0

Política de reembolso de quilometragem: será que a sua empresa precisa de uma?

política de reembolso de quilometragem

Toda empresa precisa ter uma política de reembolso de quilometragem. Essa é uma prática bastante comum. Afinal, para se ressarcir qualquer valor ao funcionário é preciso ter uma norma interna. 

Esse é um dos assuntos mais recorrentes quando o funcionário tem que trabalhar com o próprio veículo ou fazer viagens corporativas. Quando a empresa dá a devida atenção a esse tópico, consegue evitar muitos problemas.

Neste post vamos falar mais sobre a política de reembolso de quilometragem. Explicaremos o que é, quando ter uma e suas principais diferenças. Continue a leitura e saiba tudo sobre o tema.

O que é política de reembolso por quilometragem?

A política de reembolso de quilometragem é o ressarcimento das despesas profissionais de um colaborador que usa seu veículo particular para realizar serviços corporativos. Ou seja, é o valor pago ao funcionário pelas despesas de deslocamento em situações relacionadas a sua profissão, durante o seu expediente de trabalho. 

Os valores precisam ser comprovados pelo colaborador, mediante a apresentação de todas as notas do que ele gastou. Geralmente, toda empresa tem uma política de reembolso por quilometragem, onde é pré-definido uma taxa por quilômetro rodado.

Nessa taxa, além do valor gasto com combustível, também são consideradas as despesas com depreciação do automóvel, pagamento de tributos, seguro, limpeza, manutenção e muitos outras. Confira como fazer o cálculo corretamente neste post.

banner_relatorio_de_km

É obrigação das empresas arcar com as despesas do funcionário que utiliza o seu bem durante o horário de trabalho. Afinal, o combustível será utilizado para realizar tarefas profissionais, principalmente se for uma viagem a negócios. Lembrando que essas despesas não estão inclusas na natureza salarial, mas são de caráter indenizatório. 

Para arcar com esse tipo de despesa, as instituições têm algumas possibilidades. São elas:

  • Desembolsar o valor de diárias de viagem, com base em cálculo prévio. Essa quantia é paga ao colaborador por dia de viagem;
  • Reembolsar o funcionário por suas despesas mediante a apresentação de todos os comprovantes;
  • Realizar adiantamentos. Nesse caso, o funcionário deve apresentar uma prestação de contas da viagem. Ele pode solicitar um reembolso, caso o valor liberado pela empresa não tenha sido o suficiente, ou devolver o que restou.

Dessa maneira, é possível perceber que a política de reembolso de quilometragem pode ser realizada de três maneiras. Todas elas garantindo os direitos dos funcionários e resguardando a empresa. Trabalhar com esse tipo de política permite ter um melhor controle financeiro e mais acertado, uma vez que o valor reembolsado será exatamente o gasto pelo colaborador.

Além disso, esse tipo de prestação de contas evita qualquer tipo de fraude. E, ainda, a sua empresa consegue ter um financeiro mais otimizado.

Diferença entre política de quilometragem e reembolso

Essa é uma das principais dúvidas no ambiente corporativo. Principalmente entre os colaboradores que precisam lidar diretamente com esses termos.

As duas políticas são bem parecidas. A principal diferença entre elas é que a de quilometragem foca especificamente nos quilômetros rodados durante um trabalho ou viagem. Ou seja, é somente para o reembolso de combustível e gastos com automóvel. Já a política de reembolso geral, engloba todas as despesas que o colaborador tem durante o período que estiver viajando em função da empresa.

Quando ter uma política de reembolso de quilometragem?

Além de ser uma atitude importante para toda a sua equipe, ter uma política de reembolso de quilometragem é necessário para que você não pague aos colaboradores valores indevidos. Seja ele para mais ou para menos. Dessa forma, você garante a saúde financeira da sua organização.

Em linhas gerais a política de reembolso de quilometragem também deve ser usada sempre que houver necessidade de separar o ressarcimentos das despesas de viagem dos gastos com quilometragem. Ou ainda nos casos em que a empresa só reembolsa gastos com combustível, por exemplo.

