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Política de Reembolso: Veja 2 exemplos para usar como inspiração na hora de montar a sua!

exemplos de política de reembolso corporativo

Ter uma política de reembolso bem detalhada e completa é indispensável às empresas que mantêm equipes externas e colaboradores que estão sempre atuando na rua. Sendo assim, se a sua empresa se encaixa nesse contexto, mas ainda não possui uma política dessas, faz-se necessário ver alguns exemplos para dar início a essa criação.

Afinal, apesar de ser importante antever alguns cenários, nem tudo pode ser previsto e algumas situações podem exigir agilidade. Portanto, veja neste artigo exemplos de política de reembolso flexíveis conforme o caso de cada empresa.

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Política de reembolso flexível

Antes de apresentar os exemplos de uma política de reembolso, é importante destacar o quanto é indispensável que esta seja flexível. Apesar de ser importantíssimo que as empresas e colaboradores trabalhem ao máximo com previsibilidade, é válido ter alternativas.

Aliás, especialmente conforme a área de atuação da empresa, essa política de reembolso precisa ser melhor trabalhada para que todas as situações estejam devidamente assistidas caso venham a ocorrer! Quanto mais os imprevistos forem previstos, melhor!

Um clássico exemplo aqui são as empresas prestadoras de serviço que podem tanto aderir a política da empresa contratante, ou seja, da cliente, quanto podem manter a sua própria diretriz independente do meio em que estarão atuando. Ambas situações estão certas, mas precisam ser acertadas de forma antecipada.

As terceirizadas que prestam serviços enviando consultores e técnicos até os clientes, em suas casas e empresas, por exemplo, precisam definir como será feito o reembolso. Neste caso, é válido atentar-se aos padrões da contratante especialmente para não ter problemas relacionados à dificuldade da comprovação de tais custos.

Também é importante pensar, já de antemão, quais serão os meios de comprovação e apresentação dos gastos para que a política de reembolso seja colocada em prática. A empresa vai aceitar apenas notas fiscais? Por que não trabalhar de modo mais tecnológico neste ponto?

Confira alguns detalhes sobre os exemplos de política de reembolso e comece a trabalhar com alguma delas em seu estabelecimento hoje mesmo. Isso com o objetivo de dar maior segurança para a sua empresa e para cada um dos seus colaboradores, é claro!

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Política de reembolso simples

Política de reembolso mais genérica, o objetivo deste modelo de política  é definir os critérios básicos para que o colaborador possa fazer a prestação de contas para a empresa e ter o seu reembolso completo sem qualquer dor de cabeça!

Nesta política de reembolso, também conhecida como modelo simplificado, é possível definir como acontecerá a solicitação de reembolso de despesas de viagem, de adiantamento de viagem, de prestação de contas, além da especificação de quais são as despesas consideradas como reembolsáveis.

Em despesas reembolsáveis, a política deve elencar quais serão aceitas no quesito deslocamento, de que forma o uso do carro do colaborador será validado na política de reembolso, quando e como será possível utilizar-se de táxis e aplicativos de transporte particular, apresentando notas para comprovação de pedágio e estacionamentos, entre outros.

Esta política deve ainda estabelecer os critérios para a compra da passagem aérea como através da determinação da antecedência da reserva e compra para que o valor não estoure o previsto pela gestão de reembolso.

Também devem ser previstos aqui fatores referentes a refeição e hospedagem além de outras despesas diversas como se o colaborador tem ou não o direito de usar a lavanderia durante as suas estadias fora e qual o limite de uso para o posterior reembolso. Serviços de frigobar no hotel e uso do telefone para ligações particulares precisam também ser mencionadas.

Em resumo, as políticas de reembolso no modelo simples são, nada mais nada menos, do que as boas práticas a que todos os colaboradores estarão sujeitos durante os seus deslocamentos.

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Política de reembolso detalhada

Chamada também de política de reembolso completa, este modelo é frequentemente usado para garantir uniformidade nos processos de deslocamento e estadia dos colaboradores em seus afazeres fora, porém estando em nome da empresa. Neste caso,  a viagem chega a ser considerada como uma troca de local de trabalho do funcionário.

Alguns dos pontos que precisam ser detalhados neste modelo de política: autoridade e responsabilidade sobre o que cabe ao colaborador fazer ou não durante sua estadia fora, com atenção especial e em tom de obrigatoriedade às regras, especificação das responsabilidades também dos gestores e do administrativo do negócio no que se refere a tais deslocamentos.

Outra atenção especial é sobre as solicitações que envolvem desde a reserva e compra de passagens aéreas até a reserva do hotel e locação de automóveis quando necessário.

A política de reembolso detalhada precisa ter aprovação e esta deve ter seus critérios e medidas pré-definidos com antecedência a fim de que tanto colaborador quanto empresa estejam certos sobre tudo o que deve ser feito. O reembolso só acontecerá depois que os formulários usados pela empresa forem devidamente preenchidos e checados.

O modelo completo ainda prevê as despesas de viagem e a possibilidade de se fazer a solicitação deste reembolso bem como do adiantamento do mesmo nos casos de viagens nacionais ou internacionais, lembrando sempre que os adiantamentos precisam passar pela prestação de contas também.

Por fim, é comum ver neste tipo de política o estabelecimento de limites de despesas com deslocamento, por exemplo com o uso do carro pessoal através do reembolso por quilometragem, uso de estacionamentos, pagamentos de pedágio, abastecimento do combustível e locação de automóveis ou uso de táxis.

Vale lembrar que não existem “detalhes de mais ou de menos” quando o assunto é criar a sua política de reembolso. Na verdade, o que existe é a quantidade e especificidade ideal que atende com exatidão às necessidades de cada tipo de negócio. Por isso, é importantíssimo criar a política ao invés de utilizar uma já existente. Cada negócio tem sua própria necessidade.

Veja, por exemplo, uma empresa prestadora de serviços que atua com equipes externas. Se não houvesse a possibilidade deste detalhamento bastante completo e preciso ficaria difícil apresentar contas para a contratante, levando a terceirizada a perder muitos de seus recursos. Daí a importância desse modelo de política de reembolso ser corretamente desenvolvido.

Trabalhe a conscientização

Mais do que construir uma política de reembolso, é importante gerar conscientização entre os colaboradores que se utilizarão dela. Quanto mais eles vestirem a camisa da empresa, buscando voos promocionais, convênios, entre outros descontos durante suas estadias e empreitadas externas, melhor será para o negócio que economizará com seus reembolsos.

Instrua os colaboradores a checarem a real necessidade do deslocamento. Hoje, com tantas tecnologias como videoconferências, por exemplo, todo o contato que puder ser feito sem que o funcionário saia da empresa é interessante por gerar economia.

Gostou dos exemplos de política de reembolso mencionados aqui? Quer conferir com maiores detalhes tais modelos para utilizá-los dentro da sua rotina de política de reembolso? Aproveite para baixar gratuitamente os materiais na íntegra aqui.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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