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Por quanto tempo sua empresa precisa guardar comprovantes de pagamento?

por quanto tempo guardar comprovantes de pagamento

Realizar uma limpeza nos recibos da empresa é ótimo para organizar os documentos e para desocupar um espaço considerável para novos comprovantes. Porém, é necessário saber quais documentos podem ou não podem ser jogados fora. 

Além de tudo, também é necessário saber que há uma lei que prevê regras que diz que cada tipo de conta ou recibo dispõe de um prazo diferente para ser guardado antes de realizar a limpeza sem pensar na consequência. 

Acompanhe, portanto, neste artigo, por quanto tempo guardar comprovantes de pagamento.

A importância de guardar os comprovantes

As notas fiscais, recibos e comprovantes são documentos que as pessoas e empresas em geral não dão muita atenção e acabam por descartá-los com facilidade. Isso, logicamente, é compreensível que aconteça por conta da quantidade de papel que é recebido todo dia e a quantidade de comprovantes que acabam sendo acumulados. 

Entretanto, mais do que informar o valor da compra ou serviço, esses papéis são essenciais para comprovar garantias de serviços e produtos e também servem como uma prova de pagamento. Além disso, as chamadas notas ou cupons fiscais contêm informações extremamente importantes. Dentre elas, podemos citar, por exemplo, a porcentagem dos impostos em cima de cada produto adquirido.

Justamente por isso, os comprovantes são tão importantes. Para qualquer tipo de negociação ou serviço de qualquer valor, é importante ter a segurança e a certeza de que o dinheiro empregado não vai ser perda de tempo. Além do mais, os recibos são a garantia que impede a empresa de ter surpresas nada agradáveis causadas por possíveis desacordos.

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Quanto tempo guardar um comprovante?

Como vimos acima, é extremamente importante guardar um comprovante de pagamento. Agora, siga acompanhando para saber por quanto tempo guardar comprovantes de pagamento!

  1. Imposto de renda: 5 anos;
  2. Água, luz e telefone: 5 anos;
  3. IPTU, IPVA e similares: 5 anos;
  4. Aluguel e taxas de condomínio: 3 anos;
  5. Faturas de cartão: 1 ano;
  6. Multas: 2 anos;
  7. INSS: até ser feito o pedido de aposentadoria;
  8. Seguro: 1 ano, enquanto estiver em vigor;
  9. Financiamentos e dívidas: até terminar todas as quitações.

Além disso, uma das melhores formas de guardar os comprovantes e também a mais segura é através da digitalização. Siga lendo abaixo!

Digitalização de comprovantes e suas vantagens

A tecnologia vem a cada dia trazendo mais praticidade para quem sabe utilizá-la a seu favor, além disso, é sempre o meio mais eficaz e assertivo. Por isso, não seria diferente em relação aos comprovantes de pagamento. 

A digitalização de comprovantes da ExpenseOn, por exemplo, carrega consigo diversos benefícios, inclusive a redução de papel, o que indiretamente também auxilia o meio ambiente. Quem não tem o hábito de usar a tecnologia para trabalhar, acaba ficando para trás em desempenho e praticidade, além de ficar sempre atrasado no tempo.

O volume de documentos físicos é um dos principais problemas que as empresas carregam, pois possuem extrema dificuldade em reduzir a papelada arquivada. Por isso, a digitalização de comprovantes é uma ótima forma de saber por quanto tempo guardar comprovantes de pagamento, sem encher a empresa de papéis e pastas.

Num primeiro momento pode parecer que não há muitas vantagens visíveis na digitalização, mas com o tempo é possível notar vantagens extremamente úteis para qualquer porte de empresa, seja pequena, média ou grande.  

Vantagens da digitalização de comprovantes

Algumas excelentes vantagens que a digitalização de comprovantes oferece e que há no aplicativo da ExpenseOn, são:

  1. Redução de gastos: Se o gestor colocar na ponta do lápis quanto de dinheiro é colocado fora com xerox, envio de malotes de documentos via correio, vai ficar extremamente preocupado. É um gasto desnecessário e que com a redução de papel causada pela digitalização, agrega um benefício significativo para o financeiro da empresa.
  2. Otimização de tempo: Sempre ouvimos dizer que tempo é dinheiro, e é verdade! Quanto mais uma empresa diminui o consumo de xerox no ambiente corporativo, mais eficiência nos processos ela terá.
    Obviamente, tudo isso na prática, significa maior lucro. O tempo que é gasto cuidando de registros físicos é um desperdício de produtividade do colaborador que poderia estar trabalhando em aspectos muito mais úteis para a empresa.
  3. Menos burocracia: Saber por quanto tempo guardar comprovantes de pagamento é importante, mas saber como guardá-los é melhor ainda. A digitalização que a ExpenseOn disponibiliza reduz totalmente a burocracia de uma empresa.
    O RH, por muitos anos, trabalhou com exigências burocráticas extremamente desgastantes. Hoje em dia, é necessário quebrar essa barreira adaptando-se à tecnologia e todos os benefícios que ela agrega trabalhando em prol da empresa.
  4. Banco de dados mais leve: Gerar um banco de dados que seja totalmente confiável é um diferencial de empresas que atuam com grande importância e profissionalismo.
    Um banco de dados ideal precisa concentrar todas as informações úteis de um produto ou pessoa. Essa estratégia, quando aplicada corretamente, promove incríveis insights aos gestores, além de facilitar a busca por informações.

Observando todas as informações contidas neste artigo, fica fácil observar e entender a importância que há em guardar os comprovantes de pagamento, e mais ainda, em como armazenar e por quanto tempo guardar comprovantes de pagamento.

Além disso, é possível observar com total clareza o papel importante que a tecnologia desempenha na sociedade atual e toda a importância que utilizá-la de forma eficiente pode agregar para as empresas de diversos segmentos e portes. 

Hoje em dia, por conta da crescente correria e atarefamento de colaboradores e gestores, é fundamental otimizar todas as atividades e o tempo que é gasto nessas tarefas. Dessa forma, é possível ter muito mais produtividade.

Justamente por isso, é de extrema valia conhecer o aplicativo ExpenseOn, no qual é possível digitalizar os documentos de forma correta e totalmente ética. Afinal, é uma empresa totalmente séria com o foco voltado totalmente em oferecer soluções eficazes e práticas para todas as empresas que desejam evoluir e crescer cada dia mais.

Solicite agora mesmo uma demonstração gratuita ExpenseOn, digitalize os seus comprovantes de despesas e conheça esses benefícios na prática!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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