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Quais as vantagens da digitalização de documentos para as empresas?

digitalização de documentos

A digitalização de documentos é uma incrível ferramenta com que se trabalhar dentro das empresas de diferentes setores e portes. Reduzindo o tempo gasto com manuseio e armazenamento, ter documentos, contratos, notas e entre outros no formato digital com certeza diminuirá a burocracia cotidiana além dos erros que são cometidos internamente.

“Mas, qual o impacto desta modernização para o seu negócio?”, você pode estar se perguntando. Se este é o motivo de sua leitura, com certeza você está no conteúdo certo já que este artigo apresentará nada menos do que as 7 principais vantagens de se investir na digitalização de documentos! Interessado em entender melhor sobre? Continue lendo!

7 vantagens da digitalização de documentos

Está em dúvida se realmente compensa investir na digitalização de documentos? Pois bem, a seguir encontram-se 7 vantagens que podem ser consideradas também como bons motivos para se optar por essa modernização. Acompanhe cada uma delas e decida-se pelo melhor:

1. Acesso facilitado a qualquer momento

A primeira vantagem, sem sombra de dúvida, é que quando a empresa investe na digitalização de documentos ela passa a ter um acesso muito mais facilitado e rápido a qualquer momento daquilo que precisa. Ou seja, sem ter que sair da frente do computador, é possível acessar qualquer tipo de contrato, nota e qualquer documento.

Esse acesso facilitado é indispensável para dar agilidade ao trabalho cotidiano do seu negócio. A partir da digitalização será possível atender melhor a clientes, fornecedores e colaboradores visto que todos os documentos estão a poucos cliques de distância.

2. É possível editar online

Outra grande vantagem, que já vem sendo constantemente mencionada quando o assunto é digitalização de documentos, é a possibilidade de fazer vários tipos de edição estando completamente online, outra forma de economizar tempo e melhorar o ritmo de trabalho dentro da sua empresa!

Seja para fazer atualizações, para arrumar aquilo que não estava certo entre outros mais, essa ferramenta é literalmente uma possibilidade de tornar um trabalho burocrático – ou seja, de refazer o documento – menos cansativo e demorado.

3. Menores chances de perder os documentos

Quem é que nunca perdeu um documento importante da empresa? Seja você o dono, gestor ou chefe de algum departamento em específico, as chances de que algo tenha ido sem querer para o lixo ou para a pasta errada são realmente muito grandes e nessas horas não há muito o que fazer a não ser correr atrás do prejuízo, certo?

Todavia, quando se decide fazer a digitalização de documentos, as chances de perdê-los são incrivelmente menores! Basta ficar atento para ter sempre um backup dos seus documentos e pronto, Você não perderá mais nada e poderá encontrar os arquivos com extrema facilidade.

4. Perceptível redução de custos

Você já parou para pensar em quanto gasta por mês com folha sulfite e tinta para impressão dos documentos que, por vezes, vão para o lixo minutos depois devido a erros de digitação ou até mesmo de informações? Se nunca parou para pensar sobre isso, a hora é agora!

Ao iniciar uma prática de digitalização de documentos será visível a redução dos custos do negócio. Independente do tamanho do seu empreendimento, qualquer tipo de redução de gastos será extremamente bem-vinda e válida para o seu orçamento financeiro.

5. Sua empresa focada na sustentabilidade

Quer uma vantagem agregada e um bom motivo para decidir de uma vez por todas sobre a digitalização de documentos? Sustentabilidade! É isso mesmo! Ainda que seja um benefício colateral, ou seja, nem sempre as empresas focam de fato na sustentabilidade quando se decidem por essa modernização, mas ainda assim ela vem na bagagem e é importante.

Além de colaborar diretamente com o meio ambiente, algo que todos deveriam se preocupar de modo contínuo, esse é um ponto extremamente favorável e que agregará muito ao seu cliente. Aliás, permita que ele saiba que seu negócio trabalha com a digitalização de documentos explicando esse ponto, ou seja, que o planeta agradece essa atitude!

6. Você controla quem pode acessar as informações

Sabe aquela pasta de arquivos que fica dentro do armário da sua sala? Então, a não ser que ela esteja com cadeado, algo que não é muito comum, é possível que todos os documentos estejam bastante vulneráveis a olhares alheios, o que não é interessante, certo?

Ao escolher pela digitalização de documentos, por outro lado, você consegue colocar um tipo de senha ou algum outro código para que apenas aqueles que precisam acessem aos documentos do negócio. Essa segurança é de extrema importância principalmente aos dados pessoais de colaboradores e clientes, por exemplo. Tome cuidado ao manuseá-los!

7. Você economiza espaço

A última e não menos importante vantagem encontrada na digitalização de documentos é o fato de que com ela você economiza muito espaço que gastaria com a armazenagem de cada papel, seja ele um contrato, uma nota ou qualquer outro. Tudo isso passa a ficar na “nuvem” e, por isso mesmo, não requer qualquer espaço físico!

Além do mais, chega de armazenar poeira em caixas e mais caixas. Otimize o espaço do seu negócio com o que realmente importa e traz maiores e melhores resultados para o seu dia a dia de trabalho, sendo que tal papelada com certeza em nada contribui com isso.

Como você pode descobrir neste artigo, além de trazer praticidade, optar pela digitalização é a opção ideal para quem deseja otimizar o dia a dia de trabalho, reduzir custos e ter menores preocupações com espaço para armazenar, de modo seguro, tantos papéis.

Para aqueles que ficam em dúvida devido à segurança, especialmente para quem usará a “nuvem” como espaço para armazenamento desses documentos, vale a pena frisar que existem excelentes opções em softwares virtuais para este tipo de atividade. Fique tranquilo!

E agora, depois de entender todas as vantagens da digitalização de documentos, é chegado o momento de conferir Como a tecnologia ajuda o ressarcimento de despesas de viagem com aplicativos de reembolso. Afinal, não dá para trabalhar apenas com as notas amassadas que os colaboradores apresentam, certo? Aproveite para descobrir mais um importante passo para a modernidade do negócio!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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