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Reembolso de quilometragem: Aprenda a calcular o KM rodado para reembolso!

Dezenas de empresas empregam colaboradores externos e utilizam do veículo do funcionário para compromissos de negócio. Nessas horas, é preciso saber como calcular o KM rodado para reembolso.

Com essa informação em mãos é possível ressarcir as despesas do colaborador e evitar problemas jurídicos no futuro.

Se você também tem dúvidas sobre como calcular o reembolso de quilometragem, não se preocupe. Veja abaixo como chegar a esse valor seguindo dois passos simples e muito práticos. Confira!

Passo 1: Defina as despesas reembolsáveis

O primeiro passo é definir as despesas que farão parte do reembolso de quilometragem. Empresa e funcionário devem acordar sobre os valores cobertos, de preferência, em um documento escrito para evitar problemas no futuro.

Entre os custos mais comuns, destacam-se:

  • Combustível
  • Seguro
  • Taxas do DETRAN (licenciamento e DPVAT)
  • Limpeza
  • Manutenção
  • Depreciação do veículo

É importante frisar em sua política de reembolsos também o percentual de participação da empresa sobre essas despesas. Ou seja, quais custos serão pagos em totalidade pelo negócio e quais deles serão rateados com o colaborador.

Um exemplo muito claro é o gasto envolvido com taxas do DETRAN e seguro do automóvel. Esses valores devem ser compartilhados entre os envolvidos, afinal são gerados pela utilização do veículo a trabalho e a lazer do empregado também.

Uma medida justa seria pagar 50% das taxas obrigatórias, seguro e limpeza do automóvel. O restante dos valores deve ser pago em sua totalidade, mas sempre levando em conta a quilometragem rodada, é claro.

Outros pré-requisitos também podem ser apresentados pela empresa durante esse estágio. É possível sugerir os modelos de carro a serem usados, o tempo de uso máximo (3 anos, por exemplo) e assim por diante.

Ao definir esses pontos o gestor consegue manter o controle sobre as despesas de quilometragem e criar uma média de valores para toda a equipe. Só não se esqueça de deixar os termos bem claros para ambas às partes, combinado?

planilha de quilometragem

Passo 2: Faça o cálculo

Agora que você definiu os aspectos fundamentais desse cálculo, chegou a hora de colocar a mão na massa. Caneta, papel e calculadora em mãos e vamos a uma rápida aula de matemática.

Para ficar mais fácil, vamos considerar o nosso exemplo:

  • Veículo 1.0 com consumo de 10 KM/Litro;
  • Total de 24 mil KM rodados no ano;
  • Seguro no valor de R$ 1.500,00;
  • Taxas do DETRAN de R$ 900,00;
  • Valor da gasolina de R$ 3,50 o litro;
  • 24 Limpezas por R$ 1.200,00 (2 lavagens por mês a R$ 50,00 cada).

OBS.: Esses valores estão sendo usados apenas como exemplo. Os custos podem variar de acordo com sua região, modelo do veículo e outros fatores. Então, faça o levantamento de suas próprias despesas, combinado?

Combustível

O cálculo do gasto com a gasolina é bem simples. Basta dividir o valor do litro pelo consumo médio do veículo.

Em nosso exemplo:

R$ 3,50 / 10 KM = R$ 0,35 por quilômetro rodado

Seguro

O seguro do automóvel também é importante na consideração. Afinal, em caso de imprevistos, tanto a empresa como o colaborador saem no prejuízo.

A conta fica:

R$ 1.500,00 / 24.000 KM = R$ 0,063

Taxas

Vamos considerar agora as taxas obrigatórias do veículo.

Basta fazer o cálculo:

R$ 900,00 / 24.000 KM = R$ 0,038

Está achando o cálculo complicado? Baixe a nossa planilha de quilometragem grátis com todos esses valores já inclusos. Facilite sua vida com essa planilha de KM Grátis!

Limpeza

A limpeza é uma etapa importante para conservação do veículo e também influencia muito na imagem da empresa, especialmente se o carro tem alguma identificação do negócio.

