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Reembolso corporativo: Reduza fraudes e ganhe mais eficiência com a ExpenseOn!

reembolso corporativo com a expenseon

A gestão de reembolso é um dos pilares que as empresas que têm times externos devem trabalhar para uma maior eficiência. Em meio ao lançamento de tantas tecnologias, é claro que hoje seu negócio já pode contar com uma ferramenta de reembolso corporativo.

Através de um sistema, disponível para celulares e também no computador, é possível melhorar toda a gestão diminuindo erros e até mesmo evitando que fraudes venham a prejudicar o caixa da empresa.

Quer entender mais sobre essa tecnologia e até mesmo fazer uma demonstração gratuita do software que está tornando a gestão de reembolso mais fácil? Você está no lugar certo! Continue lendo!

Funcionalidades da ExpenseOn para o reembolso corporativo

Antes de continuar falando sobre a eficiência do  ExpenseOn, vale a pena conferir quais são as funcionalidades por trás desse gestor virtual dos reembolsos corporativos, acompanhe:

Alçadas de aprovação de despesas

Que tal configurar o fluxo de aprovação das despesas de modo que estas sejam validadas pelas pessoas certas? Isso garante compliance, ou seja, estar de acordo com uma regra estabelecida.

Aplicativo direto no celular

Tudo na palma da mão! Seja para o colaborador que está viajando ou até mesmo para o gestor que precisa acompanhar como estão os custos da viagem, é simples e fácil pelo celular.

Armazenamento direto na nuvem

Completamente online para que você acesse de qualquer lugar e a qualquer momento, as informações vão para nuvem a fim de que a empresa não perca as informações e conteúdos.

Digitalização de despesas

A função que mais agrada aos colaboradores, após ter um custo ou despesa, é possível digitalizar a nota diminuindo a preocupação de guardá-la para apresentar na prestação de contas.

Emissão de relatórios

Mais do que fazer o gerenciamento completo das despesas, a ferramenta ainda tem opções de emissão de relatórios que podem ser tanto em Excel quanto em PDF sendo que ambos são passíveis de compartilhamento caso a empresa queira enviar tais planilhas para clientes e afins, por exemplo.

Integração contábil e ERP

Menos risco operacional e mais eficiência. Ao invés de lançar a mesma despesa duas vezes, a ExpenseOn atua integrada ao sistema financeiro ERP da empresa para que não seja necessário extrair dados de um sistema para lançar em outro.

Quilometragem e viagem

O reembolsos do colaborador acontece por meio da apuração dos quilômetros percorridos multiplicado por uma taxa R$/km definida pela empresa. Para conferir a quilometragem, a ExpenseOn disponibiliza alguns modelos de checagem, a saber:  lançamento origem-destino, monitoramento via GPS e odômetro.

reembolso de km

Regras de despesas e alertas

Que tal configurar o reembolso no sistema de acordo com as políticas de reembolso? Assim é possível emitir alertas tanto para os colaboradores quanto para os aprovadores das despesas caso algo fuja do previsto! Essa função agiliza o processo de reembolso e o torna ainda mais transparente e correto.

Solicitação de adiantamentos

Quando o colaborador está em viagem e precisa de um adiantamento do reembolso por motivos profissionais, a ideia é fazer toda a gestão do adiantamento diretamente pelo sistema. Assim, não é necessário ter controles paralelos, gera-se mais uma vez compliance e também eficiência.

Gostou das funcionalidades e quer conferir mais de perto? Agende uma demonstração gratuita e conheça todas as funções do sistema agora mesmo!

Vantagens do aplicativo para o colaborador

São muitas as vantagens de se usar a tecnologia a favor da empresa e, quando se pensa especificamente na gestão de reembolso, essas vantagens se estendem também aos colaboradores que passam a ter uma maior liberdade durante suas estadias externas.

Por exemplo, ao digitalizar os comprovantes e notas assim que os tiver em mãos, como após sair de um restaurante ou pegar as roupas na lavanderia, o colaborador fica livre da preocupação de manter os papéis guardados para apresentar mais tarde na empresa.

Outra grande vantagem é que o aplicativo mantém empresa e funcionário mais próximos, independente da distância geográfica. Essa ligação permite que dúvidas sejam esclarecidas com agilidade e, além disso, dá segurança para o colaborador que pode até mesmo solicitar adiantamentos diretamente pelo celular.

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Minha empresa precisa de um app para reembolso corporativo?

Agora que você já sabe quais são as funcionalidades da ExpenseOn e conferiu as principais vantagens de investir neste tipo de tecnologia, vale a pena responder a essa questão: Será que a sua empresa realmente precisa lidar com reembolsos corporativos a ponto de passar a utilizar um aplicativo para essa gestão?

Veja os fatores determinantes para investir no app de reembolso na sua empresa:

Confie mais nas informações

Se você tem sentido dificuldade em confiar plenamente nas informações que chegam até você para a gestão de reembolso, fique sabendo que o uso do aplicativo torna este processo muito mais confiável e até mesmo simples. Livre de erros, enganações e fraudes!

Disponha de relatórios mais completos

Você precisa de relatórios completos para melhorar a sua gestão e, com isso, sair à frente do planejamento e até mesmo da realocação dos recursos despendidos para as viagens. Por exemplo, o valor que está sendo liberado para as viagens é suficiente, está faltando ou está em excesso? A análise dos relatórios pode dar esse tipo de resposta

Garanta mais tempo nas auditorias

As auditorias consomem tempo demais dentro das empresas, por isso é importante aderir às tecnologias que lhe permitam tornar este processo mais simples e fácil. Com a digitalização dos processos e despesas do reembolso, a auditoria é até mesmo mais segura, além de bastante precisa.

Não fique mais cobrando a prestação de contas

Se você passa tempo demais tendo que cobrar os seus colaboradores pelas notas e cupons fiscais, fique sabendo que essa será uma tarefa a menos com o app. Por ser simples de usar, o aplicativo deve acompanhar seu colaborador sempre para que ele faça as adesões e digitalizações na hora em que as despesas acontecem.

Obtenha ajuda para a criação de sua política de reembolso

Por fim, não menos importante, quando você decide investir no reembolso corporativo do jeito certo você tem a oportunidade de criar sua política e, com isso, ter resultados melhores. Na política devem ser destacadas todas as regras para que o colaborador tenha o direito de reaver o que gastou de seu próprio bolso ou ainda para prestar contas do dinheiro entregue.

Viu como um aplicativo de reembolso para empresa pode mudar completamente a forma de se fazer a gestão desta importante parte financeira do negócio? Quer experimentar a ferramenta para tirar suas dúvidas sobre ela ser ou não o melhor para a sua empresa?

Aproveite para agendar agora mesmo uma demonstração gratuita do aplicativo de reembolso corporativo da ExpenseOn e sinta o quanto esta tecnologia vai impactar em sua rotina!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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