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Como criar um workflow de aprovação para acelerar o reembolso de funcionários?

workflow de aprovação

Muitas empresas, apesar de todas as tecnologias utilizadas em meios de comunicação para substituir a ida de um funcionário até seu cliente, como chamadas de vídeo e videoconferências, por exemplo, ainda encontram problemas nessa área. Muitas vezes, se torna necessário que um ou mais funcionários se desloquem para realizar serviços e atender clientes em seus estabelecimentos, algumas vezes podendo ser até em outras cidades. 

Essa locomoção acaba gerando despesas. Entre elas, gastos com viagens, transporte, alimentação, hospedagem, entre outros serviços. Todos esses gastos geram inúmeras solicitações de reembolso dos funcionários, o que pode ser um problema para as empresas que não possuem uma organização coerente nesse setor.

Sendo assim, com a necessidade de agilizar esses reembolsos e deixar o seu pagamento mais rápido e otimizado, muitas empresas optam por adotar um workflow de aprovação para acelerar o processo de reembolso para seus funcionários. Saiba mais neste post!

Mas, o que é workflow de aprovação?

Um workflow de aprovação é o caminho que o relatório de despesas criado por um colaborador faz até que seu reembolso seja pago. Ou seja, ele é criado pelo colaborador, depois é passado para o funcionário responsável pela aprovação e, por último, é encaminhado ao setor financeiro que realizará esse pagamento.

Diante desse cenário, algumas vantagens de aderir um workflow de aprovação para a sua empresa são:

  • Agilidade nos pagamentos;
  • Cooperação e engajamento entre os colaboradores envolvidos;
  • Eliminação de falhas e erros;
  • Divisão eficaz do trabalho entre o seu time;
  • Economia;
  • Acesso a dados em tempo integral.

Esses são só alguns dos motivos que fazem a adesão de um sistema de workflow de aprovação na sua empresa ser algo vantajoso. Além disso, por não ser uma fórmula fechada, você pode adaptar esse sistema de aprovação de acordo com o tamanho da sua empresa. Se você quer saber como criar o seu workflow leia até o final e confira o nosso passo a passo.

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Passo a passo para criar o seu workflow de aprovação

Para que todo o workflow de aprovação da sua empresa saia corretamente alguns passos devem ser seguidos.

Como o workflow de aprovação tem o objetivo de melhorar a gestão de reembolsos em sua empresa, alguns detalhes importantes devem ser levados em conta, desde regras do seu funcionamento até os responsáveis que irão cuidar de cada aprovação, de acordo com seu nível hierárquico.

Diante disso, criamos esse passo a passo para que você saiba como montar um workflow de aprovação dentro da sua empresa e quais ferramentas podem te auxiliar nesse processo. Sendo assim, vamos ao passo a passo de como implementar um workflow de aprovação no seu negócio.

Passo 1: Defina as etapas do processo 

As etapas para que seja feito todo o processo de análise do reembolso devem ser bem organizadas para evitar erros. Sendo assim, saiba que o processo de aprovação de um reembolso normalmente ocorre em três etapas.

A primeira é o envio do relatório criado pelo colaborador que está requerendo esse serviço junto com notas e comprovante. Após esse envio todos os dados são enviados pelo departamento financeiro ao responsável pela aprovação. Depois dessa etapa e o reembolso sendo aprovado, todos os dados retornam ao financeiro que realiza o pagamento do reembolso.

Passo 2: Selecione o responsável por cada etapa

Para escolher a equipe que será responsável pelo workflow de aprovação é imprescindível que esses colaboradores se envolvam com a automação desse processo sem maiores dificuldades.

Um ponto fundamental é que os colaboradores responsáveis acreditem nas vantagens desse sistema. Sempre dê prioridade para o diálogo dentro da sua empresa, utilizando como chave para uma boa organização, a eficiência e o reconhecimento. 

Com um sistema para workflow tudo ficará registrado, trazendo transparência e êxito para sua equipe.

Com isso em mente, selecione quem responderá por cada etapa do fluxo de aprovação e o treine para que ele saiba desenvolver corretamente essa função.

Passo 3: Defina a documentação necessária

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Nessa fase do workflow de aprovação é importante definir quais documentos serão aceitos para solicitar esse reembolso. A empresa pode definir, por exemplo, notas fiscais e extratos de cartões como documentos aceitos. 

Além disso, é importante para a aprovação que todos os comprovantes de gastos sejam entregues junto com uma planilha. Tal documento será responsável por organizar essas despesas de forma cronológica. Vale lembrar, que também é possível ter a mesma organização através de um aplicativo para reembolso. O mais importantes é entender que orientar aos colaboradores para agirem assim, facilita o entendimento dos dados e comprovantes pelo departamento financeiro. 

Passo 4: Defina quando cada etapa será concluída

Depois de definidas as etapas do seu workflow de aprovação e quais funcionários ficaram responsáveis por cada uma delas, chegou a hora de estabelecer quando cada uma dessas etapas terminará.

Para isso, o seu workflow deve conter um começo, descrição dos responsáveis, prazos para cada etapa e entregas, de modo que o resultado desse processo termine com a qualidade exigida.

Esquematize todas essas etapas com datas e pré-requisitos, assim você ganhará tempo e diminuirá as chances de erro.

Passo 5: Use a tecnologia para melhorar a sua gestão

No mercado existem diversas ferramentas para ajudar na gestão da sua empresa. Uma delas é o sistema de gestão de reembolso da ExpenseOn. Ele foi criado para deixar seu dia a dia mais otimizado e garantir que todos os processos sejam realizados corretamente, evitando que ocorra maiores prejuízos.

O sistema de reembolso da ExpenseOn te ajuda em todas as etapas de um workflow de aprovação. Desde a criação desse fluxo até o monitoramento desses processos, te ajudando a identificar possíveis erros e falhas.

Um bom sistema de workflow tem o intuito de proporcionar às empresas cada vez mais rigor no pagamento de reembolsos de funcionários. Por isso, ter esse serviço organizado corretamente faz com que sua empresa otimize tempo e tenha resultados eficientes. 

A criação de um workflow de aprovação ajuda a tornar o processo de reembolso mais simplificado e produtivo. Com ele, esse processo será realizado mais rapidamente e poderá ser controlado e acessado por vários setores de sua empresa.

Se você quer se manter atualizado e garantir que a sua empresa saia na frente dos concorrentes, a ExpenseOn te ajuda a aplicar todas essas vantagens no seu negócio. Peça a sua demonstração e saiba como a ExpenseOn pode solucionar os problemas da sua empresa com a gestão de reembolsos.

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Yanick Gudim

Founder, CEO ExpenseOn Yanick Gudim, controller com ampla experiencia em auditoria e consultoria de empresas de médio e grande porte. Durante 3 anos trabalhei como consultor financeiro para startups de tecnologia como: Just Eat, Elens, Girafas, Mega Mamute, Sorte Online, Beleza na web, Play tech, entre outras.

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