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Calcular Combustível — Aprenda a Fazer Reembolso de Quilometragem!

Calcular combustível — Aprenda a fazer reembolso de quilometragem!

Dezenas de empresas empregam colaboradores externos e utilizam do veículo do funcionário para compromissos de negócio. Nessas horas, é preciso saber como calcular combustível para reembolso, para ressarcir as despesas do colaborador e evitar problemas jurídicos no futuro.

Veja abaixo como chegar a esse valor seguindo passos simples e práticos. Confira!

Como calcular combustível por quilômetro rodado?

Calcular o combustível gasto nas viagens externas de uma equipe comercial ou mesmo para reuniões, é essencial para a saúde financeira de seu negócio.

Isso porque essas despesas devem estar no seu orçamento na hora de calcular o preço de um serviço, quanto você gasta para adquirir um cliente e o valor desembolsado para fazer uma venda.

Porém, se você tem dúvidas sobre como calcular combustível, não se preocupe! A conta é simples. Veja o que você precisa considerar:

  1. valor do litro de combustível;
  2. consumo médio do veículo.

Para ter números confiáveis, é necessário ter bastante atenção e ser preciso na medição. Instrua os colaboradores da empresa a anotarem o número de litros abastecidos e também a quilometragem do veículo no momento do abastecimento para garantir o reembolso correto.

É preciso que esse processo se repita a cada visita ao posto de gasolina, pois assim você consegue descobrir quantos litros reembolsar e quantos quilômetros o veículo percorreu no total.

Após ter todos os dados, coloque os números na seguinte fórmula:

Valor do litro de combustível / quilômetros rodados = valor do reembolso por quilômetro.

Confira no exemplo:

R$ 4,50 / 25 KM = R$ 0, 18 por quilômetro rodado

Calcular combustível é bem prático, porém, como você sabe, uma viagem não envolve somente este gasto.

Há diversas variáveis para levar em conta, como possíveis danos ao veículo de seu funcionário, manutenção, taxas, pedágios e outros fatores que podem ser considerados para calcular o reembolso com mais precisão.

Veja como fazer isso no próximo tópico!

Passo a passo para reembolso de quilometragem completo!

Para fazer um cálculo mais assertivo e garantir que você esteja fazendo um investimento que vale a pena com sua equipe externa, é preciso ir além de saber como calcular combustível.

Se você deseja uma visão mais completa dos seus gastos para calcular o reembolso, veja em cada passo os fatores que você deve considerar:

Passo 1 — Defina as despesas reembolsáveis

Para ir além do cálculo do combustível, o primeiro passo é definir as despesas que farão parte do reembolso de quilometragem.

Empresa e funcionário devem acordar sobre os valores cobertos, de preferência, em um documento escrito para evitar problemas no futuro.

Entre os custos mais comuns, destacam-se:

  • combustível;
  • seguro;
  • taxas do DETRAN (licenciamento e DPVAT);
  • limpeza;
  • manutenção;
  • depreciação do veículo.

É importante frisar também em sua política de reembolsos o percentual de participação da empresa sobre essas despesas. Ou seja, quais custos serão pagos em totalidade pelo negócio e quais deles serão rateados com o colaborador.

Um exemplo muito claro é o gasto envolvido com taxas do DETRAN e seguro do automóvel. Esses valores devem ser compartilhados entre os envolvidos, afinal, são gerados pela utilização do veículo a trabalho e a lazer do empregado também.

Uma medida justa seria pagar 50% das taxas obrigatórias, seguro e limpeza do automóvel. O restante dos valores deve ser pago em sua totalidade, mas sempre levando em conta a quilometragem rodada.

Outros pré-requisitos podem ser apresentados pela empresa durante esse estágio. É possível sugerir os modelos de carro a serem usados, o tempo de uso máximo — três anos, por exemplo — e assim por diante.

Ao definir esses pontos, o gestor consegue manter o controle sobre as despesas de quilometragem e criar uma média de valores para toda a equipe.

Só não se esqueça de deixar os termos bem claros para ambas às partes, combinado?

Passo 2 — Liste os valores para os cálculos

Agora que você definiu os aspectos fundamentais desse cálculo, chegou a hora de colocar a mão na massa. Pegue caneta, papel e calculadora e vamos a uma rápida aula de matemática!

Para ficar mais fácil, vamos considerar o exemplo:

  • veículo 1.0 com consumo de 10 KM/Litro;
  • total de 24 mil KM rodados no ano;
  • seguro no valor de R$ 1.500,00;
  • taxas do DETRAN de R$ 900,00;
  • valor da gasolina de R$ 3,50 o litro;
  • 24 limpezas por R$ 1.200,00 (duas lavagens por mês a R$ 50,00 cada).

Lembre-se de que esses valores estão sendo usados apenas como exemplo. Os custos podem variar de acordo com sua região, modelo do veículo e outros fatores. Então, crie o seu relatório de despesas de viagem.

planilha de quilometragem

Passo 3 — Calcule o combustível

Conforme demonstramos no início do artigo, para calcular combustível basta dividir o valor do litro pelo consumo médio do veículo.

Considerando os números de nosso exemplo:b

R$ 3,50 / 10 KM = R$ 0,35 por quilômetro rodado

Passo 4 — Inclua o valor do seguro do veículo

O seguro do automóvel também é importante na consideração. Afinal, em casos de imprevistos, tanto a empresa como o colaborador saem no prejuízo.

