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Saiba como montar um recibo de reembolso de viagens legalmente válido

recibo de reembolso viagem

Muitas empresas necessitam reembolsar seus colaboradores por despesas em viagens a negócios. Esses deslocamentos a mando de empresas ocorrem para participações em reuniões, simpósios, audiências, conferências, entre outros eventos e devem ser sempre realizados com recibos de reembolso.

Os gastos decorrentes dessas viagens são os mais variados, incluindo desde combustível, alimentação, hospedagem e até mesmo imprevistos médicos. Essas despesas devem ser ressarcidas de forma correta e legal pela empresa, sempre a partir de um eficaz controle de despesas e recibos.

Neste post será explicado o que é o recibo de reembolso, o que deve constar no documento e dicas de como elaborar um recibo legalmente válido. Acompanhe!

Antes de tudo, guarde os comprovantes de despesa

Para solicitar o reembolso, é necessário ter todos os comprovantes de despesa. Isto é, as notas fiscais de estabelecimentos, postos de gasolina, diárias de hotel, etc. 

O funcionário precisa estar atento ao solicitar esses documentos nos estabelecimentos frequentados, pois a falta de algum deles pode, por lei, livrar a empresa de ressarcir o gasto, visto que não há comprovação legal do mesmo.

Quer saber mais sobre os comprovantes de despesa que podem ser utilizados na sua empresa? Confira!

Documentos que servem como comprovantes

Para estabelecer quais documentos servem ou não para a comprovação das despesas, é preciso estar adequado à política da empresa e respeitá-la. 

Em geral, os comprovantes devem apresentar informações como nome, data, descrição de produtos ou serviços, o valor e a forma de pagamento. Os documentos mais conhecidos para obter o reembolso, são:

Cupom fiscal

São os papéis emitidos por impressoras de cupom fiscal, e geralmente são os que mais acabam se perdendo durante a viagem. Esse comprovante é muito utilizado por diversos estabelecimentos como lojas, restaurantes, etc. 

Mesmo sendo pequenos, trazem todas as informações necessárias do que foi consumido, do valor pago, local, data, etc. É ideal para comprovar as despesas e solicitar o reembolso. 

É possível, inclusive, incluir no cupom fiscal o CPF do colaborador ou CNPJ da empresa, diminuindo as chances de engano. Porém, esse cupom é fornecido em material frágil e de fácil desgaste, ou seja, é necessário o dobro da atenção.

Nota fiscal

Diferente do Cupom Fiscal, a nota traz dados pessoais muito mais detalhados do consumidor e também do vendedor em questão. Entretanto, a nota fiscal só pode ser emitida por um sistema emissor DANFE, enquanto o cupom é impresso por ECF (impressoras fiscais). 

Recibo de pagamento

Muito usado por profissionais mais liberais e também por prestadores de serviço, os recibos são outra comprovação de pagamento realizado. Para ser utilizado como documento de reembolso, o recibo deve ser emitido em duas vias, informando quem fez a compra e quem realizou o serviço, a descrição detalhada do que foi feito, o valor cobrado e a data. Além disso, a política de reembolso ainda exige uma determinada numeração.

Fatura

Pode ser também considerada como comprovante, porém não é aceita por todas as empresas, pois somente consta o nome do estabelecimento e o valor pago. 

Dessa forma, os itens acabam por não ser especificados e nem o tipo de serviço. Além das faturas, o check-out de hotel também é aceito.

Como obter maior segurança no reembolso?

Uma ótima forma de trazer mais segurança aos documentos para reembolso é realizando a digitalização dos comprovantes. Além de facilitar totalmente na organização, ainda torna o processo ágil e prático.

Segundo a Lei nº 9430/1996 – artigo 37, os comprovantes devem e precisam estar conservados. 

A digitalização promove maior segurança e simplicidade para obter as informações necessárias. Além disso, uma imagem serve como prova e, por isso, muitas empresas optam por um sistema de reembolso que permite a digitalização.

Existem também as empresas que avaliam os possíveis gastos da viagem e adiantam valores de passagens, hotéis, etc. Assim, quando o funcionário viajar, as despesas já foram previamente acordadas. Esta também é uma maneira mais segura de controlar despesas.

Dicas para elaborar uma política de reembolso

Como existem leis referentes ao reembolso, isso significa que o colaborador não é obrigado a pagar do próprio bolso uma viagem ou deslocamento a fins profissionais. Por isso, conhecer as leis é importante para evitar problemas trabalhistas e garantir que tudo está sendo feito em sincronia dentro das leis estabelecidas.

Além disso, existem muitas situações que o reembolso se torna totalmente aplicável, uma delas é o pagamento adiantado de uma despesa. Caso o cálculo das despesas não seja extremamente preciso, pode ocorrer de o colaborador precisar inteirar o valor do seu próprio bolso. Isso causará desconforto, apesar de ter uma solução simples, e a empresa necessitará realizar o ressarcimento da mesma forma. 

Outra dica extremamente valiosa é sempre tentar deixar as regras e acordos muito claros para colaboradores e também entre os próprios gestores. As regras quando vagas ou ambíguas deixam espaço para pessoas mal-intencionadas e confusões desnecessárias. Um exemplo muito recorrente é quando há uma viagem de negócios e o funcionário acaba gastando muito mais do que o comum (propositalmente), pois sabe que depois será feito o reembolso.

Evitar que isso aconteça através da clareza de comunicação, estabelece limites claros sobre o que pode ou não ser feito. Um furo de caixa muito grande no reembolso pode complicar seriamente a empresa e fazer com que o dinheiro gasto talvez nunca mais seja recuperado pela mesma. 

Possuir a documentação necessária e eficiente também é uma regra de ouro para que o reembolso funcione. Dependendo da situação, uma justificativa detalhada será necessária por parte do colaborador.

Maior controle

Uma empresa precisa ter total noção de seus gastos. Para evitar transtornos desnecessários, é sempre válido utilizar a tecnologia a favor, a fim de procurar melhores soluções e maneiras de executar o reembolso.

Por isso existe a ExpenseOn. Uma grande empresa que visa acabar com a burocracia no processo de práticas com recibo de reembolso e despesas corporativas. É de extrema valia agendar uma demonstração gratuita do serviço de gestão de reembolso da ExpenseOn!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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