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Reembolso cartão de crédito funcionário: Como e quando deve ser feito?

reembolso cartão de crédito funcionário

Viagens a trabalho têm se tornado uma rotina cada vez mais comum para colaboradores de empresas brasileiras. Com esse cenário trabalhista estabelecido, também se torna comum o funcionário arcar com gastos da viagem que poderão ser ressarcidos pela corporação. Por isso, nós queremos saber: você sabe em quais situações é necessário fazer o reembolso do cartão de crédito funcionário?

Fique tranquilo se você não souber responder a essa pergunta de primeira, pois o propósito deste texto é solucionar exatamente essa questão sobre reembolso de funcionários. Saiba inicialmente que a restituição de valor gasto em viagens corporativas pelos colaboradores varia e que cada gasto deve ser analisado minuciosamente, para que nem a empresa e nem o funcionário saiam prejudicados.

Entenda também que a definição de maneira clara e objetiva do processo de reembolso ajuda em um maior controle sobre os gastos da empresa, diminuindo assim o desperdício de dinheiro. Além disso, esse controle do sistema de reembolso por gastos no cartão de crédito do funcionário em viagem evita que ocorra algum problema na contabilidade por falta de informações sobre esses gastos.

Então, quer saber como proceder corretamente no caso de reembolso do cartão de crédito de funcionário? Para isso, continue lendo este artigo e descubra algumas dicas simples que irão facilitar o processo de prestação de contas e de reembolso de funcionários nas viagens corporativas.

Dicas para melhorar o controle sobre o reembolso do cartão de crédito do funcionário

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Se você chegou até aqui é porque está interessado em solucionar a questão do reembolso de funcionários por gastos no cartão de crédito em viagens corporativas na empresa que trabalha ou para aquela que presta serviço, certo? Dessa forma, aqui vão 3 dicas para facilitar o seu trabalho e o processo de reembolso:

1. Definição da política de reembolso

O primeiro passo para realmente realizar de maneira correta o reembolso de cartão de crédito do funcionário é estipular uma política de reembolso que seja bem definida, discutida e conhecida por todos da empresa. O estabelecimento desse processo de ressarcimento, como já dissemos anteriormente, garante um melhor controle dos gastos e uma maior organização financeira.

Um dos pontos mais importantes durante a determinação de uma política de restituição que engloba o reembolso do cartão de crédito de funcionários é em relação ao formato de pagamento das despesas. Defina as situações em que o colaborador deve pagar à vista e os casos em que será permitido parcelar, sempre de acordo com as necessidades de cada empresa.

No caso das despesas parceláveis, deve ser estipulado o limite máximo de prestações que o funcionário pode dividir a despesa, levando em conta também as situações em que ocorre cobrança de juros. Essa determinação auxilia no controle de gastos extras que possam surgir, evitando que o funcionário ou a empresa sejam surpreendidos.

A política de reembolso também deve deixar claro quando o reembolso irá ocorrer, seja na data de vencimento do cartão de crédito, de forma antecipada, ou se junto com o salário do funcionário. Deixe explícito se todas as despesas devem ser pagas no cartão de crédito para o posterior reembolso ou se existem despesas que podem ser pagas em dinheiro, por exemplo.

Além disso, você deve determinar se é permitido o uso do cartão de crédito em viagens internacionais, uma vez que isso implica em pagamentos de taxas como o IOF, por exemplo, e da oscilação do dólar até o fechamento do cartão. Dessa forma, o trabalhador terá maior confiança na empresa em relação ao reembolso, tendo um estímulo extra durante a realização do seu trabalho.

2. Despesas reembolsáveis

De uma maneira geral, todos os gastos que um funcionário tem em prol da realização das atividades programadas durante uma viagem corporativa são passíveis de reembolso. Entretanto, dentro de uma gestão de reembolso é possível que seja estabelecido quais desses gastos essenciais para a viagem podem ser pagos no cartão de crédito.

Dessa forma, gastos com alimentação, hospedagem, deslocamento, entre outros, podem ser pagos com o cartão de crédito ou não, a partir da escolha de cada empresa. Mas, é preciso deixar bem claro que apenas despesas essenciais, como as citadas acima, por exemplo, são passíveis de reembolso, enquanto que gastos pessoais, seja com entretenimento ou compras, não dizem respeito à corporação, sendo despesas não reembolsadas.

3. Comprovantes e recibos

Outra necessidade que uma política de reembolso deve se atentar é em relação à comprovação da veracidade dos gastos. Com isso, deve ser estipulado que os funcionários entreguem a fatura do cartão de crédito utilizado além de todos os comprovantes ou recibos das despesas feitas na viagem corporativa comprovando o valor, dia e em qual estabelecimento foi realizado o gasto.

Esses recibos facilitam a comprovação dos gastos dispostos na fatura do cartão de crédito do funcionário, pois como você já deve ter percebido, nem sempre dá para entender o que foi comprado apenas com a fatura.

Um exemplo prático disso pode ocorrer com um funcionário que compra uma passagem aérea de uma companhia, mas na fatura acaba aparecendo apenas EPX15515 como descrição da empresa, por exemplo. Dessa forma, no nosso caso fictício, fica difícil saber a natureza e a finalidade da despesa, dificultando o reembolso.

Além disso, a apresentação desses cupons fiscais é fundamental na prestação de contas de qualquer empresa perante o fisco. Por também serem parte das despesas, os gastos com viagens corporativas devem ser comprovados e analisados junto ao órgão responsável para que seja realizada a tributação correta, não havendo a sonegação de impostos.

Outra boa prática para a realização correta do reembolso é a presença de uma justificativa para a existência das despesas por parte dos funcionários. Isso se deve ao fato de que algumas categorias que são de responsabilidade da empresa podem ser utilizadas para a realização de atividades que não são ligadas à viagem corporativa.

Um exemplo disso é a utilização de transporte para se locomover até algum lugar de entretenimento fora da necessidade da viagem, como ir a algum shopping fazer compras, por exemplo. Nesse caso, devido à justificativa, fica comprovado que a despesa não foi gerada em prol da viagem corporativa e, portanto, não deve existir o reembolso.

Gostou das nossas dicas de como realizar um eficiente reembolso de cartão de crédito funcionário? Então, para você saber ainda mais sobre esse e outros aspectos que envolvem o assunto, acesse agora o nosso E-book sobre Gestão de Reembolso clicando aqui.  

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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