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Como saber se a política de reembolso da empresa é eficaz? Veja 10 dicas

política de reembolso empresa

Lidar com o reembolso corporativo não é uma tarefa simples. Entretanto, esse é um desafio que muitas empresas, em um dado momento, terão que vivenciar. Uma viagem a trabalho, uma participação em um evento externo ou até mesmo a utilização do carro do funcionário para locomoção, são gastos que precisam estar evidenciados na política de reembolso da empresa.

Pode ser que exista uma dificuldade em fazer isso do jeito certo, caso a companhia não possua uma organização quanto às normas específicas que regulamentam os reembolsos. Por esse motivo, é essencial que a empresa estabeleça uma política de reembolso específica e que seja capaz de suprir as suas necessidades.

Dessa forma, é necessário que as regras considerem o porte empresarial, o ramo e outras particularidades do empreendimento, evitando burocracias desnecessárias e também a ausência de normas fundamentais. Caso você ainda não saiba como está a sua gestão de reembolsos, clique aqui e tenha a resposta em menos de cinco minutos.

Qual a importância de uma política de reembolsos adequada?

A política de reembolso aborda os gastos relacionados à atividade exercida profissionalmente em uma viagem corporativa e define os procedimentos para que os colaboradores possam ser ressarcidos. Ela é essencial para que haja redução nas fraudes e no desperdício de dinheiro.

Sendo assim, uma política de reembolso bem pensada, detalhada,  transparente e de acordo com as necessidades empresariais, auxilia a gestão financeira e reduz custos desnecessários nesse âmbito. Para saber mais sobre o assunto, veja abaixo os aspectos essenciais de uma política de reembolso adequada e sem falhas.

10 Dicas para tornar eficaz a política de reembolso da empresa

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1. Seja claro nos procedimentos de solicitação

Estabelecer regras claras quanto à solicitação é importante para evitar erros durante esse processo. Dependendo da complexidade da política, é interessante formular um manual de utilização ou até mesmo fornecer um treinamento quanto às normas impostas.

Disponibilizar o documento para que todos os envolvidos tenham fácil acesso é primordial para que haja maior transparência entre a empresa e os colaboradores.

2. Defina os prazos

Definir limites e prazos é importante para que a empresa se programe quanto ao pagamento e para que o funcionário tenha ciência de quando receberá. É interessante ter um planejamento eficiente dessas datas e cumpri-las. Esse controle adequado evita atrasos no fluxo de reembolso e otimiza o processo de gestão.

Além disso, é dever do colaborador realizar a solicitação dentro do prazo imposto pela política e é seu direito receber o reembolso no período estabelecido.

3. Evidencie os itens reembolsáveis e os não reembolsáveis

Um dos pontos mais importantes da lista é estipular quais serão os gastos passíveis de ressarcimento e quais não serão. Para isso, é essencial verificar as leis para cada regime de contratação dos colaboradores envolvidos. Tomando como exemplo uma viagem a trabalho, despesas com alimentação, hospedagem e locomoção são de responsabilidade da empresa.

Entretanto, custos com remarcação de passagens aéreas por atraso do funcionário ou gastos com bebidas alcoólicas durante uma viagem corporativa, por exemplo, não necessitam de ressarcimento por parte da empresa.

Caso você ainda tenha dúvidas sobre os direitos dos funcionários em uma viagem, clique aqui e se informe.

4. Controle os imprevistos

Nos casos de reembolso, ser flexível é uma virtude, afinal imprevistos podem acontecer. O importante é manter um bom senso no julgamento. Por exemplo, é essencial que o colaborador não abuse dos benefícios de uma viagem corporativa, mas também é interessante que o funcionário não fique desconfortável pelo controle demasiado da corporação.

Quanto à solicitação de reembolso de despesas não previstas pela companhia, todos os casos devem ser avaliados e essas questões precisam estar claras nas regras da política. É essencial descrever como será o processo de avaliação e os critérios que serão usados para conceder ou não um reembolso não previsto.

5. Confirme a obrigatoriedade da comprovação dos gastos

É essencial ser claro quanto à comprovação dos gastos. Nesse sentido, é importante pensar em quais informações serão necessárias durante a prestação de contas para que haja maior controle pela parte financeira. Essas peculiaridades devem estar dispostas na política para orientar o colaborador no momento de solicitação do reembolso.

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6. Estabeleça limites

Definir um teto de gastos para cada colaborador evita que os funcionários utilizem a possibilidade de ressarcimento para questões pessoais. É interessante estabelecer os gastos máximos em restaurantes e compras, por exemplo.

No entanto, estes limites não devem ser considerados como uma meta de gastos a ser atingida por cada colaborador. A gestão deve orientar seu time externo a economizar sempre que possível e buscar não atingir o teto máximo da despesa.

Utilizar planos de controle para a telefonia móvel, estabelecendo um valor máximo de gastos, também são medidas com o intuito de limitar o uso pessoal de celulares corporativos.

7. Faça um planejamento financeiro

Para que os gastos com ressarcimento não tenham um impacto negativo na economia da empresa, é interessante que haja uma projeção dos custos relacionados às possíveis solicitações de reembolso.

Em uma viagem corporativa, por exemplo, essa previsão pode ser realizada através de um detalhamento do roteiro como orçamentos de passagens aéreas, quantidade de diárias e valor de cada uma, custos com alimentação por dia e despesas adicionais com o colaborador.

Tendo em mãos essas informações, é mais simples estimar o gasto final e preparar financeiramente a gestão da empresa.

8. Determine como será o processo de avaliação e de ressarcimento

As etapas de prestação de contas, avaliação dos custos e ressarcimento devem estar em sintonia para que não haja atrasos no processo. Nesse sentido, é importante definir os responsáveis pela avaliação e eleger os critérios que serão considerados durante o procedimento.

O armazenamento dos dados também é um ponto que deve ser observado com atenção. É importante que haja uma atualização constante do que já foi pago e o dos pagamentos que devem ser efetuados.

9. Verifique periodicamente as regras e pondere atualizações

Assim como transmitir de modo transparente a política de reembolso, é essencial revisar e atualizar as normas periodicamente. Estabeleça um período de vigência para o documento e altere as regras sempre que necessário, considerando as leis que regem essas atividades, a capacidade econômica da empresa e situações específicas vivenciadas.

10. Simplifique

É importante que haja um detalhamento em todas as etapas de pedidos de reembolso. Entretanto, um processo cheio de burocracias pode desmotivar a equipe. Sendo assim, é interessante simplificar as etapas e evitar que haja exigências desnecessárias.

Utilizar ferramentas que auxiliem o processo e que tragam praticidade são maneiras de facilitar a atividade.

Portanto, a implementação dessas medidas no âmbito empresarial facilitará a gestão e diminuirá os erros na política de reembolso da empresa. Caso tenha dúvidas se as regras empregadas na sua companhia são eficientes, clique aqui, responda as perguntas e descubra em nosso Quiz Gratuito.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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