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Planilha de gastos de viagem: vantagens e desvantagens de usá-la em viagens corporativas

planilha de gastos de viagem

Quem nunca usou uma planilha de gastos de viagem em sua empresa, não é mesmo? Ela é a primeira opção que vem à mente quando o assunto é controlar as despesas de funcionários que trabalham viajando, pensando ser a forma mais eficiente de minimizar os gastos.

Existe uma série de vantagens e desvantagens para se usar esse tipo de recurso. No entanto, com a evolução da tecnologia, há também outros meios de controlar as despesas da sua organização, principalmente em viagens corporativas.

Preparamos este post para te mostrar as vantagens e desvantagens de uma planilha de gastos de viagem. Neste conteúdo vamos apresentar ainda novos meios para monitorar os custos. Quer descobrir quais são? Continue lendo!

Quais as vantagens de usar uma planilha de gastos de viagem?

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Há muitas vantagens em usar uma planilha de gastos de viagem. O fato de ser uma ferramenta prática, acessível e com baixo custo já são alguns dos benefícios. Existem pessoas que preferem criar suas próprias planilhas, mas há vários modelos prontos na internet. 

Esse tipo de controle pode ser criado pelo Excel ou, ainda, pelo BrOffice, um programa gratuito disponível na internet. Nesses programas é possível criar somente planilhas, não havendo outros recursos de controle.

As vantagens de ter uma planilha de gastos de viagem corporativa são:

  • A possibilidade de acessá-las em dispositivos móveis como smartphones, tablets e outros;
  • Não é preciso usar a internet para trabalhar com elas;
  • Além do controle de gastos de viagem, dá para criar uma planilha para controle financeiro, cálculo de imposto, gestão de vendas e outras funções;
  • Possui modelos prontos na internet e de fácil preenchimento;
  • Economiza recursos.

O principal motivo que faz muitos empreendedores optarem por usar uma planilha de gastos de viagem é para evitar treinamento com colaboradores. Além de ser um custo a menos com software, já que é mais acessível. 

O Excel, por exemplo, já está no mercado há mais de 30 anos, tempo suficiente para ter conquistado milhares de usuários. Mas o que não se pode negar é que com a tecnologia cada vez mais moderna, existem outros recursos para ajudar a manter esse controle em sua empresa. Iremos falar deles mais à frente.

Quais as desvantagens de usar uma planilha de viagem?

Nem só de vantagens é feito um serviço com planilhas. Existem também as suas desvantagens. Por exemplo, algumas pessoas têm dificuldades de manuseá-las, pois não conseguem entender suas fórmulas. Outro ponto negativo é que nem todos entendem as análises que são feitas por meio delas.

Quando uma empresa tem o hábito de alimentar planilhas anualmente, elas podem ficar ainda mais complexas de serem analisadas. Isso porque terão muitas informações acumuladas, o que acaba confundindo e dificultando a análise e mensuração de dados.

As principais desvantagens em usar planilha de gastos de viagem são:

  • Algumas pessoas têm dificuldade de manuseá-las e, até mesmo, alimentá-las;
  • Muitos não entendem suas fórmulas;
  • Se for uma planilha grande, pode haver dificuldade de interpretação posteriormente;
  • Qualquer erro de digitação pode alterar as fórmulas existentes;
  • É preciso usar um atalho para acessar a pesquisa de informações de uma planilha;
  • Em caso de uma planilha de controle financeiro, um erro pode alterar os cálculos;
  • É fácil de perder informações;
  • Suas funções são limitadas;
  • As planilhas podem travar ao serem manuseadas, ocorrendo erros e fazendo com que se perca alguma informação; 
  • Tomam bastante tempo para serem formuladas corretamente.

Mesmo que o Excel tenha conquistado muitos usuários, não se pode negar que as planilhas podem e devem ser substituídas por um programa que possa aprimorar o serviço e gerar mais praticidade para o controle financeiro. Principalmente quando o assunto são gastos de colaboradores que necessitam ser reembolsados.

No caso específico de uma planilha de gastos de viagem, o colaborador pode esquecer-se de alimentá-la. Isso porque nem sempre é possível acessá-la no momento em que o consumo é feito, necessitando preenchê-la depois. O que leva ao esquecimento do funcionário.

Outro ponto desfavorável é em relação aos comprovantes. Caso a sua organização peça para o próprio colaborador preencher seus gastos e enviar sua planilha para o financeiro, é importante que os comprovantes sejam entregues também. Como em uma planilha não dá para anexar documentos, isso deve ser feito manualmente. Ou seja, gerando mais trabalho para uma tarefa que poderia ser menos burocrática.

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Substituição de uma planilha de gastos de viagem por uma gestão mais moderna 

A planilha de gastos de viagem ainda não saiu de uso. Mas ter processos mais ágeis e otimizados é o que faz com que a gestão seja executado de forma mais eficiente. Por isso, existem no mercado diversos softwares financeiros para contribuir para uma gestão melhor.

A escolha depende de cada um, indo de acordo com a sua necessidade. Por exemplo, algumas empresas preferem as planilhas mais modernas, outras adotam os aplicativos. 

Com a ajuda de computadores ou, até mesmo, de smartphones e tablets, é possível ter uma gestão mais atual e controlar esses gastos de onde você estiver. E ainda, dar acesso para que os colaboradores que necessitam viajar a trabalho alimentem o sistema com os gastos realizados a qualquer momento. Tudo de forma dinâmica e quase que instantânea.

Os benefícios de contar com o auxílio de um software específico para fazer a gestão dos gastos dos funcionários externos são:

  • Mais praticidade;
  • Maior gestão de tempo e controle financeiro;
  • Menos chances de errar os cálculos;
  • Diminui as chances de burlar o sistema ou que o colaborador seja ressarcido incorretamente (para mais ou para menos);
  • Permite armazenamento na nuvem, evitando acúmulo de papéis e, até mesmo, evitando perda de informações;
  • É possível digitalizar todas as informações necessárias como, por exemplo, os comprovantes.

Os sistemas de controle financeiro realmente auxiliam o dia a dia das empresas, mantendo os dados mais seguros e fazendo com que a gestão seja mais acertada. 

Para reduzir o seu tempo com contas burocráticas ou, ainda, fórmulas complicadas, a ExpenseOn criou um sistema prático, rápido e muito funcional. Por meio dele é possível fazer o controle de gastos de viagens dos colaboradores sem nenhuma complicação.

O gerenciamento corporativo ficará mais inteligente e mais fácil de ser acompanhado. Além de muito mais efetivo. Com ele é possível escanear notas fiscais, solicitar adiantamentos, visualizar relatórios e acompanhar aprovações de forma instantânea. Tudo isso de maneira simples e, ainda, de onde você estiver. Afinal, o programa permite ser acessado pelo seu smartphone. Funcionalidades que a planilha de gastos de viagem nem sempre oferece.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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