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Aprenda como criar uma planilha de controle de viagens de funcionários agora!

Planilha de controle de viagens de funcionários

Que é importante criar e manter uma planilha de controle de viagens de funcionários na sua empresa, você já sabe! Mas, como é possível criar algo prático, que possa ser facilmente nutrido e que garanta um acompanhamento verídico de tudo o que acontece fora da empresa?

A fim de responder a essa que é uma dúvida bastante comum dentro das empresas que atuam com time externo, neste artigo você confere um passo a passo sobre como criar uma planilha de controle de viagens.

Saiba como é possível planejar e aplicar estratégias às viagens de seus colaboradores entendendo primeiro como elas têm sido hoje e em quais pontos podem ser melhoradas, tanto para diminuir os custos da empresa quanto para melhorar a rotina do funcionário. Leia mais!

A planilha de controle de viagens de funcionários

Antes de apresentar quais são os itens indispensáveis de serem apontados em uma planilha de controle de viagens de funcionários é válido destacar porque este é um controle importante.

Primeiramente vale lembrar que as empresas investem e arcam com os custos das viagens de seu time externo, afinal mesmo que fora do ambiente fixo de trabalho, tais colaboradores estão em nome do negócio seja para visitar clientes e fechar novas vendas ou simplesmente para prestar suporte ou resolver inúmeros tipos de imprevistos ou problemas.

E a planilha de controle de viagens de funcionários é justamente o meio utilizado para assegurar que nenhuma das partes saia no prejuízo com este tipo de trabalho. O colaborador não gasta do seu bolso o que deveria ser pago pela empresa e a empresa consegue saber em que e como pode diminuir os custos a partir da análise dessa planilha.

Com o objetivo claro de encontrar um meio-termo vantajoso para ambos, ou seja, tanto para a empresa que quer economizar quanto para o colaborador que deseja qualidade de vida durante suas viagens, este controle é necessário e muito eficiente também!

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Passo a passo para criar uma planilha de controle de viagens

Você deve estar se perguntando: “Mas, o que vai nessa planilha de controle de viagens de funcionários e como posso montá-la?”. Pois bem, você pode usar até mesmo o Excel para fazer uma eficiente planilha. Todavia, é claro, hoje em dia existem possibilidades mais tecnológicas e dinâmicas que vale a pena conhecer e ficar de olho também.

Indo além do meio pelo qual a planilha será feita, confira a seguir o passo a passo, tudo o que precisa constar neste documento para garantir que o controle seja feito de modo detalhado e bastante verídico, apontando exatamente o que acontece fora da empresa durante as viagens:

1. Data da viagem

Para organizar e manter os registros de um modo mais simples e prático é indispensável que a planilha de controle de viagens de funcionários comece com o campo data preenchido.

2. Situação

Esta viagem está agendada, ou seja, é o planejamento de algo futuro, ou já foi confirmada e até mesmo já aconteceu? Por acaso ela foi cancelada por algum motivo após ter sido feito o registro? Lembre-se de fazer tal indicação que pode ser até mesmo por uma linha com cor diferenciada como verde para confirmada, vermelha para cancelada e cinza para agendada.

3. Nome do funcionário

Evidentemente é importante acrescentar na planilha quem é o funcionário responsável por essa viagem, ou seja, quem estará a campo representando a empresa.

4. Departamento

Além de mencionar o nome, e até mesmo código do funcionário, lembre-se ainda de determinar de qual departamento ele faz parte, por exemplo: área comercial, responsável por manutenção, entre outros.

5. Destino da viagem

Para onde o seu funcionário está indo? Isso mesmo, neste campo você deverá indicar a localização geográfica para a qual seu colaborador será enviado. Mencione cidade e estado, além de país caso seja em um diverso daquele em que a empresa está localizada.

6. Objetivo/motivo da viagem

Seu funcionário está saindo a campo para quê? Fazer vendas, negociar com um cliente, solucionar problemas em um produto ou outro motivo? Acrescente na planilha de controle!

7. Autorizado por

Quem autorizou a viagem do funcionário? Foi o chefe do departamento dele ou um responsável legal dentro da empresa que administra apenas as viagens? Mencione o nome.

8. Tempo de estadia

Uma parte importante da planilha de controle de viagens de funcionários é a determinação do período pelo qual o colaborador deverá ficar fora. Será apenas um dia ou serão necessários mais? Uma vez que seu funcionário pode sair em viagem para representar a empresa em exposições e feiras também, pode ser que a demanda seja por vários dias.

9. Local da estadia

Caso o funcionário vá passar um ou mais dias na outra cidade, onde ele ficará hospedado? Se a empresa é responsável por fazer a reserva do hotel, evidentemente já terá essa informação a priori, por isso é importante apontar nesta parte da planilha.

10. Gastos

Por fim, não menos importante, é claro, é indispensável deixar uma parte para apontar quais foram os gastos realizados ao longo da viagem. Apesar de a empresa poder estimar tais valores, eles só serão fixados após o retorno do funcionário e perante apresentação de notas.

Transporte

Qual o meio utilizado pelo funcionário para ir até o destino? Carro, ônibus ou avião? Qual o gasto total com o trajeto de ida e de volta? Se a viagem foi feita de carro lembre-se de considerar gasolina, pedágios e outros mais.

Hospedagem

Qual foi o gasto total com hotel, pousada ou outro? Determine o valor diário e também total.

Alimentação

A parte com maior número de notas, diariamente o colaborador terá que tomar café da manhã, almoçar, café da tarde e jantar pelo menos. Cada um desses terá uma nota que posteriormente deverá ser lançada na planilha de controle de viagens de funcionário.

Entretenimento

A viagem permite turismo corporativo? Está dentro das políticas da empresa? Caso a resposta seja positiva, lembre-se de acrescentar quais foram os gastos aqui.

Gasto prévio e gasto real

Especialmente na área de gastos é importante que a empresa atue com precisão no estabelecimento dos valores. Sempre antes que o funcionário saia em viagem é importante que se determinem gastos prévios, ou seja, o que a empresa espera custear.

Todavia, nem sempre o planejado mostra-se como mais certo, não é mesmo? Justamente por isso após a viagem é importante determinar qual foi o gasto real, que é aquele mensurado a partir das notas que o seu funcionário traz e entrega para ter o reembolso do dinheiro com um bom sistema de reembolso.

A partir dessas notas será possível concluir a planilha de controle de viagens de funcionários uma vez que boa parte dela deverá deixar um espaço justamente para tal comprovação do que foi gasto e com o que foi gasto.

Gostou das dicas sobre como criar a planilha de controle de viagens de funcionários da sua empresa? Aproveite para baixar o nosso modelo grátis e controlar os deslocamentos de sua equipe agora mesmo.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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