A conta fica: R$ 1.500,00 / 24.000 KM = R$ 0,063

Passo 5 — Considere as taxas do automóvel

Vamos considerar agora as taxas obrigatórias do veículo.

Basta fazer o cálculo: R$ 900,00 / 24.000 KM = R$ 0,038

Passo 6 — Adicione o custo de limpeza

A limpeza é uma etapa importante para conservação do veículo e também influencia muito na imagem da empresa, especialmente se o carro tem alguma identificação do negócio.

Vamos ao cálculo: R$ 1.200,00 / 24.000 KM = R$ 0,05

Está achando o cálculo complicado? Baixe a nossa planilha de quilometragem grátis com todos esses valores já inclusos. Facilite sua vida com essa planilha de KM Grátis!

Passo 7 — Some tudo!

Vamos agora listar todos os cálculos anteriores e suas respectivas porcentagens, como definido no primeiro passo na definição de despesas. Agora é hora de passar a régua definitivamente:

  • combustível: R$ 0,35 * 100% = R$ 0,35;
  • seguro: R$ 0,063 * 50% = R$ 0,032;
  • taxas: R$ 0,038 * 50% = R$ 0,019;
  • limpeza: R$ 0,05 * 50% = R$ 0,025;
  • valor total do quilômetro rodado = R$ 0,43.

Logo: R$ 0,43 * 24.000 KM = R$ 10.320,00

Ou pela fórmula: valor total do quilômetro rodado * quilômetros rodados ao ano = reembolso anual.

Assim, a empresa de nosso exemplo deve pagar ao colaborador o valor de R$ 10.320,00 por ano, ou R$ 860,00 por mês, referente ao reembolso de quilometragem.

Observações adicionais sobre o cálculo de quilometragem

Vale lembrar que não consideramos os gastos com manutenção e depreciação do veículo nesta conta. Esses custos variam de acordo com a quilometragem final do veículo para as revisões e a desvalorização do modelo na tabela FIP.

A depreciação, no entanto, só entra na conta para empresas que exijam a substituição do veículo em tempo predeterminado. Ou seja, depositam a responsabilidade de renovar a frota sobre o funcionário.

Já em relação às revisões regulares, é importante chegar a um acordo entre empregador e colaborador. Assim o pleno funcionamento do automóvel é garantido e evita prejuízos maiores no futuro.

Além de calcular combustível e manter o controle do ressarcimento dos gastos com o veículo, você também precisa ficar atento à gestão de reembolsos. Deve controlar os comprovantes, confirmar as despesas, gerenciar os pagamentos, etc.

Para fazer isso com maior confiabilidade de dados, pode contar com a ajuda de um sistema de reembolso! Com esse aplicativo, você pode escanear notas fiscais e acompanhar os pagamentos em tempo real. Muito mais organização e otimização de tempo para sua equipe!

Confira a demonstração do aplicativo da ExpenseOn para modernizar a gestão de reembolso de seu negócio!

Se deseja diminuir o tempo gasto para calcular combustível e fazer o controle das despesas de forma mais confiável, baixe a planilha grátis de reembolso de quilometragem!

 

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

20 Comments

  1. Olá yanick.
    Valeu pela dica. A única coisa que eu gostaria de propor é que seja Rateado 100% das Despesas de Seguro e Detran. Uma vez que o Funcionário não utilizará 24.000Km para Lazer no ano, da mesma forma que também pode não rodar essa mesma Kilometragem/trabalho/Ano e mesmo assim, não diminuiremos o Divisor. Portanto, sugiro que as Despesas de Taxas de Detran e Seguro sejam rateadas na totalidade.

  2. Oi Yanick.
    Muito bom o seu artigo mas no final me perdi na conta. Como você chegou no valor de R$0,43 por km rodado?
    Pois a soma de porcentagens dos itens não dá este valor. Consegue me ajudar?

  3. Oi Yanick.
    Muito bom o seu artigo mas no final me perdi na conta. Como você chegou no valor de R$0,43 por km rodado?
    Pois a soma de porcentagens dos itens não dá este valor. Consegue esclarecer isso?

  4. Ola !

    Eu rodo cerca de 6mil km por mes e a empresa disponibiliza uma cartão combustivel no valoe de 1500reais , qual seria o valor ideal para reembolso por km ?

    • Olá Vinicius, tudo bem?

      Não existe uma valor padrão a ser reembolsado ao funcionário.
      Este valor varia bastante entre as empresas, de 0,60 a 1,00 R$/km quando levantamos algumas referências de mercado.

      Como referência de material de apoio, recomendamos: e . O ultimo material ajuda a calcular o reais por km, baseado em todos os custos em transporte.

      A qualquer duvida adicional, ficamos a disposição.

      Esperamos que tenhamos ajudado.

  5. Olá, como fazer o calculo da kilometragem quando a empresa abastece o veículo do funcionário, ou seja, o combustível não é pago por ele.

    • Olá Nalú, tudo bem?

      Sobre este quesito, normalmente o que é reembolsado não seria a quilometragem, mas sim o quanto de combustível foi colocado.

      Espero ter ajudado. Assine nossa news letter para mais informações e conteúdos exclusivos.

      Qualquer duvida estou a disposição.

  6. Bom dia,
    Não é comum o funcionário utilizar o próprio veiculo para o trabalho geralmente utiliza o transporte por aplicativo. Quando o funcionário utiliza o seu próprio veículo em alguns deslocamentos a trabalho como seria esse calculo? 1 ou 2 vezes no mês mais ou menos.

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