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Viagem corporativa: tenho direito a folga?

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A sua empresa trabalha com funcionários que viajam constantemente? Sempre surgem dúvidas se eles têm direito a folga em viagem corporativa? Para isso, é preciso compreender as leis trabalhistas.

Sendo assim, antes de fechar as negociações externas, é necessário conhecer bem quais são os direitos e deveres desses profissionais. Assim, a sua organização andará dentro da legislação. Além disso, antes de falar com o seu colaborador sobre uma viagem a trabalho, é preciso preparar para ele as melhores condições para essa função ser executada.

Como essa função vai além de acordos entre empregador e empresa, envolvendo leis, é normal existirem questionamentos. Por isso, continue lendo esse post e entenda mais sobre o direito a folga em viagem corporativa. 

O que a lei diz sobre direito a folga em viagem corporativa?

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Antes de tudo, é importante entender que viagens corporativas são aquelas em que o colaborador tem que se deslocar a serviço da empresa. Porém, se o funcionário precisa pernoitar fora ou ficar mais dias em outra localização, há questionamentos em relação a hora extra e direito a folga.

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho, CLT, em viagens corporativas só é considerado tempo trabalhado quando o colaborador está à disposição do empregador. Por exemplo, se o funcionário viaja para uma filial da sua empresa e lá é preciso cumprir oito horas trabalhadas, esse é o seu período remunerado. Caso essas horas ultrapassem e ele ainda esteja em serviço, é considerado como hora extra.

Segundo a nova Reforma Trabalhista, as horas extras devem ser compensadas dentro do mês ou em até seis meses. Isso levando em conta o esquema de banco de horas, o que é normalmente adotado dentro das organizações.

Portanto, se você possui hora extra feita em período de viagem corporativa, é possível acordar com o seu gestor direto o dia para compensá-la. Podendo ser em formato de folga, chegar mais tarde no serviço ou sair mais cedo.

A lei não fala com quanto tempo de antecedência a folga deve ser programada, mas o ideal é avisar previamente para não atrapalhar a logística da organização. 

As normas também não dizem sobre direito a folga em viagem corporativa. A CLT fala, no artigo 37, que a cada seis dias trabalhados efetivamente, o empregado tem um dia de folga. Portanto, se o seu colaborador viajou a serviço, ficou uma semana fora à disposição da empresa e não teve um dia de folga, a organização descumpriu a legislação. 

Sendo assim, essas horas trabalhadas a mais serão computadas para o empregado como extra. Isso partindo do princípio que ele trabalhou ininterruptamente, ou seja, não teve um dia de descanso no destino. Essas horas excepcionais serão aplicadas em seu banco de horas e, posteriormente, revertidas em folga ou pagamento extra.

Vale ressaltar que a compensação em folga só existe quando o funcionário trabalha em um dia em que deveria descansar. Como, por exemplo, no domingo. 

É importante lembrar também sobre as despesas de viagem do colaborador. O importante é sempre ter o total controle dos gastos, para que a empresa possa restituir esse valor ou se programar para depositar o dinheiro referente a essas despesas. Portanto, é preciso planejar os possíveis consumos do profissional que irá viajar a trabalho.

Esse controle é extremamente importante para que haja uma gestão financeira eficiente em sua empresa. Mas para evitar possíveis transtornos, é necessário que a sua organização tenha uma política de reembolso, para que o colaborador saiba que gastos desnecessários não serão ressarcidos. E o mais importante, um software de gestão para controlar as despesas de viagens corporativas.

O que são despesas reembolsáveis e as não reembolsáveis?

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Outra questão que surge bastante dúvida entre empresa e colaborador, quando o assunto é viagem corporativa, é sobre as despesas reembolsáveis e as que não são. Primeiramente, toda organização que têm funcionários que trabalham viajando necessita de uma gestão de reembolso, que nada mais é que a forma como o colaborador será ressarcido das suas despesas feitas em período de serviço.

Dentro dessa gestão é preciso identificar quais serão as despesas reembolsáveis. Para isso, os gestores precisam criar uma política de reembolso, onde determinam o que a empresa deve ou não ressarcir o funcionário

Geralmente, essas normas ficam dentro das políticas de viagens corporativas, englobando também os direitos e deveres dos colaboradores e da empresa. Para definir o que será reembolsado ao empregado, a organização precisa ter o conhecimento real da sua realidade financeira. 

Desta maneira, é possível definir como o dinheiro pode ser gasto em uma viagem corporativa e o quanto a organização tem disponível. Logicamente, sempre pensando no bem-estar do colaborador que irá viajar para prestar um serviço para a organização.

Dentro de uma política de reembolso, a empresa deve analisar pontos como:

  • Alimentação: café da manhã, almoço, lanches e jantar;
  • Transporte: se será com aluguel de carro, combustível, translado feitos por aplicativos, táxi ou passagens para coletivos (ônibus e metrô);
  • Hospedagem: verificar o valor da diária;
  • Documentação: se o funcionário precisa de visto para algum país ou um tipo de material para reuniões;
  • Seguro viagem: é uma proteção ao colaborador enquanto ele estiver em outra cidade contra acidentes, atrasos, perda ou extravio de bagagem. Ressaltamos que se a viagem for internacional, alguns países exigem a contratação desse tipo de seguro.

Esses são alguns itens que a empresa deve arcar com as despesas caso o funcionário pague do seu bolso durante a viagem. Ou seja, é preciso reembolsá-lo. Porém, para que tudo seja feito dentro da lei e corretamente, todos os comprovantes, notas fiscais ou recibos devem ser guardados e entregues para a instituição. 

Lembramos que a organização não tem obrigação de reembolsar o funcionário caso ele gaste com itens a mais. Exemplos disso são objetos pessoais e lembrancinhas. Isso entra no quesito das despesas não reembolsáveis.

Importância do controle de despesas nas viagens corporativas

Para que os gestores analisem se as viagens corporativas estão dentro dos direitos do trabalhador, ao final dela o profissional deve fazer um relatório de viagem. Nele é preciso identificar a rota, o que foi gasto e outros pontos, a fim de verificar se as políticas de viagem corporativa estão funcionando para a empresa e para o colaborador.

É importante detalhar tudo neste relatório. Valores de diárias, passagens, gasto com combustível, o que foi gasto com alimentação e demais serviços relevantes para a organização. Para que o relatório seja feito de maneira eficiente e otimizada, é possível contar com a ajuda de aplicativos de gestão. 

Nesses aplicativos, o colaborador que está viajando a trabalho pode anexar o comprovante de suas despesas de forma online. Prevenindo situações como perda de comprovantes, principalmente relacionado a itens como alimentação e transporte. 

O funcionário pode alimentar esse relatório online e, ao final da viagem, o gestor pode acompanhar tudo. Dessa forma, é possível, de maneira eficaz, verificar tudo o que deve ser reembolsado. É importante deixar claro para o colaborador como essas despesas serão reembolsadas e o prazo para isso acontecer.

Você tem mais alguma dúvida sobre sobre direito a folga em viagem corporativa ou outros direitos? Então, baixe o e-book “Direitos em viagem corporativa” agora mesmo e veja as principais dúvidas respondidas por especialistas.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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