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Política de reembolso de quilometragem: será que a sua empresa precisa de uma?

política de reembolso de quilometragem

Toda empresa precisa ter uma política de reembolso de quilometragem. Essa é uma prática bastante comum. Afinal, para se ressarcir qualquer valor ao funcionário é preciso ter uma norma interna. 

Esse é um dos assuntos mais recorrentes quando o funcionário tem que trabalhar com o próprio veículo ou fazer viagens corporativas. Quando a empresa dá a devida atenção a esse tópico, consegue evitar muitos problemas.

Neste post vamos falar mais sobre a política de reembolso de quilometragem. Explicaremos o que é, quando ter uma e suas principais diferenças. Continue a leitura e saiba tudo sobre o tema.

O que é política de reembolso por quilometragem?

A política de reembolso de quilometragem é o ressarcimento das despesas profissionais de um colaborador que usa seu veículo particular para realizar serviços corporativos. Ou seja, é o valor pago ao funcionário pelas despesas de deslocamento em situações relacionadas a sua profissão, durante o seu expediente de trabalho. 

Os valores precisam ser comprovados pelo colaborador, mediante a apresentação de todas as notas do que ele gastou. Geralmente, toda empresa tem uma política de reembolso por quilometragem, onde é pré-definido uma taxa por quilômetro rodado.

Nessa taxa, além do valor gasto com combustível, também são consideradas as despesas com depreciação do automóvel, pagamento de tributos, seguro, limpeza, manutenção e muitos outras. Confira como fazer o cálculo corretamente neste post.

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É obrigação das empresas arcar com as despesas do funcionário que utiliza o seu bem durante o horário de trabalho. Afinal, o combustível será utilizado para realizar tarefas profissionais, principalmente se for uma viagem a negócios. Lembrando que essas despesas não estão inclusas na natureza salarial, mas são de caráter indenizatório. 

Para arcar com esse tipo de despesa, as instituições têm algumas possibilidades. São elas:

  • Desembolsar o valor de diárias de viagem, com base em cálculo prévio. Essa quantia é paga ao colaborador por dia de viagem;
  • Reembolsar o funcionário por suas despesas mediante a apresentação de todos os comprovantes;
  • Realizar adiantamentos. Nesse caso, o funcionário deve apresentar uma prestação de contas da viagem. Ele pode solicitar um reembolso, caso o valor liberado pela empresa não tenha sido o suficiente, ou devolver o que restou.

Dessa maneira, é possível perceber que a política de reembolso de quilometragem pode ser realizada de três maneiras. Todas elas garantindo os direitos dos funcionários e resguardando a empresa. Trabalhar com esse tipo de política permite ter um melhor controle financeiro e mais acertado, uma vez que o valor reembolsado será exatamente o gasto pelo colaborador.

Além disso, esse tipo de prestação de contas evita qualquer tipo de fraude. E, ainda, a sua empresa consegue ter um financeiro mais otimizado.

Diferença entre política de quilometragem e reembolso

Essa é uma das principais dúvidas no ambiente corporativo. Principalmente entre os colaboradores que precisam lidar diretamente com esses termos.

As duas políticas são bem parecidas. A principal diferença entre elas é que a de quilometragem foca especificamente nos quilômetros rodados durante um trabalho ou viagem. Ou seja, é somente para o reembolso de combustível e gastos com automóvel. Já a política de reembolso geral, engloba todas as despesas que o colaborador tem durante o período que estiver viajando em função da empresa.

Quando ter uma política de reembolso de quilometragem?

Além de ser uma atitude importante para toda a sua equipe, ter uma política de reembolso de quilometragem é necessário para que você não pague aos colaboradores valores indevidos. Seja ele para mais ou para menos. Dessa forma, você garante a saúde financeira da sua organização.

Em linhas gerais a política de reembolso de quilometragem também deve ser usada sempre que houver necessidade de separar o ressarcimentos das despesas de viagem dos gastos com quilometragem. Ou ainda nos casos em que a empresa só reembolsa gastos com combustível, por exemplo.

Também é comum usar esse documento quando a empresa possui muitos colaboradores que utilizam seus próprios veículos para trabalho. Assim ela consegue gerenciar melhor os gastos e fazer os reembolsos corretamente.

Mas, como criar a sua política de quilometragem?

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Veja abaixo algumas dicas para você fazer a política de reembolso de quilometragem da sua instituição.

1. Especifique como esse cálculo deve ser feito

Com clareza e objetividade, é preciso que todos entendam como deve ser calculado esse reembolso de quilometragem. Por isso, descreva detalhadamente esse procedimento para os seus colaboradores. Geralmente ele é feito em:

  • Definição de um veículo padrão para o cálculo;
  • Média de quilômetros rodados por ano;
  • Quais os indicadores serão considerados para o reembolso;
  • Execução das contas.

Está em dúvidas com o cálculo? Veja este post que explica a conta de quilômetros rodados em detalhes.

2. Diga qual será o prazo de pagamento

É de grande importância sinalizar qual será o prazo para ressarcimento do valor. Isso é imprescindível. Esclareça em quantos dias, sendo úteis ou corridos, isso irá acontecer. Além de especificar se será depósito em conta ou recebimento na própria empresa, mediante a assinatura de um recibo.

3. Estipule o teto para os gastos

É muito comum que as empresas definam um valor máximo a ser restituído. No entanto, é preciso ter a consciência que essa quantia deve ser de acordo com a realidade gasta no mercado. Ou seja, não dá para estipular o teto máximo de gasto de R$50,00 sendo que o valor real é outro totalmente diferente.

Para evitar esse problema a empresa também pode definir um valor por km rodado, levando em conta todas as despesas de deslocamento. Assim o valor será fixado em uma taxa, evitando abusos.

4. Defina bem o fluxo

Mesmo que todos os colaboradores que necessitam de reembolso de quilometragem estejam cientes de como funciona o processo, vale a pena exemplificar o procedimento em uma planilha. Assim, é possível evitar contratempos e vários erros.

Diga qual o prazo para entregar a nota fiscal, como ela deve ser entregue, para quem entregá-la e como. Se por e-mail ou presencialmente. Sempre que puder, automatize os seus processos com o uso da tecnologia. Isso pode evitar futuros problemas também.

5. Divulgue a política para sua equipe

Você pode divulgar essa política de duas formas: por e-mail e fixando-a em um quadro onde todos os funcionários tenham acesso. Diga também por onde e como eles podem esclarecer suas dúvidas.

6. Revise a política com frequência

Revise esse material com periodicidade. Afinal, o preço do combustível é ajustado constantemente e isso pode influenciar o resultado dos cálculos. Atente-se para isso.

7. Atenção para a legislação

É preciso que a sua política de reembolso de quilometragem esteja alinhada com a lei. Esse tipo de prática funciona para resguardar a empresa e os funcionários. Se você não tem conhecimento jurídico, o ideal é contratar uma consultoria que possa te orientar nesse assunto.

8. Simplifique os processos

Processos simples e ágeis funcionam melhor. Afinal, quanto mais complicado, maior a chance de ter erros. E você não vai querer que o financeiro da sua empresa saia no prejuízo, não é mesmo? Ou ainda, ter problemas com os funcionários.

Ter procedimentos simplificados pode ser o grande diferencial da sua organização. Com a planilha de quilometragem da ExpenseOn é possível otimizar a política de reembolso de quilometragem da sua empresa.  Aproveite todos os benefícios dessa ferramenta para ter um financeiro ainda melhor!

Inscreva-se gratuitamente e tenha acesso a planilha de quilometragem da ExpenseOn aqui!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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