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Quais as vantagens da gestão de viagens corporativas para seu negócio?

A gestão de viagem corporativa é algo indispensável para quem busca um sistema estratégico dentro da empresa que visa gerenciar e controlar as despesas e tudo o que envolve essa atividade.

Assim, para que o processo de deslocamento seja eficiente, é importante adotar medidas centralizadas que possam ser realizadas por um profissional qualificado, a fim de monitorar e conduzir todas as etapas necessárias do serviço.

Todo o gerenciamento é importante para que a organização consiga alinhar as necessidades do viajante com os objetivos organizacionais.

Vantagens da gestão de viagens corporativas

O responsável por promover o deslocamento dos viajantes dentro da organização vive em desafio, pois ele deve conciliar os custos de uma viagem com a área financeira e organizar todo o gerenciamento da atividade.

No entanto, hoje, é possível melhorar todo esse processo, adotando uma gestão que trará muitas vantagens ao profissional, proporcionando uma qualidade superior ao serviço e um controle mais eficaz do início ao fim de cada viagem.

Assim, dentre os benefícios de uma gestão adequada estão:

Redução de custo

Um dos principais pontos de uma boa gestão é a redução de custos. Ou seja, a adoção de um processo de gerenciamento pode diminuir todas as despesas de uma viagem corporativa, oferecendo uma perspectiva maior de como a viagem pode ser realizada.

Por exemplo, você terá uma visão mais ampla sobre os métodos mais adequados para promover o deslocamento do funcionário, podendo avaliar qual o método mais eficiente de viagem que esteja dentro do orçamento proposto e que respeite as necessidades e a comodidade do viajante.

Cumprimento da política de viagem:

Criar uma política de viagem é o primeiro passo para um serviço de qualidade. Por isso, a gestão corporativa é essencial, pois ela permite definir e incluir todas as normas criada dentro da empresa.

Deste modo, todos cumprem, adequadamente, cada etapa da política para que cada viagem seja feita de forma apropriada, respeitando as regências da empresa.

Otimização e agilidade de processos:

Com as ferramentas adequadas, você poderá otimizar todo o processo de uma viagem, focando na economia de custo e de tempo. Uma boa gestão ajudará a organizar todas as informações importantes, facilitando o acesso ao documento de todos os envolvidos.

A otimização permite mais agilidade em todo o processo, melhorando a qualidade do serviço do gestor, oferecendo mais segurança e confiança ao funcionário, já que ele poderá informar, com mais tranquilidade, todos os gastos realizados durante a viagem.

Melhoria na segurança e na obtenção de informações

Reunir todos os dados importantes para que a gestão de viagem seja realizada com eficiência é dever do profissional especializado. Assim, ele poderá transmitir todas as informações à empresa e ao viajante, fazendo os contatos que são necessários a ambos.

Além disso, o gerenciamento de qualidade proporcionará ao funcionário em viagem mais segurança, já que ele se sentirá respaldado pela empresa, podendo confiar na política e na gestão promovida, pois suas necessidades também serão visadas e ele poderá ter mais acesso a todas as informações que são do seu interesse.

Política de reembolso definida:

Criar política de reembolso é fundamental, pois, muitas vezes, o funcionário que está em viagem utiliza recursos próprios que deverão ser ressarcidos depois. Mas para que ele possa entender como é feito esse reembolso, é essencial entender as normas que envolve esse processo.

Assim, essa política deve ser detalhada, tendo todos os pontos definidos com clareza e objetividade para que todos possam compreender, evitando problemas no sistema de reposição de verbas.

Resolução de burocracias

A burocracia está em toda parte e isso não é diferente nas viagens corporativas. Os processos burocráticos que envolvem a locomoção podem causar transtornos e prejudicar o desempenho da empresa.

Em alguns casos, a quantidade de papelada a ser preenchida e problemas de comunicação podem causar atrasos de voos e incidentes com hospedagem, causando transtornos à empresa e ao viajante.

A gestão constrói habilidades e competências para que o profissional possa entrar em ação e resolver problemas de forma rápida e ágil, pois ele poderá organizar e diminuir os inconvenientes através da adoção de técnicas e aplicativos disponíveis no mercado.

A gestão de viagens corporativas, com uma boa gestão de reembolso, é a chave para o sucesso dos negócios, por isso, construir e adaptar os recursos que o gerenciamento necessita à política da empresa fará com que todo o sistema funcione de forma adequada. Além disso, contribui para a redução de despesas, ajudando no alcance dos objetivos da empresa.

Já teve alguma experiência com gestão de viagem corporativa? Compartilhe sua experiência conosco.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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