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Relatório de quilometragem: Conheça as opções para fazer este controle

relatório de quilometragem

Empresas que trabalham com equipe externa geralmente possuem custos extras, certo? Um desses custos está relacionado ao transporte. Afinal, a empresa pode disponibilizar um carro para que o funcionário use ou optar que ele utilize o seu próprio. Neste último caso, é preciso fazer o reembolso depois e para isso, um relatório de quilometragem é indispensável.

Mas, você sabe o que é e como funciona o reembolso de quilometragem? Sabe o que é esse relatório de km e como ele funciona? Conhece as vantagens de usar um aplicativo para fazer o controle dos quilômetros rodados pelos funcionários e o reembolso?

É comum que muitas dúvidas apareçam a respeito desse assunto em empresas que mantêm uma equipe externa. Sendo assim, continue a leitura deste artigo e conheça as melhores opções para fazer o controle do reembolso de quilometragem. Boa leitura!

O que é e como funciona o reembolso de quilometragem?

Antes de conhecer as maneiras de fazer um relatório de quilometragem, é preciso saber quando o reembolso de km é preciso e como ele funciona. Como citado antes, esse reembolso é feito quando um funcionário usa o seu próprio carro com o objetivo de cumprir tarefas do trabalho, em nome da empresa.

Dessa forma, a empresa precisa arcar com os custos do veículo do colaborador, já que ele se deslocou em nome da organização. Para ficar justo para todos, muitas organizações optam por pagar um valor fixo por quilômetro rodado, ou seja, não diferenciando por modelos de carro.

Isso é muito comum em empresas que possuem equipes externas. Mas, afinal, como o reembolso de quilometragem é feito? É simples!

Para isso, o funcionário precisa apresentar qual foi a quilometragem rodada com o objetivo de que ela seja multiplicada pelo valor estipulado de R$/Km.  Entretanto, para apresentar essa quilometragem cada empresa adota uma forma diferente como, por exemplo: odômetro, telemetria, origem-destino via Google, entre outras.

O importante é entender que nesse caso não existe certo ou errado. A empresa deve optar por aquilo que melhor se encaixa à sua realidade. Em relação ao pagamento, depende da política de reembolso de gastos da organização.

Aliás, é muito recomendado que uma empresa que trabalha com equipe externa conte com uma política de reembolso a fim de ter um controle melhor dos gastos e de como reembolsá-los. Isso torna o processo mais eficaz e assertivo.

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Meios de controle de quilometragem

Em relação aos custos com transporte, se a empresa preferir que os funcionários utilizem os próprios carros, para reembolsar o km ao colaborador é preciso levar em conta a taxa do R$/km e saber ao certo a quilometragem que foi rodada em nome da empresa.

Para o primeiro caso existe a planilha de km que pode ajudar os gestores a descobrirem quanto deve ser o reembolso por quilômetro rodado, além de calcular as despesas com veículos anualmente. Sendo assim, a taxa do R$/km é melhor calculada por meio dessa planilha. Clique aqui para baixar gratuitamente!

Já para o segundo, ou seja, para saber ao certo a quilometragem que foi rodada, a empresa pode optar por uma planilha/relatório de quilometragem ou por um aplicativo!

Mas, qual é o melhor para utilizar? O relatório de quilometragem ou o aplicativo? Já ouviu falar sobre algum deles? Cada opção apresenta vantagens e desvantagens. É preciso tê-las em mente para escolher a melhor para a empresa. Veja a seguir os principais pontos de cada uma dessas formas.

Planilha ou relatório de km

O relatório de km é uma forma manual de fazer o controle dos quilômetros gastos por cada funcionário que rodou em nome da empresa com seu próprio veículo. É manual porque muitas vezes esse controle é feito em um documento impresso para só depois ser lançado na planilha ou no relatório de quilometragem.

Além de não ser nada prático, o relatório de quilometragem pode conter erros de digitação, o que é capaz de prejudicar tanto a empresa quanto o funcionário no momento do reembolso. Com erros, a chance de pagar valores injustos ou imprecisos é grande.

Isso acaba dificultando o controle de gastos pela empresa, uma vez que os processos não são agilizados e podem conter falhas, como já mencionado. Outro problema é que pode levar um tempo maior para compilar todas as informações necessárias na planilha, reduzindo a produtividade, por exemplo.

Vale ressaltar que a planilha ou relatório de quilometragem já é um grande passo para fazer o controle de uma forma mais eficaz. Apesar das suas desvantagens, é muito melhor contar com o relatório de km ao invés de não ter nenhum meio de controle de quilometragem e de reembolso, certo?

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Aplicativo

Por sua vez, o aplicativo, que pode ser instalado no celular de cada colaborador, é muito mais prático e dá mais mobilidade tanto para a empresa quanto para o funcionário. Isso porque ele permite que o funcionário lance a quilometragem que percorreu com seu carro na hora e de onde quiser.

Além disso, com o aplicativo é possível contar com diferentes formas de lançamento de quilometragem, como o monitoramento via GPS, o odômetro, origem destino, entre outros. Dessa forma, com a quilometragem aferida e a taxa de reembolso de R$/km definida, o próprio sistema já é capaz de calcular o valor em reais que será reembolsado pelo trecho percorrido.

Isso permite que tanto o funcionário quanto a empresa já conseguem ter acesso ao valor que foi gasto na hora. Além dessa vantagem, também há um maior controle e segurança na aferição do km e, consequentemente, o reembolso é feito da forma correta, sem prejudicar o colaborador e nem a empresa.

Sendo assim, o aplicativo, ao contrário do relatório de quilometragem, permite que a empresa mantenha um controle financeiro constante. Isso porque não é preciso esperar o funcionário voltar de uma viagem ou de uma visita para saber quanto ele gastou. Tudo já é mostrado em tempo real e, dessa forma, é possível atualizar os gastos e se planejar.

É claro que o relatório de quilometragem pode ajudar e muito uma empresa no que diz respeito à taxa do R$/km, mas para ter o controle de quanto cada funcionário andou com o carro e calcular o reembolso da forma certa, o aplicativo de reembolso com certeza é a melhor escolha.

Depois de entender o que é e como é feito o reembolso de quilometragem aos funcionários, qual opção você achou melhor para seu negócio? O relatório de quilometragem ou o aplicativo? Aproveite para fazer uma demonstração do app, confira como funciona o sistema da ExpenseOn e veja suas vantagens na prática.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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