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Como escolher um software de controle de despesas?

software de controle de despesas

Garantir que as operações de uma empresa sejam funcionais e eficientes, sem dúvida, está entre as principais preocupações para manter o fluxo de crescimento constante. Porém, apesar de ser imprescindível, fazer isso não é tão simples. E é exatamente nesse ponto que um sistema de controle de despesas surge como uma das ferramentas mais úteis e eficazes.

Um programa de controle de despesas é uma solução prática que pode ser aplicada a empresas de todos os tamanhos e de qualquer campo de atuação. Essas ferramentas contam com conceituados recursos de gestão, otimização e segurança, que fazem toda a diferença na rotina do negócio.

Mas, como escolher a melhor opção dentre tantas que existem no mercado? Ou ainda, quais são as vantagens que uma empresa pode obter ao contar com essa solução? 

Para saber mais sobre isso é só continuar a leitura. Afinal, nos próximos tópicos vamos responder a essas e a diversas outras questões, que vão ajudá-lo a entender a importância de contar um software de controle de despesas e como fazer a sua escolha. 

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Como escolher um software de gestão de despesas?

Quando falamos sobre gestão de despesas, existem alguns pontos que são cruciais para que qualquer opção feita seja a mais correta e segura possível. Observando os fatores a seguir, você terá um melhor direcionamento. Confira!

Recursos oferecidos pelo sistema

Existem várias opções de programas para controle de despesas no mercado. Sendo assim, o recomendado é que uma avaliação prévia das opções seja feita. Por exemplo, no caso dos recursos oferecidos, é interessante comparar as funcionalidades e flexibilidade do software, para o caso de sua empresa necessitar de algo mais personalizado e se isso pode ser feito sem problemas. 

Após isso, é preciso ir um pouco mais fundo, analisando detalhadamente os serviços daqueles que mais chamaram a atenção, pois somente assim será possível saber se eles atenderão às suas necessidades e as de seu negócio. Considere ainda que a escolha precisa ser feita pensando no futuro. Em caso de uma eventual expansão no seu negócio, a opção escolhida dará conta do trabalho?

Segurança de dados

Não dá para negligenciar esse ponto de forma alguma! A segurança dos dados deve ser uma das primeiras questões a serem consideradas no momento da escolha do sistema de gestão de despesas de uma empresa

Além da segurança em si, é importante saber se o programa permite que os dados sejam acessados por todos os envolvidos. Contudo, ainda é possível definir o que cada colaborador irá acessar no sistema, de acordo com o seu nível hierárquico.

Para prevenir os problemas mais recorrentes sobre segurança, podemos analisar se o sistema conta com proteção e atualizações que sirvam como barreiras para riscos, como pishing, acesso indevido, exploração de vulnerabilidades, infecção por malware, entre outros. 

Sistema em nuvem

Optar por um sistema de controle de despesas na nuvem deve ser uma prioridade, ainda mais levando em consideração a quantidade de vantagens que esse modelo oferece. Entre elas, podemos destacar algumas das mais populares como, por exemplo, ganho de mobilidade, aumento da performance, escalabilidade, melhoria na segurança dos usuários, simplificação de processos e, claro, atualizações constantes.

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Otimização de processos internos e redução de custos

Nenhum trabalho ou processo que seja feito de maneira desorganizada tem eficácia. Desta forma, um programa de controle de despesas ajuda a diminuir os erros e reduz o tempo de trabalho. Quando usamos essa ferramenta, conseguimos padronizar as etapas e a execução, permitindo que os profissionais sejam capazes de desenvolver suas atividades em melhores condições e com um nível maior de eficiência.

Todos esses fatores são muito importantes, pois ajudam a diminuir os custos da empresa com a realização de suas operações. Além disso, ao contar com relatórios atualizados e mais completos sobre a gestão de despesas, é possível identificar falhas ou fraudes, por menor que sejam, e resolver o problema evitando que ele consuma recursos desnecessários.

É claro que para aproveitar todas essas vantagens é necessário que o gestor analise atentamente quais são as necessidades da empresa, assim será possível definir qual o melhor software de gestão.

Por que contratar um sistema de gestão de despesas?

Como apontamos anteriormente, independente do seu segmento de atuação ou o tamanho da sua empresa, se seu objetivo é economizar recursos, evitar falhas e ter mais segurança, contar com um sistema de gestão de despesas é quase que obrigatório.

Pense bem, estamos falando sobre um investimento que vai beneficiar todos os departamentos, promovendo redução de custos, trazendo agilidade na realização de processos, aumentando o nível de integração e segurança, além de permitir que você tenha mais controle e até aumente seus lucros. Ou seja, é possível crescer de forma sólida, corrigindo falhas e se mantendo competitivo no mercado!

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Lidar com todos os aspectos que envolvem as despesas de uma empresa é uma tarefa muito complexa. Sendo assim, ter a chance de reunir em um mesmo local todas as informações é essencial para que nada saia dos eixos. Contratar um software de gestão de despesas não é um gasto, é um investimento que vai levar mais saúde para seu negócio, tornando seus processos operacionais mais eficientes!

Principais benefícios

Para deixar tudo o que apontamos até aqui mais claro, acompanhe os principais benefícios que sua empresa pode estar perdendo por não ter um programa de despesas:

  • Melhora a agilidade do fluxo de gestão de reembolso;  
  • Mais  transparência; 
  • Possibilidade de tomar decisões mais rápidas e corretas;
  • Compartilhamento de informações apenas com as pessoas autorizadas; 
  • Aumento da competitividade no mercado;
  • Menos erros humanos;
  • Dados mais precisos.

Utilizar a tecnologia para mudar a forma com sua empresa encara a gestão de despesas corporativas não é algo de outro mundo. Uma das melhores maneiras de fazer isso é com o aplicativo ExpenseOn, que vai ajudá-lo a gerenciar seus processos de reembolso de forma muito mais simples e prática.

Em outras palavras, livrar-se das planilhas, dos erros humanos e da necessidade de conferir e guardar comprovantes manualmente nunca foi tão fácil. Pelo próprio app, os colaboradores podem efetuar o envio dos recibos, facilitando a conferência dos seus reembolsos, e tudo isso com o mais alto nível de segurança que um software de gestão de despesas pode oferecer!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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