Vamos ao cálculo:

R$ 1.200,00 / 24.000 = R$ 0,05

Somando tudo!

Vamos agora listar todos os cálculos anteriores e suas respectivas porcentagens, como definido no passo 1. Agora é hora de passar a régua definitivamente:

Combustível = R$ 0,35 * 100% = R$ 0,35

Seguro = R$ 0,063 * 50% = R$ 0,032

Taxas = R$ 0,038 * 50% = R$ 0,019

Limpeza = R$ 0,05 * 50% = R$ 0,025

Valor total do quilômetro rodado = R$ 0,43

Logo:

R$ 0,43 * 24.000 KM = R$ 10.320,00

Assim, a empresa de nosso exemplo deve pagar ao colaborador o valor de R$ 10.320,00 por ano, ou R$ 860,00 por mês, referente ao reembolso de quilometragem.

Vale lembrar que não consideramos os gastos com manutenção e depreciação do veículo nessa conta. Esses custos variam de acordo com a quilometragem final do veículo para as revisões e a desvalorização do modelo na tabela FIP.

A depreciação, no entanto, só entra na conta para empresas que exijam a substituição do veículo em tempo predeterminado. Ou seja, depositam a responsabilidade de renovar a frota sobre o funcionário.

Já em relação às revisões regulares, é importante chegar a um acordo entre empregador e colaborador. Assim o pleno funcionamento do automóvel é garantido e se evita prejuízos maiores no futuro.

Além de manter o cálculo do ressarcimento dos gastos com o veículo, você também precisa ficar atento à gestão desses reembolsos. Deve controlar os comprovantes, confirmar as despesas, gerenciar os pagamentos e por aí vai. Só assim a confiabilidade dos dados será garantida, com um sistema de reembolso.

Para ajudá-lo, baixe a nossa planilha grátis de reembolso de quilometragem e calcule esse valor de forma mais rápida. Diminua o tempo gasto com o controle dessa despesa e gere valores mais confiáveis.

planilha de quilometragem

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

16 Comments

  1. Olá yanick.
    Valeu pela dica. A única coisa que eu gostaria de propor é que seja Rateado 100% das Despesas de Seguro e Detran. Uma vez que o Funcionário não utilizará 24.000Km para Lazer no ano, da mesma forma que também pode não rodar essa mesma Kilometragem/trabalho/Ano e mesmo assim, não diminuiremos o Divisor. Portanto, sugiro que as Despesas de Taxas de Detran e Seguro sejam rateadas na totalidade.

  2. Oi Yanick.
    Muito bom o seu artigo mas no final me perdi na conta. Como você chegou no valor de R$0,43 por km rodado?
    Pois a soma de porcentagens dos itens não dá este valor. Consegue me ajudar?

  3. Oi Yanick.
    Muito bom o seu artigo mas no final me perdi na conta. Como você chegou no valor de R$0,43 por km rodado?
    Pois a soma de porcentagens dos itens não dá este valor. Consegue esclarecer isso?

  4. Ola !

    Eu rodo cerca de 6mil km por mes e a empresa disponibiliza uma cartão combustivel no valoe de 1500reais , qual seria o valor ideal para reembolso por km ?

    • Olá Vinicius, tudo bem?

      Não existe uma valor padrão a ser reembolsado ao funcionário.
      Este valor varia bastante entre as empresas, de 0,60 a 1,00 R$/km quando levantamos algumas referências de mercado.

      Como referência de material de apoio, recomendamos: e . O ultimo material ajuda a calcular o reais por km, baseado em todos os custos em transporte.

      A qualquer duvida adicional, ficamos a disposição.

      Esperamos que tenhamos ajudado.

  5. Olá, como fazer o calculo da kilometragem quando a empresa abastece o veículo do funcionário, ou seja, o combustível não é pago por ele.

    • Olá Nalú, tudo bem?

      Sobre este quesito, normalmente o que é reembolsado não seria a quilometragem, mas sim o quanto de combustível foi colocado.

      Espero ter ajudado. Assine nossa news letter para mais informações e conteúdos exclusivos.

      Qualquer duvida estou a disposição.

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