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Viagem a serviço: Quais são as responsabilidades da empresa?

 

viagem a serviço responsabilidades da empresa

Para algumas empresas, as viagens corporativas são frequentes. Elas são feitas normalmente para visitar clientes, participar de treinamentos, congressos, feiras, atividades de consultoria e vendas, entre outros eventos.

Muitas corporações se preparam para as viagens a serviço com políticas sobre viagens bem elaboradas para que tudo possa dar certo e para que tanto o empregado quanto o empregador estejam cientes a respeito dos direitos e deveres em viagens corporativas.

No entanto, além de todo planejamento estratégico e administrativo, é necessário estar atento à legislação, e a empresa, por sua vez, deve saber de suas responsabilidades em relação ao funcionário.

Neste artigo entenderemos mais sobre as responsabilidades das empresas em viagens corporativas. Acompanhe!

Diárias em viagens corporativas

Normalmente, as empresas que têm um fluxo de viagens mais intenso optam por estipular um valor fixo por diária (previsto em suas políticas de viagens) para que o colaborador o utilize. Isso facilita a administração das viagens, principalmente se elas acontecem com frequência.

Para o funcionário, esse valor preestabelecido também é vantajoso, pois dessa maneira ele não precisa ficar guardando e apresentando notas fiscais de despesas ou ainda devolver o valor restante que não foi utilizado.

No entanto, quando o valor total das diárias ultrapassa 50% do salário do colaborador, ele passa a integrar a remuneração, segundo parágrafo 1º do artigo 457 da CLT.

Isso incide em:

  • Adicional noturno;
  • Férias;
  • Aviso prévio;
  • Descanso semanal remunerado;
  • 13º salário;
  • Horas extras;
  • Adicional de periculosidade;
  • FGTS.

Reembolsos e adiantamentos

Algumas organizações costumam optar pelo reembolso corporativo. Neste modelo de pagamento, o funcionário utiliza seu próprio dinheiro durante a viagem a serviço e, no retorno, a empresa o ressarci pelos valores gastos mediante apresentação de notas fiscais de despesas.

Já no modelo de adiantamentos, a empresa adianta um valor ao colaborador para que o mesmo consiga custear hospedagem, alimentação, entre outras necessidades básicas durante a viagem a serviço.

Caso a empresa opte por fazer adiantamentos ao funcionário antes de viagens corporativas e o valor disponibilizado como adiantamento não for suficiente para suprir as necessidades do colaborador em seu período de viagem, o funcionário também é ressarcido em seu retorno, desde que, conforme citamos, apresente as notas fiscais.

Este modelo de pagamento exige uma organização e controle eficaz por parte da empresa, de preferência utilizando a tecnologia a seu favor.

Pensando nisso, a ExpenseOn criou um aplicativo que facilita a gestão de reembolso para sua empresa evitando, assim, gastos desnecessários. Você pode solicitar uma demonstração gratuita do app aqui!

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Aviso prévio

A legislação não menciona nada em relação a aviso prévio sobre viagens corporativas. No entanto, é necessário que todas as questões relacionadas a viagens a serviço sejam acordadas antes da contratação do funcionário.

O recomendável é que as condições fiquem acordadas em contrato de trabalho e sempre seguindo e respeitando a política interna de viagens corporativas da empresa também.

Ainda, embora não haja obrigatoriedade de aviso prévio sobre viagens corporativas na legislação, é de responsabilidade da empresa manter a boa convivência e bom relacionamento com os colaboradores no ambiente de trabalho.

Para isso, comunicar previamente o colaborador sobre  eventos e viagens a serviço é a melhor maneira de conduzir a situação, considerando é claro, o que foi acordado em contrato e as políticas internas da empresa.

Acidentes e qualidade de vida durante a viagem

O funcionário que está em viagem a serviço obviamente está sob a tutela do empregador. Logo, qualquer acidente que acontecer com o mesmo é de responsabilidade da empresa. Caso isso ocorra, deve-se fazer imediatamente a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), prevista na CLT.

No entanto, para fugir de problemas que podem ser evitados, a empresa, por sua vez, tem responsabilidade de solicitar que o colaborador não execute atividades que possam colocar sua segurança e saúde em risco durante a viagem a serviço.

Uma maneira de evitar transtornos maiores e garantir a qualidade de vida do colaborador é fazendo um seguro viagem, especialmente para viagens corporativas internacionais. Em alguns destinos da Europa, por exemplo, esse seguro é obrigatório.

Além disso, é obrigação da empresa garantir a segurança e a saúde do colaborador, verificando o destino para onde ele será enviado, as condições de trabalho e, em caso de alojamentos, se há condições seguras e de saúde para o colaborador se instalar e assim por diante.

É obrigação da empresa também se atentar em relação à realização de atividades e operações insalubres.

Política de viagens

É necessário que toda empresa tenha uma política de viagens corporativas e, mais do que isso, que deixe as regras claras para os colaboradores e incentive-os a cumpri-las.

Quando os funcionários atendem às regras o seu compliance é muito maior. Ou seja, significa que a sua empresa como um todo está em conformidade com as leis e regulamentos internos e externos.

Por isso, é essencial que a organização saiba as suas obrigações em relação ao colaborador e que este também saiba os seus deveres em cumprir as leis e os regulamentos internos e externos. Para isso, uma política de viagens corporativas vai ajudar bastante.

Conclusão

É muito importante que empresas e colaboradores conheçam seus direitos e deveres, para que assim a legislação de viagens corporativas possa ser devidamente cumprida e respeitada. Sabendo de suas responsabilidades, as empresas não ficam vulneráveis a processos trabalhistas e os colaboradores têm a possibilidade de entender melhor esse processo segundo a CLT.

Independente da gestão utilizada para administrar os pagamentos de viagens a serviço, é imprescindível que haja uma política de viagens corporativas transparentes para que não ocorra desfalques no orçamento da empresa ou descumprimento da legislação tributária.

Quanto maior o volume de viagens a serviço, mais complicada é a gestão e a garantia de que as práticas exigidas pela legislação estão sendo devidamente cumpridas, não é mesmo? Por isso, preparamos para você o E-book “Como ter mais resultados com viagens corporativas”, baixe-o agora mesmo e descubra 4 maneiras incríveis de aproveitar melhor as viagens a serviço!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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