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Quais os riscos de não medir a quilometragem na empresa?

medir quilometragem

Principalmente em empresas que possuem equipes externas, o uso de carros, sejam eles da empresa ou do próprio funcionário, é muito comum, não é mesmo? Isso acontece porque é necessário fazer viagens corporativas quase todos os dias, seja para visitar clientes ou para ir a reuniões.

Levando isso em consideração, você sabe quais são os riscos de não acompanhar e de não medir a quilometragem percorrida por esses funcionários? Não? Pois fique sabendo que está mais do que na hora de ter isso em mente. Afinal, é realmente muito importante tanto para a empresa quanto para o funcionário que esse acompanhamento seja feito da forma adequada.

Não se esqueça de que não é apenas a empresa que pode ser prejudicada nesses casos, muito pelo contrário. Os funcionários também podem ficar em desvantagem na hora do reembolso corporativo se o controle de quilometragem não for feito da forma como deveria.

Quer entender mais sobre esse assunto e conhecer quais são os verdadeiros riscos de não medir a quilometragem gasta em viagens corporativas? Então continue acompanhando este conteúdo até o final. Boa leitura!

Riscos de não medir a quilometragem

Antes de qualquer coisa vale ressaltar que existem formas diferentes de controlar a quilometragem que foi gasta com viagens corporativas. Independente de qual a sua empresa escolha, o que realmente importa é contar com uma que funcione de maneira adequada, ou seja, que consiga calcular os quilômetros percorridos pelos funcionários a trabalho.

Além disso, para evitar ainda mais os riscos de não medir a quilometragem, é fundamental que a organização tenha um relatório de despesas de viagens, a fim de saber ao certo o quanto ela está gastando com todas as coisas relacionadas a viagens corporativas, inclusive com o transporte.

Modelo de relatório de despesas

Agora, finalmente chegou a hora de conferir quais são os principais riscos de não medir e de não acompanhar a quilometragem na empresa. Isso é claro, caso os funcionários utilizem seus próprios veículos para se deslocarem em nome da empresa.

1. Reembolsar mais ou menos do que deveria

O principal problema de não medir a quilometragem da forma correta é não fazer o reembolso corporativo da maneira como ele deveria ser feito. Ou seja, ao invés de pagar o valor correto, a empresa acaba pagando a mais ou a menos ao funcionário.

Além de gerar perdas financeiras em alguns casos, o colaborador pode ficar desmotivado por não ter recebido a quantia justa da viagem que fez com o próprio carro também. Dessa forma, é possível prejudicar a saúde financeira da empresa e a sua relação com os funcionários.

Portanto, esse é um risco grande porque envolve duas perdas importantes. Ao pagar um valor maior, é a empresa que é prejudicada. Por outro lado, pagando um valor menor, o colaborador que acaba levando a pior.

2. Não conseguir definir a taxa por quilômetro

Essa taxa, na verdade, é o valor pago para cada quilômetro rodado. Ela pode ser única, ou seja, para qualquer tipo de carro, ou pode variar de acordo com os modelos e com o rendimento de cada automóvel, fica a escolha da empresa.

A única questão importante é que ela deve seguir o preço dos combustíveis e não pode prejudicar o funcionário, uma vez que essa taxa serve exatamente para fazer o reembolso corporativo da forma correta.

Outro problema de não medir a quilometragem é, justamente,  não saber ao certo qual a melhor forma de definir a taxa por quilômetro a ser reembolsada para o funcionário. Isso acontece principalmente porque não é possível saber ao certo quanto o funcionário percorreu com seu carro se não houve nenhum controle sobre isso.

No entanto, a boa notícia é que para evitar esse risco, além de medir a quilometragem, também é recomendado utilizar a planilha de km que a ExpenseOn oferece para sua empresa descobrir a taxa de reembolso.

Essa planilha, além de ser capaz de calcular a taxa correta de reembolso de quilometragem, ajuda e muito a tornar o processo de reembolso mais fácil e prático. Com ela também é possível analisar qual a quilometragem total rodada por um determinado veículo e descobrir se o valor reembolsado pela empresa é suficiente para cobrir todas as despesas que o funcionário teve.

reembolso de km

3. Não saber se a distância percorrida realmente foi a trabalho

Um risco bastante óbvio que uma empresa corre ao não medir a quilometragem gasta é não saber definir qual foi a distância real percorrida a trabalho. Ou seja, dentro de viagens corporativas pode ser que os funcionários não gastem todos os quilômetros em prol da empresa.

Sendo assim, não calcular corretamente aquilo que foi gasto realmente com trabalho pode trazer prejuízos financeiros à empresa.

4. Não definir uma média de gastos

Sem uma gestão de reembolso adequada e sem uma forma de medir a quilometragem percorrida, não é possível definir uma média de gastos por veículo e por colaborador, algo que é realmente fundamental para manter a saúde financeira do negócio.

Afinal, sem ter em média como está sendo os gastos relacionados a transporte em viagens corporativas, surge outro risco muito importante, o qual será explicado logo abaixo. Portanto, é muito importante estar atento a todos esses riscos, uma vez que um pode levar a outro e assim por diante.

A política de reembolso da empresa também deve determinar o limite de gastos para cada colaborador, algo que só pode ser feito conhecendo os custos médios de cada deslocamento e medindo a quilometragem gasta.

banner modelos políticas reembolso

5. Não saber se as viagens corporativas estão sendo rentáveis

Se a empresa não consegue definir uma média de gastos com transporte, não dá para saber ao certo se as viagens corporativas estão realmente sendo rentáveis para a organização. Dessa forma, como manter uma equipe externa dentro da empresa sendo que não dá nem para saber se a mesma está dando lucro ou prejuízo?

Antes de qualquer coisa, então, é necessário medir a quilometragem e os outros gastos com o objetivo de analisar se realmente está valendo a pena manter uma equipe externa atuando com carros próprios dentro da empresa.

6. Dificuldade em fazer a gestão de reembolso

Por fim, mas não menos importante, não medir a quilometragem acaba fazendo com que a empresa não consiga gerenciar da melhor maneira possível o reembolso. Em outras palavras, faz com que a mesma não faça uma boa gestão de reembolso. E isso, é claro, é capaz de gerar inúmeros problemas mais graves.

Formas de fazer o controle de quilometragem

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Como pudemos analisar é muito importante medir a quilometragem e fazer o seu controle, não é mesmo? Por isso, veja abaixo algumas maneiras de fazer isso:

Odômetro

Uma das maneiras mais tradicionais de medir a quilometragem é utilizando o odômetro. Um sistema de contagem de quilômetros percorridos que fica localizado no painel do carro.

Ele pode ser analógico ou digital, dependendo do modelo do veículo. A maior vantagem do odômetro é o seu custo benefício e também a precisão de sua medição, sem contar que ele é um ótimo indicador do estado do carro. Afinal, quanto mais quilômetros rodados, maior é a chance de o carro sofrer com o desgaste natural devido ao tempo e uso.

No entanto, há algumas desvantagens em relação ao aparelho, a principal delas é não ser capaz de definir se a quilometragem marcada realmente foi utilizada em viagens corporativas ou não. Além disso, com o avanço da tecnologia trazendo os computadores de bordo, a aposentadoria do odômetro ficou cada vez mais próxima.

GPS Tracker

A tecnologia está aí para trazer praticidade. Além do odômetro, hoje já é possível utilizar uma nova forma de medir a quilometragem. Basta um GPS conectado para saber qual foi a quilometragem percorrida em determinado trajeto.  

Entretanto, por mais o GPS seja capaz de fornecer informações mais confiáveis, é possível que, dependendo do local em que ele for utilizado, ele perca o sinal. Isso pode acabar prejudicando o controle de quilometragem de alguma forma.

O odômetro, por sua vez, mesmo sendo um método mais antigo, é realmente mais eficiente nesses lugares onde o sinal do GPS é falho, uma vez que não depende de fatores externos. Mas, de qualquer forma, o GPS também é uma excelente forma de controlar a quilometragem, o importante é ter cuidado e estar atento a essa possível perda de sinal.

Origem/Destino

Outra forma de fazer o controle da quilometragem é utilizar a funcionalidade origem/destino, disponível no aplicativo da ExpenseOn. Neste caso, é possível selecionar a rota que o funcionário vai percorrer, ou seja, desde a origem até o destino. Sendo assim, o próprio sistema já calcula a quilometragem desse percurso e já faz o cálculo também do valor que precisa ser reembolsado ao colaborador.

Isso acontece porque a empresa já terá colocado no sistema qual o valor da taxa de reembolso que ela utiliza e, dessa forma, o sistema consegue pegar essa taxa cadastrada e calcular a quilometragem de determinado percurso, lançando automaticamente o valor a ser reembolsado. Ou seja, é algo realmente vantajoso e bastante prático!

A única questão para ficar atento aqui é que quem coloca o endereço é o próprio usuário, que no caso pode ser o funcionário. Dessa forma, caso não seja colocado o endereço correto, o valor a ser reembolsado será calculado erroneamente. Essa pode ser uma das poucas desvantagens de usar esse método para controlar os quilômetros percorridos.

Relatório de quilometragem

Um relatório de quilometragem também é um ótimo aliado para ajudar na gestão de reembolso e medir a quilometragem.

Saber calcular o valor de cada item do relatório e chegar ao valor correto de reembolso é ideal para manter a saúde financeira do negócio. Além disso, esses dados são essenciais para fazer uma auditoria eficaz dos gastos e também obter outras informações úteis à gestão financeira do negócio.

No entanto, da mesma forma como no caso anterior, o fato do próprio usuário preencher as informações também acaba abrindo margem para erros de digitação e de dados, por exemplo. Por isso é importante prestar bastante a atenção na hora de conferir o relatório de quilometragem.

Portanto, medir a quilometragem percorrida pelos funcionários em nome da empresa é essencial para que consiga, principalmente, fazer o reembolso corporativo do jeito certo e, dessa forma, evitar todos os outros riscos listados acima.

Entendeu a importância de medir a quilometragem da forma correta? Para te ajudar, que tal usar uma planilha de km para descobrir a taxa de reembolso corporativo? A ExpenseOn preparou uma exclusivamente para você! Basta clicar aqui para ter acesso a ela.

reembolso de km

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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