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Você sabe como fazer o controle de visitas a clientes de forma eficaz?

controle de visitas a clientes

O controle de visitas a clientes é importante por inúmeros motivos sendo os principais deles o acompanhamento do atendimento ao cliente e a comprovação dos gastos referentes a visita para posterior reembolso por parte da empresa ao funcionário.

Em ambos os casos, uma coisa é certa: É possível trabalhar com agilidade a partir da utilização de tecnologias que vem surgindo como planilhas, CRM’s e até mesmo aplicativos que podem ser manejados diretamente do celular e em qualquer lugar em que o funcionário estiver!

Quer melhorar o dia a dia das visitas externas sem ter dores de cabeça para comprovar o que foi gasto na apresentação de notas? Precisa de uma solução rápida e eficiente para deixar de perder o reembolso enquanto ao mesmo tempo garante um contato mais personalizado com cada cliente que está sendo visitado? Você está no lugar certo!

Confira ao longo deste conteúdo dicas sobre como fazer o controle de visitas a clientes e comece a implementar em seu dia a dia profissional agora mesmo.

5 opções de controle de visitas a clientes

planilha de controle_de_visitas a clientes

O cara a cara com o cliente é o momento que determina o sucesso ou o fracasso de um trabalho. É um momento crítico e bastante importante que por isso precisa ser preparado. Não é possível, nem indicado receber ou ir para esses encontros sem antes estabelecer o controle de visitas a clientes que seja ideal a sua rotina de trabalho!

Acompanhe a seguir algumas opções de como trabalhar com o controle de visitas a clientes de um jeito simples, extremamente organizado, planejado e com bons resultados:

1. Aposte no registro de quilometragem

Primeiramente é importante falar sobre a necessidade do controle e do registro de quilometragem entre essas idas e vindas até um cliente. Uma vez que a empresa arcará com esses custos mais tarde, é indispensável ter muita atenção ao registro para que nada fique perdido e você não venha a ter custos desnecessários.

O registro de quilometragem pode ser feito em uma planilha. Para dar realmente certo, o mais importante é prezar pela objetividade desta marcação além de que é importante fazer o registro o mais cedo possível a fim de não correr o risco de esquecer-se ou até mesmo perder as contas do tanto que foi rodado.

2. Explore as possibilidades do CRM

O “Customer Relationship Management”, que ficou conhecido como Gestão de Relacionamento, é outra opção interessantíssima para um melhor controle de visitas a clientes. Geralmente associado a outras abas que contribuem com os processos internos do negócio, o CRM é uma opção de investimento que todas as empresas deveriam considerar.

Entre as vantagens do CRM vale destacar a melhor organização dos dados dos clientes e de cada um dos contatos que é feito entre a empresa e ele. Tudo pode e deve ser registrado a fim de orientar melhor os futuros contatos entre essas partes, já que o CRM tem por finalidade armazenar informações disponibilizando-as mais tarde de modo mais fácil e direto.

3. Lembre-se de registrar as despesas para reembolso

Se o assunto em debate é controle de visitas a clientes outro ponto indispensável de se pensar é na forma como serão feitos os registros das despesas para reembolso. Geralmente o vendedor externo que trabalha visitando os clientes tem a prerrogativa de receber os custos desse deslocamento e viagem uma vez que estava em nome da empresa, certo?

E, como a maior parte das empresas reembolsa conforme os gastos nesses trajetos, é indispensável saber trabalhar com o registro de cada nota e cupom fiscal. Você sabia que já existe a possibilidade de registrar os custos dessas visitas de modo instantâneo a partir de aplicativos conectados com a empresa? Essa é uma ótima oportunidade, inclusive!

4.  Tenha uma planilha de visitas

A planilha de visitas é outra excelente ferramenta com que o vendedor deve contar para o melhor controle de visitas a clientes. Essa planilha também precisa ser simples e direta destacando a data do atendimento ou contato, quem é o cliente, o motivo da sua visita, se a venda foi fechada entre outras coisas mais que somem posteriormente a ficha do cliente.

A ficha pode ser feita em arquivos como Excel ou em aplicativos e sistemas mais elaborados, é claro. Independente do meio em que a planilha é feita, o importante é que ela seja clara e precisa no registro dos dados. Mais tarde, tanto o vendedor quanto a empresa usará deste documento para melhorar seus números e refazer contatos com seus clientes ali registrados.

planilha de controle_de_visitas a clientes

5.  Use o Google Agenda

Outra ferramenta cada vez mais utilizada no controle de visitas a clientes é o Google Agenda. Disponível no celular e no computador, esta é uma ferramenta que ajuda muito em meio a correria do dia a dia. Apesar de não ser indicado utilizar apenas este meio, visto que é passível de perda, por exemplo, é uma das opções para organizar o dia tornando-o mais eficiente.

O Google Agenda é importante para agendar as visitas e os compromissos que aparecem ao longo do dia quando você não está com a sua agenda profissional ou planner em mãos. Para maior eficiência, lembre-se de transcrever os registros ou ainda tornar a agenda mais otimizada trabalhando com divisão de cores para uma melhor visualização dos compromissos.

ExpenseOn e o controle de visitas a clientes

Depois de conferir todas essas dicas a respeito de como fazer um melhor controle de visitas a clientes, é válido citar ainda que o profissional deve estar sempre atento para não gerar custos pessoais com atividades que, visivelmente, são de cunho profissional. Sendo assim, procure a tecnologia para trabalhar a favor da sua gestão.

O ExpenseOn tem feito muito sucesso uma vez que atua diretamente na redução do tempo gasto para encaminhar as suas notas ao financeiro da empresa, com a gestão do reembolso e por ajudar que o profissional diminua os impactos das visitas para o seu bolso.

O controle de visitas a clientes é a porta de entrada para uma melhor gestão do seu dia a dia profissional. Por isso precisa ser levado bem a sério.

Quer profissionalizar esse acompanhamento através de uma planilha gratuita e completa? Baixe agora mesmo o nosso modelo!

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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