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Qual o prazo para reembolso de viagem em nome da empresa?

prazo para reembolso de viagem

O reembolso de viagem é uma obrigação da empresa em relação aos seus colaboradores que se deslocam para trabalhar. Contudo, não há nada previsto na legislação brasileira referente ao prazo para a empresa realizar este reembolso.

E é aí que muitos vendedores talentosos podem acabar saindo da empresa. Imagine-se deixando sua família, passando dias ou até semanas viajando a trabalho, lutando para aumentar as vendas, e quando pede o reembolso de viagem a empresa simplesmente demora para pagar.

Para evitar esse transtorno é preciso, portanto, que a empresa se antecipe. E isso consiste em fazer uma política de reembolso de viagem que seja clara, prática e amplamente divulgada para todos os interessados.

O que é uma política de reembolso e qual a sua importância?

Políticas de reembolso nada mais são que um conjunto de regras definidas pela empresa em relação às despesas de viagens efetuadas por seus colaboradores.

As políticas de reembolso oferecem, nesse sentido, uma proteção legal para a empresa e para o colaborador, ajudando a organizar e tornar a viagem corporativa mais segura para todas as partes envolvidas.

Uma boa política de reembolso de viagem, portanto, é fundamental para esclarecer prazos sobre reembolso, bem como melhorar o planejamento financeiro da empresa em relação às despesas de viagens. 

Desse modo, o trabalhador saberá exatamente quanto tempo precisará esperar para receber o valor despendido com a viagem.

A legislação trabalhista define algum prazo para o reembolso?

Como já antecipamos, não há nada definido na legislação em relação ao prazo para o reembolso de despesas de viagens.

De acordo com a legislação trabalhista, as despesas com viagem não integram o salário e, por isso, não precisam necessariamente ser pagas junto com o mesmo.

Dessa maneira, os gastos com alimentação, passagens, hospedagens, entre outros, têm natureza indenizatória, devendo ser obrigatoriamente arcados pela empresa, só que nada diz respeito ao prazo em que deverá ser realizado.

Como é feita a tributação sobre as despesas de viagem?

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As despesas de viagem não integram o salário, como já dissemos e, por essa razão, não sofrem incidência de encargos trabalhistas sobre elas o FGTS e INSS.

Antes da mudança da legislação trabalhista, a despesa de viagem caracterizava parte do salário, o que de certo modo acabava protegendo o funcionário.

Com a mudança na legislação trabalhista a política de reembolso precisará ser ainda mais clara, visto que não obriga o empregador a realizar o pagamento das despesas junto com o salário.

Afinal, para manter funcionários motivados trabalhando é fundamental que a empresa possua esse compromisso ético com as pessoas e evite alongar demais o pagamento das despesas realizadas pelo colaborador.

Existem prazos para a entrega dos comprovantes?

Assim como não há nada que diz respeito ao reembolso, também não existe definições sobre prazos para entrega dos comprovantes por parte do funcionário.

Desse modo, é fundamental que na política de reembolso estabelecida pela empresa e seus colaboradores seja definido de forma clara um prazo justo para ambos os lados.

Entretanto, nesse ponto, hoje em dia já existem sistemas de gestão de reembolso que possibilitam ao funcionário fazer sua prestação de contas em tempo real permitindo que o departamento financeiro analise os relatórios antes mesmo do seu fechamento, aumentando assim a visibilidade dos gastos e auxiliando, dessa maneira, a tomada de decisão.

Com isso, eliminou-se um bom tempo em relação às entregas dos comprovantes, sendo que ao final da viagem, logo no dia seguinte todos já estarão anexados no sistema e prontos para receber o reembolso por parte da empresa.

Há a possibilidade da empresa adiantar o dinheiro da despesa de viagem?

Existem casos onde a empresa faz um adiantamento para o colaborador em relação às despesas de viagem, o que garante mais tranquilidade e conforto para o mesmo.

Afinal, o trabalhador, assim como a empresa, também possui suas despesas mensais como aluguel, água, luz, telefone, isso sem contar as despesas com filhos como gasto com saúde e educação. E quando precisa despender uma parte do seu orçamento acaba vendo-se bastante apertado.

Nesse sentido, algumas empresas aplicam uma política de adiantamento das despesas de viagem. No entanto, não existe nenhum amparo em legislação em relação à despesa de viagem ser adiantada.

Essa questão precisa, portanto, estar bem definida na política de reembolso da empresa, evitando desse modo aborrecimentos futuros de alguma das partes.

A empresa poderá pagar por diária?

Essa é uma dúvida bastante pertinente. E, em alguns casos, empresas que já possuem mais experiência com viagens corporativas podem pagar por diária para os seus colaboradores em vez de pagar as despesas separadamente.

Todavia, essa modalidade é bem mais complexa e exige bastante experiência da empresa, visto que, o valor da diária deverá ser capaz de cobrir as despesas com hospedagem, deslocamento, alimentação e quaisquer outros gastos que porventura surgirem.

Por isso, são poucas as empresas que adotam como critério o pagamento por diária, pois geralmente acaba gerando bastante reclamação e, na maioria das vezes, a dor de cabeça é ainda maior.

Otimização do processo, um ganho para os dois lados

Conforme observado, não há nada que ampare a política de reembolso de uma empresa. E a demora tanto na entrega dos comprovantes por parte dos funcionários quanto no reembolso por parte da empresa é um obstáculo a ser vencido por ambos os lados.

Desse modo, a otimização do processo através de um sistema de gestão de reembolso pode ser uma excelente solução para diminuir esse tempo e fazer com que os dois lados não se aborreçam.

Um sistema de gestão de reembolso garante mais agilidade no processo. Pois os comprovantes são lançados no sistema em tempo real, evitando assim a perda de tempo com a compilação do relatório.

Nesse sentido, o reembolso de viagem poderá ocorrer mais rapidamente por parte da empresa que também, dependendo do seu enquadramento poderá abater os gastos no imposto de renda. Dessa forma, no fim todos saem ganhando.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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