Também é comum usar esse documento quando a empresa possui muitos colaboradores que utilizam seus próprios veículos para trabalho. Assim ela consegue gerenciar melhor os gastos e fazer os reembolsos corretamente.

Mas, como criar a sua política de quilometragem?

banner_relatorio_de_km

Veja abaixo algumas dicas para você fazer a política de reembolso de quilometragem da sua instituição.

1. Especifique como esse cálculo deve ser feito

Com clareza e objetividade, é preciso que todos entendam como deve ser calculado esse reembolso de quilometragem. Por isso, descreva detalhadamente esse procedimento para os seus colaboradores. Geralmente ele é feito em:

  • Definição de um veículo padrão para o cálculo;
  • Média de quilômetros rodados por ano;
  • Quais os indicadores serão considerados para o reembolso;
  • Execução das contas.

Está em dúvidas com o cálculo? Veja este post que explica a conta de quilômetros rodados em detalhes.

2. Diga qual será o prazo de pagamento

É de grande importância sinalizar qual será o prazo para ressarcimento do valor. Isso é imprescindível. Esclareça em quantos dias, sendo úteis ou corridos, isso irá acontecer. Além de especificar se será depósito em conta ou recebimento na própria empresa, mediante a assinatura de um recibo.

3. Estipule o teto para os gastos

É muito comum que as empresas definam um valor máximo a ser restituído. No entanto, é preciso ter a consciência que essa quantia deve ser de acordo com a realidade gasta no mercado. Ou seja, não dá para estipular o teto máximo de gasto de R$50,00 sendo que o valor real é outro totalmente diferente.

Para evitar esse problema a empresa também pode definir um valor por km rodado, levando em conta todas as despesas de deslocamento. Assim o valor será fixado em uma taxa, evitando abusos.

4. Defina bem o fluxo

Mesmo que todos os colaboradores que necessitam de reembolso de quilometragem estejam cientes de como funciona o processo, vale a pena exemplificar o procedimento em uma planilha. Assim, é possível evitar contratempos e vários erros.

Diga qual o prazo para entregar a nota fiscal, como ela deve ser entregue, para quem entregá-la e como. Se por e-mail ou presencialmente. Sempre que puder, automatize os seus processos com o uso da tecnologia. Isso pode evitar futuros problemas também.

5. Divulgue a política para sua equipe

Você pode divulgar essa política de duas formas: por e-mail e fixando-a em um quadro onde todos os funcionários tenham acesso. Diga também por onde e como eles podem esclarecer suas dúvidas.

6. Revise a política com frequência

Revise esse material com periodicidade. Afinal, o preço do combustível é ajustado constantemente e isso pode influenciar o resultado dos cálculos. Atente-se para isso.

7. Atenção para a legislação

É preciso que a sua política de reembolso de quilometragem esteja alinhada com a lei. Esse tipo de prática funciona para resguardar a empresa e os funcionários. Se você não tem conhecimento jurídico, o ideal é contratar uma consultoria que possa te orientar nesse assunto.

8. Simplifique os processos

Processos simples e ágeis funcionam melhor. Afinal, quanto mais complicado, maior a chance de ter erros. E você não vai querer que o financeiro da sua empresa saia no prejuízo, não é mesmo? Ou ainda, ter problemas com os funcionários.

Ter procedimentos simplificados pode ser o grande diferencial da sua organização. Com a planilha de quilometragem da ExpenseOn é possível otimizar a política de reembolso de quilometragem da sua empresa.  Aproveite todos os benefícios dessa ferramenta para ter um financeiro ainda melhor!

Inscreva-se gratuitamente e tenha acesso a planilha de quilometragem da ExpenseOn aqui!

banner_relatorio_de_km

Gostou? Compartilhe!Share on Facebook
Facebook
Share on LinkedIn
Linkedin
Tweet about this on Twitter
Twitter
Email this to someone
email

Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *