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Viagem corporativa: Dicas do que fazer e o que não fazer!

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Esclarecer todos os pontos de uma viagem corporativa, sobre quais medidas devem ser tomadas e o que deve ser evitado, é uma obrigação da gestão do negócio. Todo empregado deve estar ciente daquilo que é seu direito e o que fere as diretrizes da empresa que ele representa.

O esclarecimento sobre as questões ditas acima deve estar explícito na política da empresa sobre viagens corporativas, e, portanto, deverão ser seguidas todas as orientações, evitando quaisquer transtornos possíveis. Para tanto, a política deve ser mantida em um canal de fácil acesso para que todos os colaboradores possam consultá-la, quando necessário.

Neste texto você saberá quais os cuidados que devem ser tomados e receberá dicas que serão levadas em consideração em uma viagem corporativa.   

Viagem corporativa – Dicas para um deslocamento sem imprevistos

Muitas empresas possuem, dentre as suas atividades, alguns times externos e, em algumas das vezes acabam tendo prejuízos em viagens desse porte devido ao fato de funcionário e empregador não saber de fato o que pode ou não fazer. Por isso é necessário saber quais são os limites que um representante deve ter nesse tipo de trabalho.

A primeira coisa que um empregado deve saber antes de sair para uma viagem corporativa é que, mesmo que a empresa contratante esteja pagando todo o orçamento gasto durante o período de trabalho, o bom senso para gastar apenas com o que for necessário deve existir.

O deslocamento de um funcionário para outras cidades deve apenas trazer resultados positivos para corporação, desse modo, é importante listar algumas dicas que poderão ser postas em prática e erros que devem ser evitados.

Não esqueça de Planejar!

Se programar é essencial para qualquer viagem e isso também se adequa às viagens corporativas. Por isso é necessário fazer um bom planejamento estratégico, este deve ser dividido em partes:

  • Faça um roteiro: se questione sobre por qual motivo está viajando e qual a finalidade do seu deslocamento, depois disso, faça um roteiro capaz de atender todas as demandas;
  • Se organize: tenha em mente que a representação de uma corporação através do deslocamento do empregado é algo bastante significativo, por isso é importante a organização de documentos como o de vacinação, se atentar à validade do passaporte ou do visto (em caso de viagens internacionais), documento de identificação com foto e todos os outros que são exigidos durante uma viagem;
  • Faça um orçamento: faça um levantamento de tudo que será gasto durante o processo de viagem corporativa, para que não haja imprevistos capazes de desestabilizar o que havia sido planejado. Para isso você pode utilizar a nossa planilha de orçamento de viagem corporativa.

O que não fazer em uma viagem corporativa?

Estando ciente de todas essas questões, é hora de tomar algumas precauções. A seguir você irá saber o que nunca se deve fazer.

  • Não guardar os comprovantes

A legislação garante que os gastos realizados pelo trabalhador que estiver realizando um deslocamento a favor da empresa para qual ele trabalha são de total responsabilidade da própria corporação.

Mas, vale salientar que para que os gastos possam ser ressarcidos, é necessária a apresentação de documentos que comprovem que as despesas foram realizadas.

Se os comprovantes não forem apresentados, será impossível mostrar que determinados valores realmente foram gastos. Por isso a importância de apresentar cada detalhe, para que nem empregador e nem empregado sejam prejudicados financeiramente.

Uma boa solução neste caso é a utilização de uma tecnologia que permita a digitalização de notas fiscais e comprovantes exatamente no momento em que os gastos aconteceram, evitando esquecimentos ou extravios.

  • Ausência de um relatório

Já foi dito que é importante que a corporação tenha dentre as suas diretrizes, uma política que atenda todas as questões relacionadas ao reembolso de despesas, mas, além disso, é de extrema relevância que ela tenha um tipo de planilha padronizada, dessa maneira a organização dos relatórios também serão padronizados.

Para isso, é possível utilizar a planilha de relatório de reembolso de despesas de viagens da ExpenseOn.

Para o empregado que está fazendo uma viagem corporativa, é importante que além de guardar todos os comprovantes das despesas feitas, ele atualize o relatório com os dados exigidos, dessa maneira a organização das informações estará mais segura.

Lembre-se sempre que caso os comprovantes não estejam presentes no relatório, será impossível ressarcir o que foi gasto.

Modelo de relatório de despesas

  • Fraudes na política da corporação

Muitas vezes o representante da corporação busca brechas no contrato de viagem para encontrar uma maneira de fraudar o que é exigido. Sendo assim, é bastante importante que durante a produção das regras da empresa, tudo esteja de acordo com as demandas empresariais e leis federais.

Alguns empregados confundem uma viagem corporativa com uma colônia de férias, por isso acaba omitindo informações e ocasionando prejuízos graves para a instituição. Estabelecer os objetivos é a chave para que a viagem não saia do controle.

Por exemplo, se há um evento que servirá para fechar negócio com alguma associação e o representante da empresa acaba se ausentando, isso irá prejudicar o corpo administrativo que contava com essa negociação.

Omitir informações, se ausentar em eventos e levar o roteiro de deslocamento para uma realidade que esteja totalmente distante daquilo que deveria ser seguido, são fraudes que podem ser evitadas através das regras impostas e expostas pela instituição.

  • Falta de profissionalismo

O profissionalismo é a chave para quem irá sair em uma viagem corporativa, mas é importante ressaltar que ele deve existir desde o empregado que irá se deslocar, até o empregador que necessita da realização de determinadas atividades.

O empregado deve se sentir seguro em relação aos gastos que fará durante a viagem corporativa, tendo a certeza de que estes serão ressarcidos corretamente ao retornar à empresa. No entanto, o empregador também deve ter plena confiança que o seu funcionário não irá se desviar daquilo que foi negociado através do contrato.

Fazer um levantamento de todas as atividades que serão realizadas durante a viagem trará segurança para ambas as partes, e se possível, disponibilizar contatos e nomes daqueles que farão parte do trajeto realizado pelo funcionário.  

Montar uma planilha capaz de organizar todas as informações, roteiro e regras que devem ser levadas em consideração para um funcionário que sairá em uma viagem corporativa, evitará problemas futuros e prejuízos monetários.

O diálogo deve existir entre a corporação contratante e o funcionário, tudo deve ser esclarecido para que ambas as partes cumpram seus deveres da maneira correta.

A organização é a chave para que uma viagem corporativa renda bons resultados para a instituição, dessa maneira, se faz importante saber todos os detalhes que essa ação deve ter.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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