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Reembolso de despesas no exterior: Entenda como funciona!

reembolso de despesas no exterior

No mundo corporativo, as viagens a trabalho são cada vez mais comuns e para algumas empresas, até mesmo viagens internacionais já se tornaram cotidianas. Uma grande dúvida nesse caso é sobre como funciona o reembolso de despesas no exterior. Por isso, criamos este artigo justamente para sanar todas as dúvidas relacionadas a esse assunto.

É sabido que as viagens corporativas melhoram o funcionamento da organização e expandem as suas possibilidades de negócios, levando a empresa a uma posição de destaque e gerando valor para a marca.

No entanto, quando falamos sobre viagens internacionais a questão se torna ainda mais complexa, já que os colaboradores muitas vezes não têm experiência com cenários e situações tão distintas. Sendo assim, é função da empresa prepará-los corretamente para essa missão, além de cuidar do reembolso de despesas no exterior.

Quer entender mais sobre os cuidados necessários em uma viagem corporativa internacional e como deve ser feito o reembolso de despesas em uma viagem desse tipo? Se a resposta for sim, basta ler este artigo até o final.

Tributação de reembolso de despesas no exterior

Aqui imaginamos a situação de um colaborador que saiu do Brasil em nome da empresa para realizar um trabalho, pagou as despesas e agora precisa ser reembolsado.

Nesse caso, o assunto que mais gera dúvidas é a tributação no reembolso de despesas oriundas do exterior. E é aí que entra o Imposto sobre Operações Financeiras (IOF). Este é um tipo de tributo que tanto pessoas físicas quanto pessoas jurídicas precisam pagar.

O imposto federal incide sobre operações de câmbio, seguro, crédito e qualquer operação titular e de valores imobiliários, como por exemplo a bolsa de valores ou fundos imobiliários. A taxa que o consumidor paga deste imposto varia e inclusive pode mudar a qualquer momento sem aprovação do Congresso Nacional.

O IOF possui diversas alíquotas, tendo como característica principal o seu caráter extra fiscal, utilizado pelo governo federal como forma de regular o mercado de câmbio. Há distintas hipóteses em que há incidência do tributo de acordo com a legislação e para cada uma dessas situações pode haver uma alíquota diferente.

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Variação de câmbio

Outro fator importante e que ajuda a empresa a economizar com as viagens corporativas internacionais e realizar o reembolso de despesas no exterior corretamente, é verificar a variação do câmbio.

Não é possível evitar as oscilações do câmbio, no entanto em uma viagem preparada com antecedência é possível antever variações e se preparar adequadamente para o reembolso de despesas de viagens feitas no exterior.

Também é necessário considerar o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras) caso o funcionário pague as despesas em cartão de crédito, para que ele seja ressarcido corretamente. O valor do IOF muda em diferentes transações de câmbio. As taxas para cartões de crédito internacionais, por exemplo, são em torno de 6,38%.

Vale salientar que  sempre é preciso fazer a cotação da moeda local e ter diferentes formas de pagamento como, por exemplo, cartão de crédito internacional e também dinheiro em espécie, pois em alguns casos um acaba sendo mais necessário do que o outro, portanto o ideal é que o funcionário tenha os dois à disposição.

Nesse sentido, vale acordar previamente com o funcionário como ele pagará as suas despesas no exterior, com cartão de crédito pessoal ou corporativo. Assim como é necessário também estabelecer quem pagará o IOF. Pois isso facilitará o reembolso de despesas gastas no exterior depois.

Política de viagens internacionais

Assim como a maioria das empresas que realiza viagens corporativas pelo Brasil possui uma política de viagens estabelecida, é necessário também que as empresas que realizam viagens a serviço para o exterior estabeleçam uma política de viagens internacionais. Isso porque essas viagens normalmente são mais longas e por isso costumam ter algumas particularidades.

As viagens corporativas internacionais, por terem mais tempo de duração, devem incluir mais categorias de despesas, como serviços de telefonia móvel para comunicação e lavanderia.

Além disso, é sempre necessário considerar a realidade do país de destino para estabelecer o limites de despesas. Se aqui no Brasil o colaborador gasta um valor X em uma refeição, é necessário pensar quanto ele precisará gastar no exterior para manter o mesmo padrão de refeição. Afinal, esses aspectos devem ser considerados para que as necessidades do funcionário sejam supridas também no exterior.

Nesse sentido, em vez de estabelecer limites de gastos por categoria, as empresas podem estabelecer limite de gastos diários (fora a hospedagem). Nesse ponto, é preciso analisar o que é mais viável para a empresa e colaborador e deixar estabelecido na política.

Por último, é necessário considerar que quando o funcionário viaja para passar muitos dias longe do país de origem a trabalho, a empresa conceda o direito de que ele volte para visitar a família ou que algum parente vá visitá-lo, o que é denominado comumente de “política de flyback”. É importante que esse ponto, também, esteja definido na política de viagens internacionais da empresa e se isso será possível ou não.

Somente com todos os esses pontos estabelecidos e acordados é possível realizar viagens eficientes e de sucesso, tanto para a empresa, quanto para o profissional, além de fazer corretamente o reembolso de despesas no exterior.

Sistema para agilizar o reembolso de despesas no exterior

Uma alternativa para agilizar e otimizar ainda mais o processo de reembolso de despesas provenientes de viagens no exterior, é contar com um sistema de gestão de reembolso de despesas.

Com esse sistema, é possível registrar as despesas em tempo real a partir de notas fiscais e recibos, de qualquer lugar do mundo e de forma online, evitando perdas e esquecimentos.

Para viagens ao exterior, o sistema ExpenseOn por exemplo possibilita que a empresa cadastre a taxa de conversão de moedas. Assim, os relatórios já terão todas as despesas com a conversão acordada entre empresa e funcionário, pronto para que o reembolso de despesas no exterior seja executado corretamente.

Para ajudá-lo a entender ainda mais sobre gestão de reembolsos, sugerimos que você baixe gratuitamente o E-book Gestão de reembolso de viagens corporativas para ter ainda mais eficiência nas viagens da sua empresa. Mas corra, porque o material é exclusivo por tempo limitado!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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