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Vale combustível ou reembolso: Qual a diferença e quando o funcionário tem direito?

vale combustível ou reembolso de quilometragem

Você já ficou na dúvida se é melhor fornecer um vale combustível ou um reembolso para um determinado funcionário? Se a resposta for positiva, fique tranquilo. Com certeza outras pessoas que estão em seu mesmo cargo já se questionaram da mesma forma.

Por isso, é muito importante entender corretamente a diferença entre o vale combustível, o qual pode substituir o vale-transporte em alguns casos, e o reembolso de quilometragem. Sendo que um é feito antes dos gastos e o outro depois.

Além disso, é necessário conferir o que diz a CLT sobre o tema e, consequentemente, quais são as regras para cada caso. Afinal, seguir a legislação é uma forma bastante eficaz de evitar problemas para a empresa.

Quer saber mais sobre esse assunto para não ter mais dúvidas na hora de decidir entre o vale combustível e o reembolso? Continue lendo este artigo e veja mais detalhes!

Reembolso de quilometragem

Um reembolso acontece quando a empresa devolve o dinheiro gasto por um funcionário com transporte somente após ele já ter pago a despesa.

Esse funcionário, na maioria das vezes, é um vendedor externo ou um representante comercial que precisa se locomover durante o horário de trabalho com o objetivo de visitar clientes para reuniões e fechamentos de contrato, por exemplo.

Para fazer esse deslocamento ele gastou um determinado valor com o combustível em seu próprio veículo. Sendo assim, é necessário que esse funcionário volte para a empresa para a qual trabalha e faça a prestação de contas. Ou seja, ele apresenta a nota ou cupom fiscal do posto de combustível com o valor que foi gasto e a empresa reembolsa esse valor para ele.

Além do combustível, seria importante que a empresa efetuasse também um reembolso relativo à manutenção do veículo, uma vez que não é apenas o combustível que é gasto durante a locomoção.

Aliás, é por isso que as empresas costumam estipular um valor por quilômetro rodado para reembolso. Assim elas levam em conta todas essas essas despesas (manutenção, taxas do Detran, limpeza e etc) e criam um valor médio a ser reembolsado a cada quilômetro percorrido com o veículo do colaborador.

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O que diz a CLT?

Quando se trata de reembolso não há cobrança de impostos trabalhistas sobre o valor e o mesmo não é contabilizado nos direitos da CLT (13º salário, férias, INSS, entre outros). Em outras palavras, o reembolso não se configura como parte do salário.

Isso porque o objetivo é apenas ressarcir o colaborador das despesas que eram de responsabilidade da empresa. Aliás, para a empresa pode ser mais vantajoso reembolsar os funcionários do que ter que arcar com todas as despesas de um carro próprio.

Além disso, o reembolso pode ser tanto de despesa com combustível quanto de reembolso de quilometragem. Em ambos os formatos os valores não integram o salário contratual do empregado, no entanto o reembolso por quilometragem rodada é mais justo e considera todas as despesas no cálculo e não apenas o combustível, como já vimos anteriormente.

De qualquer forma, é necessário que o valor pago tenha efetiva natureza de reembolso de despesas, ou seja, esteja devidamente formalizado, através de uma política de reembolso clara e apresentação dos devidos comprovantes. Somente assim a empresa poderá, caso queira, fazer constar no próprio recibo de salário ou através de recibo distinto.

Portanto, mantendo os documentos fiscais de reembolso da despesa referida, não haverá risco desses valores integrarem o salário desde que estejam devidamente comprovados.

reembolso de km

Vale combustível

Por sua vez, o vale combustível é um valor que a empresa fornece ao colaborador antes de um possível gasto, diferente do reembolso já citado. Dessa forma, ao invés de o funcionário pagar o valor gasto e depois a empresa o reembolsar, ela já concede esse valor de antemão.

Esse valor pode vir na forma de um cartão ou de um ticket. Por exemplo, a empresa disponibiliza R$ 100 reais por dia para o funcionário usar em suas viagens em nome da empresa ou para se deslocar de casa até o trabalho.

Aqui há um ponto importante: O vale combustível pode substituir o vale-transporte, que é aquele ticket que os funcionários recebem para usar o metrô, ônibus e outros transportes públicos para irem ao trabalho e voltarem para sua casa.

Sendo assim, se o funcionário deseja ir trabalhar com o próprio veículo, a empresa pode optar em dar o vale combustível. Tudo isso depende de um acordo entre a empresa e o funcionário, sendo que este deve manifestar interesse na troca.

O que diz a CLT?

No caso do vale combustível, quando ele é feito em dinheiro e sem o intuito de ressarcir o funcionário das despesas que contraiu em nome da empresa, deve constar na folha de pagamento ou ser repassado como ticket, cartão ou vale-transporte conforme explicado antes.

Além disso, apesar de ser uma alternativa para garantir a locomoção dos funcionários da empresa, a legislação não permite que a empresa desconte 6% do salário dos trabalhadores quando faz a concessão do vale combustível.

Isso porque a lei não permite a troca do vale-transporte por outros benefícios. O artigo 5º do Decreto nº 95.247/87 dispõe exatamente sobre isso. Desta forma é muito importante que seja feito um acordo entre ambas as partes e que o funcionário se manifeste em relação à renúncia do vale-transporte, para que a empresa não venha a ter problemas.

Sendo assim, havendo a concessão do vale-transporte em dinheiro, ou qualquer outra forma que não seja a permitida em lei, o mesmo deverá ser lançado na folha de pagamento, integrando o salário do empregado para todos os efeitos legais (férias, 13º salário, etc.), bem como constitui como base de cálculo da contribuição previdenciária e FGTS.

Vale combustível ou reembolso: Qual escolher?

A escolha entre um ou outro depende do planejamento da empresa, de um acordo entre ela e o funcionário ou de cada situação em específico. A empresa deve analisar aquilo que é melhor para ela: Reembolsar o funcionário ou fornecer um vale combustível antes do gasto.

O que importa é estar sempre dentro da Lei e não deixar de reembolsar o funcionário quando cabível. Não se esqueça de que no caso da troca do vale-transporte pelo vale combustível é o funcionário que deverá se mostrar interessado!

Como você observou ao longo do artigo, tanto o reembolso quanto o vale combustível têm suas regras, por isso é importante estar sempre atento na hora de conceder algum deles. Além disso, não deixe de acompanhar possíveis alterações na Lei também. Esteja atualizado para evitar problemas.

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reembolso de km

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn

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