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Política de viagens corporativas: Aprenda a montar a sua!

Definir uma política de viagens corporativas é essencial para as empresas. Esse documento visa orientar sobre os procedimentos internos e fazer uma boa gestão dos deslocamentos.

Na ausência desse acordo, muitas coisas podem sair do controle. O que pode tornar as viagens de negócios verdadeiros prejuízos à instituição e seus colaboradores. Com certeza você não quer passar por uma situação dessas, não é?

Sendo assim, não deixe de criar a sua política de viagens corporativas e fazê-la cumprir nos deslocamentos a trabalho de sua equipe.

Veja neste post os passos essenciais para montar esse documento e o que levar em conta nessa hora. Descubra o que é mais importante e o que não pode faltar em sua política de viagens. Confira!

Conheça a realidade da empresa

A primeira coisa a levar em conta, na hora de montar uma política de viagens corporativas, é analisar o seu negócio. Descubra as particularidades específicas de sua empresa e procure abordá-las dentro de sua política de viagens.

O maior erro que você pode cometer nesse momento é pegar uma política de outro negócio e adotá-la inteiramente em sua companhia. Como as necessidades, objetivos e valores são diferentes, é provável que a política de viagens corporativas também seja diferenciada.

Portanto, fique atento às seguintes áreas de seu negócio:

Crie uma política de viagens que esteja alinhada com todas essas áreas do negócio e que não gere nenhum constrangimento. Deste modo, será mais fácil cumprir as exigências do documento sem gerar prejuízos à empresa e seus funcionários.

Aborde as particularidades da política

Você criará uma única política de viagens corporativas para todos os funcionários? Todos os cargos terão os mesmos direitos e deveres?

Sua política de viagens precisa ficar atenta a esses pontos e deixar tudo às claras para evitar mal entendidos.

Coloque no papel os diferentes cargos que sua empresa possui e como cada um interage com as viagens corporativas. Liste os direitos e deveres de cada um deles dentro de sua política para ficar tudo bem explicado.

Exemplo: os diretores e executivos podem viajar na primeira classe, já os demais devem ficar com uma opção mais em conta. O mesmo poderia ser adotado para o caso de reservas de hotéis, veículos, restaurantes e assim por diante.

Só não se esqueça de deixar as diretrizes bem detalhadas na política de viagens corporativas. Assim você evita constrangimentos e também impede que alguns colaboradores se sintam excluídos de alguma forma.

Uma boa dica é direcionar políticas diferentes para cada público, assim não há estresse no ambiente interno da organização.

Defina procedimentos eficazes

A gestão de viagens corporativas é feita através de procedimentos e padrões. Estes precisam ser eficazes, a fim de ajudar o negócio e não torná-lo engessado.

Não raramente, as políticas de viagens corporativas são recheadas de burocracia e acabam atrasando todo o fluxo dos deslocamentos. Isso não pode acontecer em sua empresa, se quiser aproveitar ao máximo as viagens a trabalho.

E para evitar que isso ocorra, sua política deve ser bem clara quanto aos procedimentos a serem seguidos pelos funcionários. Oriente sobre como devem ser feitas as reservas, prestação de contas, pedidos de reembolso e etc.

Garanta também que todos esses processos sejam fáceis e rápidos de serem cumpridos, através de um aplicativo de viagem, por exemplo. Deste modo, seus colaboradores não perdem tempo com relatórios de viagem e podem focar no objetivo principal: fazer negócios. Sem contar do ótimo benefício de se ter uma boa gestão do reembolso com um aplicativo de viagem.

Oriente sobre as exigências da empresa

É importante colocar também em sua política de viagens corporativas as exigências da empresa quanto a esses deslocamentos. Alguns exemplos são:

Deixe claro todos os pré-requisitos para que a viagem seja liberada e o reembolso emitido, por exemplo. Ao agir assim, você evita desentendimentos entre os colaboradores e diminui o trabalho na gestão das viagens corporativas.

Além de definir essas exigências, não se esqueça de divulgá-las aos seus colaboradores. Para fazer isso, além da política de viagens corporativas, você pode usar treinamentos e integrações de funcionários.

Não exagere e nem seja superficial

A política de viagens corporativas precisa ser abrangente, mas não engessada. Ela deve ser também flexível, mas não superficial.

A questão é que esse documento precisa prever o maior numero de situações possíveis e saber como lidar com elas. No entanto, ele também não pode impedir que os funcionários tomem decisões por si próprios, quando isso for necessário.

Afinal de contas, uma política engessada demais pode fazer sua empresa perder tempo e dinheiro. Logo, ela precisa permitir um nível de flexibilização para que o objetivo da viagem seja concretizado.

Portanto, o seu maior trabalho é encontrar um meio-termo na hora de criar a sua política de viagens corporativas. Ela não pode ser superficial demais e nem muito rígida. Desta forma, todos ficam felizes!

Comunicação é essencial!

A comunicação é importante na hora de definir a sua política de viagens corporativas, tanto para divulgar as medidas criadas como para obter o feedback de seus funcionários. Através do diálogo fica mais fácil criar uma política justa para todos e garantir que ela seja cumprida no dia a dia do negócio.

Logo, não deixe de integrar a sua equipe nessa criação e ouvi-los atentamente. Escute o que seus colaboradores têm a dizer e veja como adotar essas sugestões no documento.

Além disso, aproveite a conversa para tirar dúvidas e garantir que tudo saia como o planejado. Como dizia o Chacrinha: “Quem não se comunica, se trumbica”, e isso também é verdade dentro das empresas e nas viagens corporativas.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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