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Turismo corporativo: Dicas e cuidados para as viagens da sua empresa!

O turismo corporativo cresce todos os anos, com destaque especial aos eventos corporativos que aumentam em média 14% anualmente. Esses eventos movimentam mais de 209 bilhões de reais e geram 7,5 milhões de postos de trabalho, diretos e indiretos.

Essas informações são do Ministério do Turismo e foram veiculadas no Anuário 2017 de Viagens Corporativas da Panrotas.

Dados que demonstram o grande potencial desse segmento e, consequentemente, a importância de monitorá-lo e fazer uma boa gestão dos deslocamentos no negócio.

Veja neste post o que é o turismo corporativo e como usá-lo adequadamente em sua empresa. Confira essas dicas e evite desperdiçar o seu orçamento com viagens desnecessárias e pouco proveitosas.

O que é o turismo corporativo?

Também chamado de turismo de negócios, são as viagens e deslocamentos realizados com o intuito de gerar ou fomentar negócios. Como é o caso de reuniões comerciais, workshops, feiras, treinamentos, entre outros eventos.

Ao contrário do que acontece com o turismo de lazer, a viagem corporativa visa expandir o alcance da empresa e fazer isso com o mínimo de gasto possível. O maior objetivo desses deslocamentos é tornar a empresa ainda mais conhecida e aumentar o seu portfólio de clientes.

Outra utilização comum do turismo corporativo é para capacitação da equipe, através de treinamentos e workshops, por exemplo. Nesses casos, o intuito é contar com mão de obra qualificada e ter acesso aos melhores treinamentos do mercado.

De qualquer maneira, seja para estudo ou vendas externas, as viagens de negócios são muito utilizadas nas empresas. Elas representam o terceiro maior gasto nas companhias, ficando atrás apenas da folha de pagamento e dos gastos com tecnologia.

Daí a importância de ficar atento a esses gastos e, principalmente, na gestão dessas viagens de forma completa e assertiva. Deste modo, evita-se o desperdício de dinheiro do negócio e também há mais chances de que os objetivos dos deslocamentos sejam cumpridos com sucesso.

Dicas e cuidados para aproveitar o orçamento de viagens

Para evitar imprevistos e gastos desnecessários é preciso manter o turismo corporativo sobre controle. Isso inclui fazer parcerias, escolher fornecedores adequados, controlar os gastos e se dedicar ao planejamento da viagem.

Quando essas e outras medidas são tomadas, tanto os gestores como os viajantes ficam mais tranquilos. Afinal, é garantia de uma viagem bem executada, trabalhadores bem atendidos, mas tudo isso sem comprometer as finanças da empresa. Em suma, todos saem ganhando e felizes!

Veja algumas dicas a seguir que ajudam a controlar esses deslocamentos e evitar que eles ultrapassem o orçamento do negócio, com ajuda de um bom sistema de reembolso.

Faça parcerias

As parcerias são essenciais no turismo corporativo, especialmente quando esses deslocamentos são frequentes no negócio. Caso a empresa costume visitar regiões com frequência, também é uma ótima oportunidade de buscar convênios com os negócios locais.

Hotéis, restaurantes, coworkings, locais para eventos, locadoras de veículos e outros estabelecimentos podem e devem fazer parte da sua lista de parceiros. Ao fechar alianças com esses negócios, você consegue reduzir bastante o custo da viagem de negócios e mantém um serviço de qualidade.

Mas para fazer isso é preciso ter um levantamento dos deslocamentos recentes da empresa, os locais visitados e serviços utilizados durante a estadia. Assim fica fácil descobrir os padrões de sua viagem de negócios e buscar por parceiros nos destinos mais propensos ao turismo corporativo.

Escolha bons fornecedores

Para que a parceria dê certo é preciso contar com bons fornecedores. Isso exige muita pesquisa e paciência na hora de montar a sua lista de fornecedores confiáveis.

Aproveite o feedback dos trabalhadores sobre cada estabelecimento e crie uma forma de avaliação interna de cada parceiro. Afinal de contas, ninguém melhor que o próprio viajante para opinar sobre o serviço, já que é ele quem o utiliza diariamente.

Uma pesquisa na internet também é válida para escolher fornecedores, caso ainda não tenha a sua própria lista. Acompanhe sites especializados em viagens para encontrar os parceiros ideais e fique atento às avaliações dos clientes.

Hoje em dia é possível saber a opinião das pessoas sobre qualquer empresa com uma simples busca na web. Então, use essa ferramenta a favor de sua viagem corporativa!

Controle os gastos e despesas

Um dos pontos mais importantes e, ao mesmo tempo, problemáticos no turismo corporativo são as despesas de viagens. Quando não são bem controladas e não há um limite de gastos, elas podem rapidamente comprometer todo o orçamento da empresa.

A única forma de evitar que esses deslocamentos se tornem ralos de dinheiro é manter o controle sobre as finanças. Isso começa com a definição de limite de gastos para cada viagem e, principalmente, a prestação de contas de cada funcionário ao retornar do compromisso.

A empresa pode usar um aplicativo para controle de gastos, o mais rápido e assertivo, aliás, ou ainda optar pelas velhas planilhas e relatórios. O mais importante é criar um histórico desses gastos e ficar de olho para que eles não cresçam demais.

Planeje bem a viagem

Todos os problemas do turismo corporativo podem ser resolvidos com o planejamento detalhado da viagem corporativa. Quando isso é feito da forma correta, a maioria dos problemas é evitada e o negócio consegue aproveitar ao máximo o deslocamento.

Portanto, não deixe de planejar com cautela e responsabilidade os deslocamentos de sua empresa. Faça pesquisas de preços, planeje com antecedência e, acima de tudo, tenha uma política de viagens corporativas.

Esse documento vai ajudar a criar e cumprir regras que tornem as viagens mais benéficas ao empreendimento e menos custosas. Mas tenha em mente que todos os viajantes precisam conhecer e cumprir as regras. Caso contrário, será apenas mais um pedaço de papel sem utilidade alguma!

Abandonar o turismo corporativo e as viagens de negócios não é uma opção para a maioria das empresas. Esses deslocamentos ajudam a aperfeiçoar a equipe através de treinamentos, conseguir novos clientes, expandir o negócio e muito mais.

Contudo, como representam uma das maiores despesas corporativas, é preciso ficar de olho nos gastos e nos deslocamentos para não ter surpresas no fluxo de caixa. Então, aplique essas dicas para evitar imprevistos e aproveite da melhor forma possível os seus deslocamentos.

Para ver outras dicas de como otimizar esses deslocamentos e aproveitá-los ainda mais, baixe o eBook gratuito 4 maneiras de aproveitar melhor as viagens corporativas. Descubra agora mesmo como ter mais resultados com suas viagens, sem precisar gastar fortunas para isso.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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