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Por que sua empresa precisa fazer o controle de viagens?

As viagens corporativas representam um dos maiores gastos dentro das empresas. Só para você ter uma ideia, elas só ficam atrás das despesas com funcionários e investimentos em tecnologia.

Devido ao grande valor que representam, é preciso fazer o controle das viagens de forma assertiva e eficaz. Essa gestão otimizada ajuda a reduzir custos, padronizar processos, controlar as despesas e muito mais.

Veja neste post os principais motivos para controlar os deslocamentos de sua empresa e como obter o máximo dessa administração. Confira essas seis razões e entenda por que é tão importante ter esse controle em seu dia a dia!

Reduzir custos com viagens

A primeira vantagem do controle de viagens corporativas é a redução de custos dentro do seu negócio. A partir desse controle você tem conhecimento dos gastos com os deslocamentos e pode trabalhar a fim de reduzi-los consideravelmente.

Essa minimização de gastos inclui a criação de relatórios para acompanhamento do orçamento, cotação com diferentes fornecedores e também a criação de um banco de dados de viagens anteriores. Deste modo, a empresa terá uma maior inteligência na hora de planejar suas viagens, com base no histórico da própria companhia.

Além disso, manter o controle das viagens em dia evita que compras e contratações sejam feitas sem o consentimento dos gestores. Algo que ajuda a manter as finanças do negócio em dia e reduzir custos de forma eficaz.

Padronizar processos internos

Como são realizadas as viagens a trabalho em sua empresa? Quais são os processos para o planejamento do deslocamento? Como ocorrem as reservas de hotéis e passagens aéreas?

Se você não consegue responder a essas perguntas tem um sério problema no controle de viagens. Afinal, esses são aspectos fundamentais para garantir o sucesso do deslocamento de seus funcionários e cumprir a meta da viagem.

Criar um fluxo de viagem assertivo e bem planejado ajuda a mapear todos esses pontos. Através desse padrão também é possível evitar imprevistos e dar mais agilidade a todo o processo. Isso porque todos os funcionários saberão como agir frente a esses deslocamentos e se planejar, o que é útil para profissionalizar a gestão.

Outro ponto favorável do controle de viagens é concentrar a administração em único lugar. Deste modo, uma pessoa ou departamento é responsável por fazer as reservas, por exemplo. O que se traduz em preços mais competitivos para o negócio.

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Controlar suas despesas de viagem

Assim como o planejamento da viagem a trabalho é importante, o controle das despesas também é. Afinal de contas, estamos falando do dinheiro gasto pelos funcionários durante o deslocamento, recurso que pertence a empresa e poderia ser usado de outra maneira.

Portanto, é indispensável controlar as despesas de viagens e garantir que o dinheiro está sendo gasto adequadamente.

Esse ponto começa com a definição de um limite de gastos, mas também contempla a prestação de contas. Em outras palavras, todos os colaboradores precisam declarar as suas despesas à empresa e justificá-las, quando for o caso.

Tal cuidado vai ajudar a empresa a ficar de olho em seu orçamento e evitar gastos desnecessários. Uma ajuda e tanto na hora de manter o fluxo de caixa do negócio sempre no positivo, não acha?

Sendo assim, não deixe de manter as contas sempre bem controladas. Você pode fazer isso através de relatórios de viagens, planilhas ou até aplicativos para controle de gastos.

Otimizar os reembolsos para funcionários

O reembolso de despesas de viagens é um assunto um pouco turbulento na maioria das empresas. Boa parte dos funcionários não está satisfeito com o processo de ressarcimento, pois o acha complexo demais, engessado e até ineficaz.

Essa falha na gestão de reembolsos geralmente está ligada com a má administração dos deslocamentos. Quando sua empresa não tem uma política de viagens corporativas e um controle dos valores gastos, inevitavelmente, o reembolso também será prejudicado.

Sendo assim, comece por profissionalizar a gestão de viagens e depois ajustar o seu fluxo de reembolsos. Essa é a melhor escolha para evitar imprevistos, ressarcir os colaboradores adequadamente e evitar complicações futuras.

Usando a tecnologia como aliada, inclusive, você também consegue deixar esse processo ainda melhor. As despesas são lançadas em tempo real em um aplicativo, conferidas pelo gestor e liberadas para ressarcimento. Passos que agilizam todo o processo e também evitam a perda de comprovantes ou até inconsistências nas informações.

Aumentar a satisfação dos colaboradores

Trabalhar viajando envolve muitos desafios como ficar longe da família, se adequar a culturas e costumes diferentes, viver em constante mudança de endereço e o sentimento de solidão. São problemas que os viajantes precisam lidar e necessitam de todo o apoio da empresa que representam.

Quando o negócio não tem uma gestão de viagens eficaz e confiável, esse se torna mais um desafio para os colaboradores. Algo que pode fazê-los perder a motivação e até diminuir o seu desempenho durante a viagem.

Por esse motivo, investir em um controle de viagens profissionalizado e eficaz é determinante para aumentar a satisfação de sua equipe. Eles precisam confiar na empresa e ver nos gestores um porto seguro para ajudá-los a cumprir as metas das viagens.

Ao agir assim você aumenta a retenção de talentos no negócio, diminui gastos com dispensa e contratação de funcionários e, ainda, melhora os resultados obtidos nesses deslocamentos. Então, não deixe de investir na satisfação de seus funcionários e apoiá-los durante as viagens de negócios.

Ter mais resultados com suas viagens corporativas

Todos os tópicos que vimos até agora podem ser resumidos em: ter mais resultados com seus deslocamentos a trabalho. Essas medidas vão otimizar suas viagens e, assim, fazer com que os objetivos sejam concretizados.

A maioria das empresas busca realizar essas viagens com o máximo de economia e eficácia. O controle de viagens corporativas ajuda a concretizar esse objetivo e deixar tudo mais profissional em seu negócio.

Sendo assim, comece a implantar a gestão de viagens em seu negócio hoje mesmo e veja os resultados com os seus próprios olhos. Utilizar um sistema de reembolso para essas viagens também pode ser o melhor negócio!

Quer saber como controlar as viagens de seus colaboradores e diminuir os erros? Baixe nossa planilha gratuita de controle de viagens corporativas agora mesmo!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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