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Visitando clientes: de que maneira reembolsar os seus colaboradores?

Visitando clientes: de que maneira reembolsar os seus colaboradoes - ExpenseOn Blog

Nas empresas com profissionais que trabalham visitando clientes, o reembolso de despesas é sempre um ponto sensível. Afinal, sem os devidos cuidados, existe a real possibilidade se cometer uma série de falhas, além de abrir espaço para que fraudes sejam praticadas por funcionários mal-intencionados.

A seguir, você vai conhecer as principais formas usadas para fazer o reembolso de despesas de colaboradores que atuam visitando clientes, além de algumas orientações para ter mais eficiência no processo escolhido. Acompanhe!

Você tem dúvidas sobe o nível de eficiência de sua política de reembolsos? Faça esse Quizz gratuito da ExpenseOn e tire suas dúvidas sobre o modelo aplicado em sua empresa!

Visitando clientes: maneiras de reembolsar o profissional

Se sua empresa precisa contar com o suporte de profissionais que se deslocam para ver e fechar negócios com clientes, é possível se concentrar em três maneiras de fazer o reembolso de despesas. A seguir, vamos explicar a diferença entre eles!

1. Pagamento de diárias

Nesse modelo, a empresa estabelece um valor que será pago, por dia, ao colaborador. É importante ressaltar que o cálculo prévio sobre o valor mais adequado deve estar baseado em estimativas feitas por meio de pesquisas. Dessa maneira, será possível definir uma quantia que não seja injusta, impedindo o funcionário cumprir seus objetivos, ou muito superior ao que ele precisa.

Por ser um método muito prático, essa forma de garantir que o colaborador não seja prejudicado e nem a organização, é muito usado por empresas nas quais os profissionais viajam frequentemente visitando clientes.

2. Adiantamento

No adiantamento de despesas a empresa, também, precisa se basear em informações sólidas para fazer suas estimativas daquilo que será gasto pelo profissional. A partir disso, o setor de finanças pode fazer o repasse ao colaborador da quantia adiantada.

Uma observação muito importante sobre o adiantamento diz respeito especificamente ao profissional que está em viagem visitando os clientes: é necessário que ele faça a prestação de contas dos valores gastos, seja para solicitar um reembolso adicional (caso o adiantamento não tenha sido o suficiente) ou para devolver a quantia que não foi usada.

Algumas empresas, para facilitar o processo, permitem que o colaborador possa guardar o saldo restante consigo para que ele possa ser usado em uma próxima viagem.

3. Reembolso

O funcionamento do reembolso de despesas é muito simples de ser entendido: o colaborador cobre os gastos com a viagem e deslocamentos com o dinheiro do próprio bolso. Posteriormente, ele será ressarcido pela empresa.

Se sua organização decidir por adotar esse meio, é fundamental que ela tenha uma política de reembolso muito clara e objetiva. Por exemplo, os itens reembolsáveis, o valor limite a ser gasto, como deverá ser feita a prestação de contas, qual o prazo limite para que o funcionário indique seus gastos, dentre outros pontos importantes.

Recomendações para evitar problemas no reembolso de despesas

Agora que você acompanhou às três principais formas de fazer o reembolso de profissionais que fazem visitas aos clientes, confira algumas recomendações interessantes para deixar tudo mais prático e organizado em sua empresa.

Visitando os clientes: despesas de deslocamento

Quando o profissional viaja de carro os gastos com combustível e manutenção precisam ser avaliados com cuidado. O maior problema aqui é a oscilação desses custos. Se a empresa não contar com um bom planejamento poderá gastar dinheiro desnecessariamente. Uma sugestão, é tentar trabalhar com um limite de gastos, uma vez que é uma excelente forma de começar a economizar.

Pode ser mais vantajoso para a empresa reembolsar o colaborador, pois o reembolso sai com um valor menor do que arcar com os custos de manutenção de um veículo da própria empresa, especialmente se as viagens de trabalho não forem recorrentes – afinal, veículo parado também gera gastos.

Tenha prazos e procedimentos bem definidos

Os prazos são essenciais para muitas coisas na vida, e com o reembolso não seria diferente. Não importa se a sua empresa optou pelo adiantamento, reembolso, pagamento de diárias ou tudo isso junto, o fato é que procedimentos transparentes e objetivos devem fazer parte do processo de solicitação e verificação dos gastos.

Além de definir quais os documentos e informações que deverão ser apresentadas é necessário indicar até que dia o pedido pode ser feito e quando ele será pago (e a forma). Claro, a definição desses pontos precisa respeitar a maneira como a empresa conduz sua gestão financeira.

Sempre aposte na tecnologia

No decorrer desse artigo, você deve ter percebido que a agilidade, eficiência e segurança são questões recorrentes quando o assunto é a gestão de reembolso. Entretanto, como será feito o controle das informações, também, é algo importante.

Assim como em qualquer outro tipo de processo de gestão, apostar na tecnologia para lidar com o reembolso pode trazer excelentes resultados para a empresa. Seja qual for a necessidade apresentada pela organização sempre há uma ferramenta ou sistema que será útil para lidar com as mais diferentes questões sobre o reembolso.

Uma observação interessante que vale a pena ser feita aqui, é que muitos gestores evitam a tecnologia por pensado que é tudo muito caro ou complicado de ser implantado na empresa.

Essa ideia não passa de um mito. Hoje, existem ferramentas no mercado acessíveis, a exemplo dos aplicativos, que oferecem todo o suporte necessário para a empresa que decide aplicá-las em seu dia a dia. Além disso, a maioria dispõe de opções com testes grátis, o que é muito bom, especialmente porque permite que várias sejam analisadas, garantindo assim uma melhor escolha e, isso, sem ter gastos adicionais.

Por fim, esperamos que esse artigo tenha sido útil para você que ainda tinha dúvidas sobre quais as maneiras de reembolsar os profissionais que exercem suas funções visitando os clientes. Lembre-se de planejar tudo e tomar suas decisões com base nas necessidades de sua empresa, e seja transparente com os processos, pois isso melhora a relação entre o colaborador e a gerência.E já que estamos falando sobre visitas a clientes, você sabe como calcular os custos de um vendedor externo? Quer saber mais? Aproveite e confira este artigo sobre o tema!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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