de reembolso e trabalhar com alguma tecnologia associada.

Aliás, essas são algumas das dicas que serão dadas logo a seguir, por isso acompanhe cada passo a fim de entender melhor como é possível gerir corretamente esse reembolso:

1. Determine a política para o reembolso

Como já mencionado, é importante que as empresas que têm equipes externas criem sua própria política de reembolso de despesa para funcionários a fim de evitar futuros conflitos. Mas, o que deve ficar determinado nessa política de reembolso? Quais são os pontos essenciais de serem mencionados aqui? A seguir estão os três pilares dessa gestão:

  • Estabeleça quais são as despesas reembolsáveis e quais não são:

O primeiro ponto tratando-se da política de reembolso é esclarecer para o seu funcionário quais são as despesas consideradas como reembolsáveis e quais delas não são. Por exemplo, consideram-se reembolsáveis os gastos com alimentação, hotel, lavanderia em alguns casos, transporte, algumas documentações como visto, se necessário, entre outros.

Todavia, será que a empresa está disposta a pagar por compras de souvenir, teatros e cinemas? Pode ser que sim, mas também pode ser que não e é justamente no estabelecimento dessa política que se esclarecem tais pontos. Afinal, regras são necessárias.

  • Considere estabelecer um limite de gasto se necessário

Outro item comum de ser definido na política de reembolso de despesas para funcionários é o quanto ele poderá gastar, ao todo, durante as suas viagens corporativas. Geralmente, neste caso, a empresa determina um valor diário que pode tanto ter o hotel incluso quanto não.

Mas, atenção: O estabelecimento desse limite deve considerar as particularidades de cada viagem, por isso não determine o teto máximo de forma geral. Alguns destinos serão mais caros que outros e é necessário personalizar qual o limite em cada um dos casos.

  • Trabalhe com uma planilha de viagem para melhor controle

Para fechar o estabelecimento dessa política é importante ainda trabalhar com uma planilha de controle de viagem, a fim de uma visualização mais completa do que poderá ser gasto pelo funcionário durante sua estadia fora.

É claro que nem sempre a planilha baterá, ou seja, que os valores planejados serão os mesmos auferidos posteriormente. Mas, ainda assim a planilha é uma etapa importante que não deve ser pulada de forma alguma.

Aproveite também para conhecer o nosso modelo de relatório de despesas e facilite esse controle em sua dia a dia!

2. Defina o prazo máximo para solicitar

Quanto tempo, após a viagem ter sido concluída, seu colaborador terá para apresentar as notas de consumo e despesas a fim de solicitar o reembolso? Se você nunca pensou sobre o assunto é impreterivelmente importante que pare para pensar nisso agora!

Algumas empresas aceitam as notas no primeiro dia útil após o retorno até no máximo cinco dias, mas as regras variam conforme cada organização. O importante mesmo é definir este prazo e definir também qual é o limite máximo de dias para que a empresa faça o reembolso.

3. Procure simplificar o processo

Burocracia demais só serve para atrapalhar, não é mesmo? Portanto, procure sempre simplificar os processos internos a fim de ter mais tranquilidade com a sua equipe de trabalho.

Não faça o seu colaborador preencher milhares de fichas e termos para ter o reembolso devido. Economize papel e economize tempo para ambas as partes. Lembre-se que o tempo é valioso e que perdê-lo significa deixar de trabalhar, de trazer lucro para a empresa.

4. Sempre que possível, faça um adiantamento financeiro

Uma dica muito útil e interessante é que nem sempre o seu funcionário terá dinheiro em mãos para fazer a viagem corporativa. Por isso mesmo é importante que a empresa se preocupe em dar um adiantamento, ou seja, ao invés de fazer o reembolso mais tarde, faz apenas o acerto.

Nesses casos, na volta da viagem o funcionário deverá apresentar o consumo e as despesas da mesma forma recebendo, entretanto, apenas a diferença caso o valor exceda o que já recebeu. Caso contrário, ou seja, se sobrar dinheiro, o funcionário deverá devolver à empresa.

5. Automatize o controle com um bom aplicativo

Por fim, não menos importante, a dica final é automatizar todo esse controle investindo em um aplicativo que permita que o seu funcionário lance instantaneamente cada gasto e despesa ao digitalizar a sua nota. Dessa forma, além de prático e simples, não se corre o risco de perder qualquer meio de comprovação e tanto colaborador quanto a empresa saem ganhando.

Por falar em um bom aplicativo para o controle e eficiente reembolso de despesas para funcionários que tal fazer uma demonstração agora mesmo do ExpenseOn? Aplicativo de destaque quando o assunto é eliminar notas digitalizando o procedimento e tornando-o mais rápido, aproveite para entender melhor dessa tecnologia através do uso junto à sua equipe!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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