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Quais documentos servem como comprovante de reembolso

Ainda que a necessidade das viagens de negócio esteja se tornando menos frequente com a criação de diversas tecnologias, que facilitam a comunicação à distância, elas não se tornaram dispensáveis.

Em muitos casos, uma visita presencial causa muito mais efeito e traz mais resultados positivos do que uma conversa por aplicativos e softwares especializados nesse tipo de interação empresarial.

Muitas vezes, é através destas viagens corporativas que grandes parcerias e ótimas divulgações são feitas, ampliando muito mais os negócios e aproximando fornecedores, funcionários, colaboradores.

No entanto, é de suma importância, antes de programar expansão da sua empresa desse jeito, elaborar uma política pré-estabelecida de reembolso com diretrizes precisas para não sair do controle e se transformarem em uma enorme dor de cabeça quando os custos forem analisados.

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Atenção aos comprovantes de despesa

Um dos primeiros pontos que deve constar na lista de exigências da empresa para reembolso está relacionado aos comprovantes de despesas que irão mostrar cada um dos gastos realizados durante a viagem. Estabeleça como devem ser apresentados, quais serão aceitos e tenha um modelo de formulário.

O funcionário ou colaborador deverá ter total atenção ao solicitar esses documentos aos estabelecimentos ou prestadores de serviço. A falta de algum desses comprovantes pode, por lei, livrar a empresa, de qualquer tamanho, de ressarcir esse gasto, visto que não há qualquer constatação legal de que a despesa foi feita.

 

Documentos que servem como comprovante

Enfim, para estabelecer quais são os documentos que servem como comprovante na apresentação das despesas de viagem, é preciso respeitar a política da empresa. Em geral, esses comprovantes devem apresentar informações como nome do fornecedor, a data da transação, descrição do que foi adquirido, valor e a forma de pagamento. Entre alguns documentos que podem ser aceitos pelas empresas estão:

Cupom Fiscal

Cupons fiscais são aqueles papeizinhos emitidos por impressoras específicas e os mais propensos a se perder entre os comprovantes. Esse comprovante tem sido bastante usado por diversos estabelecimentos, por exemplo, restaurantes, especificamente quando a despesa é paga com cartão, de débito ou crédito.

Mesmo sendo pequenos, trazem informações essenciais como a descrição do que foi consumido, o valor discriminado de cada item, local, hora e data. O ideal para solicitar reembolso.

Por serem pequenos e impressos em papéis termossensíveis, estragam facilmente. É preciso ter uma atenção centuplicada. Para evitar isso, digitalize todos os cupons. Eles ficarão muito mais seguros e organizados.

Nota Fiscal

Da mesma forma que o cupom, a nota fiscal traz os dados de compra e venda, porém com mais informações, constando dados pessoais mais detalhados do consumidor e do vendedor em questão, conforme exigências legais.

Uma diferença entre esses comprovantes é como são emitidos. A nota fiscal, só pode ser emitido por um sistema emissor, enquanto o cupom é impresso por ECF, isto é, impressoras fiscais.

Recibo de pagamento

Muito usado por profissionais liberais e prestadores de serviço, os recibos servem como comprovação de que o pagamento foi realizado.

Para funcionar como documento para reembolso, os recibos devem ser emitidos em duas vias, informando quem fez a compra e quem realizou o serviço, a descrição detalhada do que foi feito, o valor cobrado e a data. Além disso, deve ter uma determinada numeração e estar de acordo com a política de reembolso.

Fatura

A fatura do cartão também pode ser considerada como um comprovante, porém nem todas as empresas aceitam, já que somente o nome do estabelecimento e o valor pago são registrados, não sendo estipulado o que foi consumido exatamente. Dessa forma, itens não reembolsáveis não aparecem discriminados.

Extratos de checkout de hotel também podem ser documentos aceitos como comprovação de gastos.

 

Digitalizar os documentos traz mais segurança  

Uma dica é digitalizar cada um deles. Essa ação não só facilita o acesso e a organização na hora de preparar o relatório de despesas, como torna o processo burocrático muito mais ágil.

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Se nesse momento veio a dúvida se a digitalização desses documentos é aceita legalmente em caráter contábil, vamos analisar a lei específica para a guarda de documentos. De acordo com a Lei n° 9430/1996 – artigo 37, “Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios”, ou seja, é preciso que eles sejam conservados, mas não se especifica de que forma.

E analisando mais a fundo, os documentos impressos, como os recibos, por exemplo, tem a inconveniência de ter a impressão dos dados apagados com o tempo. Dessa maneira, a digitalização dos documentos de reembolso traz uma segurança maior, além de ser muito mais simplificado para encontrar as informações. Lembrando que uma imagem, pode sim, servir como prova. Por isso, muitas empresas optam por ter um bom sistema de reembolso e prevenir esse tipo de problema.

Outro fator é que a preocupação tanto de economia, quanto de preservação, faz com que muitos lugares prefiram o uso de documentos digitais. Assim, optar por essa forma de arquivo é muito melhor.

Existem empresas que já preveem os gastos da viagem e preferem trabalhar com pagamento adiantado de passagens, hotéis e translados. Quando um funcionário precisa fazer uma viagem corporativa, essas despesas foram previamente acordadas com as empresas que irão prestar o serviço em questão.

Seja qual for a política adotada pela empresa para viagens corporativas, sempre solicite os comprovantes e facilite seu reembolso de forma rápida eficiente.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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