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Planilha de reembolso: Veja essas 5 dicas antes de montar a sua!

planilha de reembolso

As viagens corporativas são atividades que muitas empresas precisam fazer. Independente do porte da instituição, a visita a algum cliente ou um deslocamento para representar a companhia em outro estado são situações possíveis e até corriqueiras. Nesse contexto, a planilha de reembolso é um instrumento que auxilia a gestão do negócio.

As leis trabalhistas são claras quanto ao reembolso das despesas ocorridas em viagens corporativas. As empresas precisam arcar com todo o custo de um colaborador enquanto ele estiver representando a instituição em outro local. Nessas despesas, podem estar incluídos: alimentação, diárias em hotéis, gastos com transporte e outros itens.

Para manter o controle econômico da instituição é preciso conscientizar os funcionários quanto à necessidade de gastar somente o que for necessário nesse período. Além disso, fazer um planejamento de todos os gastos é primordial para não estar desprevenido quando a solicitação de reembolso chegar.

Sendo assim, criar uma política de viagens corporativa é muito importante para garantir a ordem, o controle e evitar desperdícios. Tendo isso em mente, veja abaixo porque investir tempo e planejamento na criação desse documento é um passo primordial para trazer maior organização e economia para a sua empresa. Acompanhe!

A importância de uma política de viagens corporativa

Antes mesmo de criar uma planilha de reembolso, é essencial que a empresa tenha uma política de viagens corporativas bem estabelecida. É importante destacar que esse documento é único e deve atender às necessidades da instituição. Do mesmo modo, é preciso estar atento às leis vigentes e garantir que a companhia se enquadre nelas.

Manter os colaboradores informados sobre as regras para viagens é essencial para transmitir confiabilidade e transparência. Além disso, planejar como será o fluxo de reembolso é uma das fases primordiais no processo de criação de uma política de viagens adequadas.

Após cumprir todas essas etapas, desenvolver uma planilha de reembolso é uma alternativa viável para controlar os gastos ocorridos durante os deslocamentos. A planilha de reembolso deve estar totalmente alinhada aos parâmetros estabelecidos pela política de viagens da empresa.

Nesse contexto, confira a seguir quais são os itens importantes que devem estar presentes nesse documento.

5 Dicas para montar a sua planilha de reembolso

Modelo de Relatório de Reembolso (2)

Descrição dos gastos

Para que não haja gastos desnecessários, descrever todos os custos passíveis de reembolso é importante para guiar o funcionário quanto ao controle das despesas. Dessa forma, é primordial seguir a política de reembolso da empresa e o orçamento total previamente estipulado.

É essencial deixar explícito que todos os gastos devem ser comprovados por meio de notas fiscais ou outros documentos comprobatórios.

Informações importantes sobre o deslocamento

É importante evidenciar o período da viagem, o objetivo e o roteiro de forma precisa e detalhada para que não haja erros durante o lançamento desses dados na planilha.

Dados pessoais do colaborador

Campos para identificação dos dados pessoais do colaborador são fundamentais. Nome, cargo, departamento e dados bancários são informações necessárias e importantes para que uma planilha de reembolso seja bem construída.

Segmentação das despesas

Dividir as despesas por categoria é interessante para gerenciar melhor qual área é mais dispendiosa para a empresa. Além disso, torna a planilha mais transparente, facilitando a informação dos gastos e o controle da equipe gestora.

Pedido de reembolso

Para demonstrar transparência ao colaborador, é importante destinar alguns campos para preenchimento durante a solicitação de reembolso, como a aprovação das despesas e o saldo que deve ser reembolsado.

Para saber como a planilha de reembolso pode ser utilizada com maior eficiência, continue a leitura.

Qual a melhor maneira de utilizar uma planilha de reembolso?

A planilha de reembolso é uma solução eficiente por aumentar a transparência dos gastos, padronizar os relatórios de reembolso, além de ampliar o controle de gastos e organizar o ressarcimento dos funcionários.

Contudo, esse documento deve ser simples para que o funcionário realize o preenchimento de forma rápida e prática. Além disso, é essencial que a planilha esteja sempre com seus dados atualizados, facilitando assim o papel do gestor.

Há diversos modelos de planilhas disponíveis e soluções digitais para tornar esse processo mais prático e simples. Ademais, utilizar sistemas de reembolso que substituam as planilhas é uma das alternativas viáveis.

Essas ferramentas reduzem o tempo despendido durante o preenchimento das informações, através da centralização de todo o fluxo em uma única aplicação. Além disso, possibilitam o ganho em eficiência e melhor gestão dos reembolsos, reduzindo possíveis erros durante o procedimento.

Minimizar a burocracia e os erros humanos, sem reduzir a eficiência na gestão é essencial para manter a motivação e a satisfação dos colaboradores. Por esse motivo, é importante que a companhia se mantenha atualizada quanto à utilização dessas tecnologias. É válido destacar que as planilhas ainda são ferramentas eficientes durante o processo de reembolso, entretanto, demandam muito tempo dos colaboradores durante o preenchimento e conferência dos dados.

Por esse motivo, utilizar softwares específicos para automatizar o controle das despesas pode otimizar as etapas referentes à coleta dos comprovantes, através da possibilidade do envio digitalizado, além da rápida notificação dos gastos e da gestão contínua dos custos.

Para que a planilha de reembolso seja utilizada de forma correta e prática, alguns cuidados devem ser praticados. Veja abaixo quais são eles.

Modelo de Relatório de Reembolso (2)

Principais cuidados durante a utilização de planilhas de reembolso

Verifique se os dados estão corretos

É importante se certificar que as informações do funcionário estão corretas, como seu cargo, nome completo, departamento e dados bancários. Além disso, é preciso verificar também as informações sobre as despesas ocorridas durante o deslocamento.

Armazene corretamente

O armazenamento desses dados pode ser um desafio, já que o fluxo da planilha entre a gestão, o funcionário e a equipe de aprovação é um dos maiores problemas que o uso desses documentos traz para a eficiência do processo.

Por esse motivo, é essencial ter o mínimo de organização para manter esses materiais em locais de fácil acesso e de forma organizada, evitando a perda de tempo e o possível esquecimento a respeito da localização do documento.

Oriente os funcionários

Orientar os funcionários quanto à maneira de utilizar a planilha de reembolsos é uma forma de manter o uso dessa ferramenta o mais correto possível. Para isso, pode ser importante dedicar um período para treinamentos e minicursos sobre a área, evidenciando também as políticas de viagens corporativas da empresa.

Essas medidas transmitem transparência e podem otimizar todo o processo, já que uma equipe treinada tende a realizar a atividade com maior clareza e eficiência.

Agora que você já sabe que a planilha de reembolso é importante para a gestão de viagens corporativas da sua empresa, aproveite e baixe um modelo eficiente e que atende às suas necessidades. Acesse esse material clicando aqui.

Modelo de Relatório de Reembolso (2)

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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